Garante Privacy: via libera al Codice di condotta per i produttori di software gestionali

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Il Garante Privacy ha dato il via libera, con Provvedimento del 17 ottobre 2024, al Codice di condotta di Assosoftware, Associazione italiana dei produttori di software in Italia, che riguarda il trattamento dei dati personali da parte delle imprese di sviluppo e produzione dei software gestionali (SWH).

Si tratta di software destinati ad aziende, associazioni, professionisti e pubblica amministrazione, utilizzati per l’assolvimento degli obblighi fiscali, previdenziali, assistenziali, la redazione dei bilanci, la gestione del personale e gli adempimenti societari, con un impatto dunque notevole sugli aspetti relativi alla protezione dei dati personali.

Vediamo di seguito i punti principali del Codice, pubblicato nella Gazzetta ufficiale n. 278 del 27 novembre 2024.

Cos'è il Codice di condotta per il trattamento dei dati personali

Il Codice di condotta per il trattamento dei dati personali è un insieme di linee guida sviluppato per garantire che le imprese di sviluppo software gestionale rispettino gli elevati standard di protezione dei dati personali.

Il Codice nasce dunque dalla necessità di armonizzare le pratiche aziendali con le normative europee in materia di privacy e protezione dei dati, in particolare con il Regolamento (UE) 2016/679, noto come GDPR (General Data Protection Regulation).

La sua finalità è duplice: da un lato, offre alle imprese una struttura chiara per gestire in modo responsabile i dati personali; dall'altro, fornisce agli utenti e ai clienti una garanzia concreta che le loro informazioni saranno trattate in modo sicuro e conforme alle normative.

Importanza

Per le imprese di sviluppo software gestionale, il Codice di condotta rappresenta uno strumento per garantire che tutte le fasi del ciclo di vita del software, dalla progettazione alla manutenzione, rispettino le normative sulla protezione dei dati personali.

Queste imprese trattano infatti enormi quantità di dati sensibili e non sensibili, spesso nell’ambito di applicazioni aziendali o gestionali, e la conformità al GDPR è essenziale non solo per evitare le pesanti sanzioni previste dalla legge, ma anche per tutelare la reputazione aziendale e mantenere la fiducia dei clienti.

Ambito di applicazione e requisiti delle imprese

Il Codice si applica principalmente alle imprese che sviluppano e producono software gestionale, in particolare quelle che trattano dati personali nell’ambito di sistemi informatici, software ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management), e altre applicazioni simili.

In particolare, le imprese di software gestionale devono rispettare requisiti specifici per quanto riguarda:

• la progettazione e lo sviluppo del software, che deve essere conforme ai principi di privacy by design e privacy by default, garantendo che la protezione dei dati sia una componente integrata fin dalle prime fasi del ciclo di vita del software;
• l'installazione, la manutenzione e l'aggiornamento del software: le aziende sono tenute a garantire che il software installato rispetti le normative di sicurezza e privacy, e che i successivi aggiornamenti non compromettano la protezione dei dati;
• la responsabilità legale: ogni impresa deve designare un responsabile del trattamento dei dati e stabilire un chiaro accordo con i clienti che stabilisca le modalità di gestione e trattamento dei dati personali.

Definizioni chiave

Il Codice di condotta si avvale di una serie di definizioni che sono fondamentali per comprendere pienamente gli obblighi che esso impone alle imprese di sviluppo software gestionale.

• Trattamento dei dati: qualsiasi operazione o insieme di operazioni effettuate sui dati personali, come raccolta, registrazione, organizzazione, strutturazione, conservazione, modifica, consultazione, utilizzo, comunicazione, diffusione, cancellazione, o distruzione.
• Responsabile del trattamento: la figura o l’entità che determina le finalità e le modalità del trattamento dei dati personali. Nel caso delle imprese di software gestionale, questa è solitamente l’impresa che sviluppa e distribuisce il software.
• Privacy by design: un principio fondamentale del GDPR che richiede che la protezione dei dati sia integrata fin dalla progettazione di sistemi e software. Ciò implica la creazione di soluzioni che trattano i dati in modo sicuro, rispettando la privacy degli utenti fin dall'inizio.
• Privacy by default: altro principio del GDPR, che stabilisce che per default, solo i dati necessari per il trattamento devono essere raccolti e trattati, limitando l’accesso e l’uso ai dati personali al minimo indispensabile.

