Attestazioni di conformità nel processo telematico

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Con Decreto del 28 dicembre 2015, il ministero della Giustizia, Direzione Generale dei sistemi informativi automatizzati, è intervenuto a completare il sistema delle attestazioni di conformità di atti e provvedimenti nell’ambito del processo telematico.

In particolare, sono state integrate le precedenti regole tecniche in materia, attraverso l’individuazione delle modalità dell’attestazione di conformità apposta su un documento informatico separato, ai sensi del terzo comma dell’articolo 16-undecies del Decreto legge n. 179/2012, convertito con modificazioni dalla Legge n. 212/2012.

Il testo in oggetto ha, infatti, modificato le specifiche tecniche contenute nel previgente provvedimento del 16 aprile 2014, per come previste dall’articolo 34, comma 1 del Regolamento concernente l'adozione, nel processo civile e nel processo penale, delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione (decreto del ministero della Giustizia n. 44/2011).

Poteri di attestazione dei difensori 

Si rammenta che i poteri di autentica e di attestazione della conformità delle copie estratte dai fascicoli informatici nonché della conformità di atti processuali di parte o di provvedimenti del giudice formati su supporti analogici e detenuti in originale o in copia conforme quando si depositi con modalità telematiche la copia informatica, anche per immagine, sono state espressamente estese anche ai difensori e agli ausiliari del giudice ai sensi di quanto disposto dal Decreto Legge n. 179/2012, prima, e, da ultimo, dal Decreto legge n. 83/2015.

Attestazione su documento informatico separato

Come sopra anticipato, la novità di maggior rilievo è consistita nell’introduzione di una previsione sulle modalità delle attestazioni di conformità apposte su un documento informatico separato.

Il nuovo articolo 19-ter delle specifiche tecniche prevede espressamente che per attestare la conformità di una copia informatica, anche per immagine, occorre che l'attestazione medesima:

• venga inserita in un documento informatico in formato PDF;
• contenga una sintetica descrizione del documento di cui si sta attestando la conformità;
• contenga il nome del file;
• venga sottoscritto dal soggetto che compie l'attestazione con firma digitale o firma elettronica qualificata.

Ipotesi di utilizzo 

Copia destinata a deposito telematico 

Al secondo comma del nuovo articolo, viene previsto che se la copia informatica sia destinata ad essere depositata telematicamente, il documento informatico contenente l’attestazione dovrà essere inserito come allegato nella “busta telematica”.

In detto contesto, i dati identificativi del documento informatico con l’attestazione, nonché del documento cui essa si riferisce, andranno anche essi inseriti nel file DatiAtto.xml.

Copia informatica da notificare 

Nelle ipotesi in cui la copia informatica sia destinata ad essere notificata dall’avvocato, in proprio, con modalità telematica, gli elementi sopra indicati (sintetica descrizione, nome file del documento autenticato), dovranno essere inseriti nella relata di notificazione che dovrà essere poi firmata digitalmente.

Trasmissione copia via Pec 

Nei diversi casi in cui la copia informatica sia destinata alla trasmissione via Pec, l'attestazione dovrà essere inserita come allegato al messaggio di posta elettronica certificata.

Ipotesi residuali 

Nelle ipotesi residuali, l’attestazione di conformità andrà inserita in un documento informatico, sempre in formato PDF, contenente i medesimi elementi sopra indicati, l’impronta del documento informatico di cui si sta attestando la conformità nonché il riferimento temporale.

Il documento informatico contenente l’attestazione dovrà quindi essere sottoscritto dal soggetto che compie l’attestazione con firma digitale o firma elettronica qualificata.

L’impronta del documento – viene infine previsto - potrà essere omessa in tutte le ipotesi in cui il documento informatico contenente l’attestazione di conformità sia inserito, unitamente alla copia informatica del documento, in una struttura informatica idonea a garantire la non modificabilità del suo contenuto.

Attestazione riferibile a pluralità di documenti 

L’attestazione di conformità della copia informatica potrà anche essere riferita ad una pluralità di documenti informatici.

Non sarà, quindi, necessario procedere con un’attestazione separata per ogni documento da autenticare.

Testo coordinato sulle specifiche tecniche 

Le nuove specifiche sono entrate in vigore il 9 gennaio 2016, il giorno successivo, ossia, alla pubblicazione del provvedimento del 28 dicembre 2015 sul Portale dei Servizi Telematici del Dicastero, avvenuta in data 8 gennaio 2016.

Contestualmente, è stato anche pubblicato il nuovo testo delle Specifiche Tecniche, coordinato con il citato Decreto.

 

Quadro Normativo

Ministero della Giustizia – Decreto del 28 dicembre 2015 Ministero della Giustizia – Provvedimento del 16 aprile 2014 Ministero della Giustizia - Specifiche Tecniche – Testo coordinato con provvedimento del 28 dicembre 2015 Ministero della Giustizia – Decreto n. 44 del 21 febbraio 2011 Decreto legge n. 83/2015 Decreto legge n. 179/2012 Legge n. 212/2012