Privacy by design e by default

Cosa significa

Il principio di Privacy by design e by default (privacy fin dalla progettazione) è uno degli aspetti più rilevanti del Codice di condotta e uno degli elementi chiave del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR).

Esso stabilisce che la protezione dei dati personali debba essere integrata in tutte le fasi dello sviluppo del software, dalla progettazione iniziale alla sua implementazione.

Le aziende di sviluppo software devono dunque considerare la sicurezza dei dati fin dall'inizio del processo di progettazione, assicurandosi che ogni elemento del sistema sia costruito per rispettare la privacy degli utenti.

La privacy by design si applica non solo ai software nuovi ma anche agli aggiornamenti e alle modifiche di quelli esistenti; le imprese devono adottare una visione olistica della protezione dei dati, includendo controlli di accesso, crittografia, anonimizzazione e altre tecniche di sicurezza come parte del design iniziale.

In particolare, le imprese che sviluppano software gestionale devono incorporare il concetto di minimizzazione dei dati, che significa raccogliere solo i dati strettamente necessari per l'operatività del sistema, evitando di accumulare informazioni superflue. Ad esempio, un software di gestione clienti non dovrebbe raccogliere dati sensibili non pertinenti, ma limitarsi alle informazioni necessarie per gestire il rapporto con il cliente, rispettando sempre i principi di proporzionalità e pertinenza.

Privacy by design

Il principio della Privacy by default è strettamente legato a quello della Privacy by design, che si concentra però sul comportamento del software una volta che è stato rilasciato e utilizzato dagli utenti finali.

Ebbene, questo principio stabilisce che il software debba garantire il massimo livello di protezione dei dati, senza che l'utente debba attivare o configurare manualmente misure di sicurezza.

Nel contesto del software gestionale, ciò significa che le impostazioni predefinite del sistema devono essere configurate in modo da minimizzare la raccolta e l'elaborazione dei dati personali, favorendo l'anonimizzazione, la pseudonimizzazione e altre tecniche di protezione.

Per esempio, i software che gestiscono informazioni sensibili, come i dati finanziari o sanitari, devono essere preconfigurati per non raccogliere dati superflui e per consentire agli utenti di accedere solo alle informazioni strettamente necessarie per le loro attività quotidiane.

Un altro aspetto importante riguarda la gestione dei consensi: i software devono implementare procedure chiare e facilmente comprensibili per raccogliere il consenso esplicito degli utenti prima di trattare i loro dati personali, con un'opzione chiara per il rifiuto del trattamento. Inoltre, deve essere garantita la possibilità di modificare o revocare il consenso in qualsiasi momento, assicurando la trasparenza nel trattamento dei dati.

Installazione, assistenza e manutenzione del software gestionale

Obblighi durante la fase di installazione

La fase di installazione del software gestionale è particolarmente critica per quanto riguarda la protezione dei dati.

Le imprese di software devono dunque garantire che, al momento dell'installazione, vengano adottate tutte le misure necessarie per proteggere i dati da accessi non autorizzati, perdite o danneggiamenti.

Le aziende devono assicurarsi che durante l'installazione siano rispettati i principi di sicurezza, tra cui:

• crittografia dei dati: i dati personali devono essere protetti durante la trasmissione e l'archiviazione mediante tecniche di crittografia avanzate;
• controllo degli accessi: devono essere implementati sistemi di autenticazione robusti per garantire che solo gli utenti autorizzati possano accedere ai dati sensibili;
• protezione da vulnerabilità: durante l'installazione, il software deve essere esaminato per vulnerabilità di sicurezza note e corretto prima di entrare in produzione.

Le aziende devono anche garantire che il software venga configurato correttamente per rispettare i requisiti di privacy fin dall'inizio, evitando la necessità di modifiche successive per adeguarsi alle normative.

Manutenzione e aggiornamenti

Ogni aggiornamento del software, sia che riguardi funzionalità o patch di sicurezza, deve essere progettato per mantenere la protezione dei dati al livello più alto possibile.

Le imprese devono garantire che:

• le modifiche al software siano compatibili con le normative di protezione dei dati, evitando che gli aggiornamenti introducano nuove vulnerabilità;
• la privacy e la sicurezza siano una priorità durante ogni fase del ciclo di vita del software, compresa la gestione dei dati quando il software viene aggiornato o modificato;
• vengano fornite istruzioni chiare per gli utenti su come aggiornare correttamente il software, in modo che le modifiche non compromettano la sicurezza e la privacy dei dati personali.

Responsabile del trattamento

Nel caso delle imprese di software gestionale, il responsabile del trattamento è colui che determina le finalità e le modalità del trattamento dei dati personali attraverso il software.

Spesso, questa figura è rappresentata dall'impresa che sviluppa il software, ma può anche essere un’entità esterna delegata a tale ruolo.

Le imprese devono designare un responsabile del trattamento che assicuri il rispetto delle normative relative alla privacy e alla protezione dei dati, monitorando costantemente l'uso del software e le pratiche di trattamento.

Tra gli obblighi principali del responsabile del trattamento vi sono:

• monitoraggio costante delle attività di trattamento dei dati per assicurarsi che vengano rispettate le normative e le best practice di protezione dei dati;
• implementazione di misure di sicurezza adeguate a protezione dei dati personali;
• gestione dei diritti degli utenti relativi ai dati, come il diritto di accesso, rettifica e cancellazione.

Cosa deve contenere l'accordo?

Altro aspetto fondamentale del Codice di condotta riguarda la stipula di un accordo sul trattamento dei dati personali tra l’impresa di software gestionale e i suoi clienti, essenziale per stabilire chiaramente come i dati saranno trattati, chi sarà responsabile e quali misure di sicurezza saranno adottate.

L’accordo deve contenere i seguenti punti chiave:

• finalità e modalità del trattamento: deve essere chiaro il motivo per cui i dati sono raccolti e come verranno trattati;
• misure di sicurezza: devono essere specificate le misure di protezione dei dati adottate, inclusi la crittografia, la gestione degli accessi e la protezione contro le perdite di dati;
• durata del trattamento: deve essere indicato per quanto tempo i dati saranno conservati e le modalità di distruzione o anonimizzazione dei dati al termine del trattamento;
• diritti degli utenti: l'accordo deve garantire che i clienti possano esercitare i loro diritti sui dati personali, come il diritto di accesso e cancellazione.

Conformità e benefici per le imprese

La conformità al Codice di condotta per il trattamento dei dati personali offre numerosi vantaggi alle imprese di sviluppo software gestionale, sia in termini di sicurezza che di vantaggi strategici a lungo termine.

Protezione della reputazione aziendale

In un contesto in cui le preoccupazioni per la sicurezza dei dati sono sempre più alte, le imprese che dimostrano un impegno serio nella protezione delle informazioni personali guadagnano in fiducia e credibilità.

La conformità al Codice di Condotta dimostra che l'azienda si impegna attivamente a proteggere i dati sensibili, rispettando non solo le normative locali, ma anche gli standard internazionali come il GDPR.

Questo tipo di comportamento trasparente e responsabile migliora la reputazione dell’impresa, creando una solida base di fiducia con clienti, partner e investitori.

Miglioramento della fiducia dei clienti

La privacy e la sicurezza dei dati sono priorità crescenti per i consumatori. Un software che rispetta i principi di privacy by design e privacy by default è percepito come più sicuro e rispettoso dei diritti degli utenti.

Le imprese che adottano il Codice di condotta per il trattamento dei dati personali sono in grado di comunicare chiaramente ai propri clienti che i loro dati sono trattati con la massima attenzione, elemento che aiuta a consolidare la fiducia e a mantenere i clienti a lungo termine e ridurre il rischio di perdite di clientela legate a problematiche di privacy.

Riduzione del rischio delle sanzioni

Il rispetto delle linee guida del codice riduce significativamente il rischio di incorrere in sanzioni severe, che nel caso del GDPR possono arrivare fino al 4% del fatturato annuo globale dell'impresa. Implementando le giuste misure di protezione dei dati, le aziende evitano problematiche legali legate a violazioni della privacy, come le richieste di risarcimento da parte degli utenti o le indagini da parte delle autorità competenti. In tal modo, la conformità al codice agisce come una prevenzione proattiva, riducendo l'esposizione a rischi legali e potenziali danni economici.

Accesso a nuovi mercati

Adottare il Codice di condotta può anche aprire nuove opportunità di mercato. In particolare, le imprese che operano in contesti internazionali o che collaborano con enti pubblici e aziende che richiedono la conformità al GDPR beneficeranno della reputazione di rispettare gli standard più elevati in materia di protezione dei dati. .

Come implementare il Codice di condotta

Implementare correttamente il Codice di condotta per il trattamento dei dati personali nelle imprese di sviluppo software gestionale richiede un approccio metodico e integrato.

Ecco una guida pratica per le aziende che vogliono garantire una conformità completa.

Formazione

Il primo passo per implementare il Codice di condotta è la formazione interna: tutti i dipendenti coinvolti nello sviluppo, nell'installazione e nella manutenzione del software devono essere formati sui principi fondamentali del codice, tra cui la protezione dei dati e le implicazioni legali del trattamento delle informazioni personali.

Creare una cultura aziendale della privacy aiuta a sensibilizzare il personale sull'importanza della protezione dei dati e ad adottare comportamenti responsabili in ogni fase del ciclo di vita del software.

Integrazione della privacy nella progettazione del software

Le imprese devono assicurarsi che la protezione dei dati sia integrata fin dalle prime fasi del ciclo di vita del software.

Questo significa adottare il principio di privacy by design, che implica progettare il software tenendo conto della sicurezza e della protezione dei dati personali come una priorità.

Durante la fase di progettazione, è fondamentale valutare le possibili vulnerabilità e implementare misure di protezione come la crittografia dei dati, il controllo degli accessi e la minimizzazione dei dati.

Stesura di accordi di trattamento dei dati con i clienti

Tali accordi devono delineare chiaramente le responsabilità delle parti coinvolte, specificando come e perché i dati personali vengono trattati, quali misure di sicurezza sono adottate, e quali diritti hanno gli utenti riguardo ai propri dati.

L'accordo deve essere chiaro e conforme ai requisiti del GDPR, per garantire che il trattamento dei dati avvenga in modo trasparente e legale.

Verifica e monitoraggio

La conformità al Codice di condotta non è un processo una tantum, ma richiede un monitoraggio costante.

Le imprese devono dunque implementare un sistema di audit e monitoraggio per verificare periodicamente che tutte le pratiche di trattamento dei dati siano conformi ai principi stabiliti dal codice: ciò include la revisione periodica delle politiche di sicurezza, degli aggiornamenti software e della gestione dei consensi.

Aggiornamenti e manutenzione del software

Infine, le imprese devono garantire che i software vengano regolarmente aggiornati per mantenere la conformità alle normative in continua evoluzione. Gli aggiornamenti non devono riguardare solo nuove funzionalità o miglioramenti delle performance, ma devono includere anche patch di sicurezza per proteggere i dati sensibili da vulnerabilità emergenti. Ogni modifica del software deve essere attentamente monitorata per assicurarsi che non vengano introdotti rischi per la privacy degli utenti.

Faq

1. Cosa è il Codice di condotta per il trattamento dei dati personali?

Il Codice di Condotta è un insieme di linee guida e best practices che le imprese di sviluppo software gestionale devono seguire per garantire il rispetto delle normative sulla protezione dei dati personali, in particolare il GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati). L’obiettivo del codice è assicurare che i dati personali siano trattati in modo sicuro, legale e trasparente.

2. Perché è importante che le imprese di software gestionale rispettino il Codice di condotta?

Le imprese di software gestionale sono responsabili della progettazione e dell'implementazione di sistemi che trattano dati personali. Rispettare il Codice di condotta garantisce la conformità alle leggi europee sulla privacy, riducendo il rischio di sanzioni legali e migliorando la fiducia dei clienti. Inoltre, aiuta a prevenire eventuali violazioni dei dati e ad accrescere la reputazione aziendale.

3. Quali sono i principali vantaggi della conformità al Codice di condotta?

• Protezione della reputazione aziendale: aumenta la fiducia dei clienti e dei partner commerciali.

• Riduzione del rischio legale e delle sanzioni: minimizza il rischio di multe elevate in caso di violazioni delle normative sulla protezione dei dati.

• Miglioramento dell'accesso a nuovi mercati: consente alle aziende di espandere la propria clientela, in particolare in paesi con normative rigide sulla protezione dei dati.

• Trasparenza e responsabilità: aiuta le imprese a stabilire pratiche trasparenti e responsabili per il trattamento dei dati.

4. Come implementare il Codice di condotta?

• Formazione interna: educare il personale riguardo alle normative sulla privacy e alle linee guida del codice.

• Privacy by design e by default: integrare la protezione dei dati fin dalla fase di progettazione del software.
• Redazione di accordi sul trattamento dei dati: stipulare contratti chiari con i clienti per stabilire le modalità di trattamento dei dati personali.
• Audit e monitoraggio: effettuare controlli regolari per garantire che il trattamento dei dati rispetti il codice e le normative applicabili.

5. Quali misure di sicurezza devono essere adottate durante l’installazione e la manutenzione del software?

• Crittografia dei dati: proteggere i dati sensibili durante il trasferimento e l’archiviazione.
• Controlli di accesso: implementare sistemi di autenticazione robusti per limitare l'accesso ai dati.
• Monitoraggio continuo: eseguire test regolari per identificare vulnerabilità e intervenire tempestivamente.
• Gestione degli aggiornamenti: aggiornare il software per risolvere problemi di sicurezza e garantire che il sistema rimanga conforme alle normative.

6. Chi è il responsabile del trattamento dei dati?

Il responsabile del trattamento dei dati è la figura o l’entità che determina le finalità e le modalità del trattamento dei dati personali. Nel caso di software gestionale, questa figura è generalmente rappresentata dall'impresa di sviluppo software, che deve garantire che il trattamento dei dati avvenga in conformità alle normative di protezione dei dati.

7. Cosa deve contenere un accordo di trattamento dei dati tra le imprese di software gestionale e i loro clienti?

• Finalità del trattamento: indicare perché i dati vengono raccolti e come verranno utilizzati.
• Misure di sicurezza: dettagli sulle tecniche di protezione implementate, come crittografia e controlli di accesso.
• Diritti degli utenti: garantire ai clienti e agli utenti il diritto di accesso, rettifica e cancellazione dei propri dati.
• Durata del trattamento: specificare per quanto tempo i dati saranno conservati e come verranno gestiti al termine del trattamento.

8. Quali sono le principali sanzioni per la non conformità al Codice di condotta e al GDPR?

La non conformità al Codice di Condotta e al GDPR può comportare gravi sanzioni. Le autorità di protezione dei dati possono imporre multe che vanno fino al 4% del fatturato annuo globale dell’impresa o 20 milioni di euro, a seconda di quale cifra sia maggiore. Inoltre, le imprese possono essere esposte a danni reputazionali che possono compromettere seriamente la fiducia dei clienti e i contratti commerciali.

9. Cosa succede se un’impresa non adotta il Codice di condotta?

Le imprese che non adottano il Codice di Condotta rischiano non solo di non essere conformi al GDPR, ma anche di incorrere in sanzioni economiche e danni reputazionali. Inoltre, potrebbero perdere la fiducia dei clienti, ridurre il loro accesso a contratti internazionali e affrontare indagini da parte delle autorità di protezione dei dati.