Società di capitali, chi è il titolare effettivo e con quali obblighi

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Si avvicina la prima scadenza relativa alla comunicazione del titolare effettivo da parte delle società italiane.

Entro l’11 dicembre 2023 (a partire dallo scorso 10 ottobre) tutte le società di capitali, gli enti dotati di personalità giuridica e i trust dovranno comunicare, attraverso una apposita procedura telematica, al nuovo registro istituito presso le Camere di commercio i loro titolari effettivi.

NOTA BENE: Tale obbligo di comunicazione costituisce un tassello dell’ampia serie di obblighi che la disciplina sulla prevenzione e contrasto dei fenomeni di riciclaggio e finanziamento al terrorismo (Dlgs. n. 231/2007 e successive modifiche) pone in capo alle società di capitali.

Si ricorda brevemente che il Titolare effettivo è definito dalla vigente normativa in materia di antiriciclaggio come la “persona fisica o le persone fisiche che, in ultima istanza, possiedano o controllino un'entità giuridica, attraverso il possesso o il controllo diretto o indiretto di una percentuale sufficiente delle partecipazioni al capitale sociale o dei diritti di voto in seno a tale entità giuridica, tale criterio si ritiene soddisfatto ove la percentuale corrisponda al 25 per cento più uno di partecipazione al capitale sociale; oppure “la persona fisica o le persone fisiche che esercitano in altro modo il controllo sulla direzione di un'entità giuridica” (cfr. Allegato Tecnico al D. Lgs. 231/2007, art. 2).

Titolare effettivo, tutta la normativa

Con la pubblicazione lo scorso 9 ottobre 2023 in Gazzetta Ufficiale del decreto del Ministero delle imprese e del Made in Italy del 29 settembre 2023 con il quale viene reso operativo il sistema di comunicazione al Registro delle imprese dei dati e delle informazioni relative alla titolarità effettiva delle imprese, è scattato il termine perentorio di 60 giorni (che scade appunto l’11 dicembre 2023) entro il quale i soggetti obbligati devono effettuare la prima comunicazione al Registro delle imprese.

Le disposizioni attuative del suddetto obbligo sono state dettate con il Regolamento 11 marzo 2022 n. 552 del Ministero dell’Economia e delle Finanze, il quale ha indicato le modalità di comunicazione, accesso e consultazione dei dati sul Titolare effettivo conservate presso il Registro delle imprese.

A queste disposizioni di legge si sono aggiunte, nel tempo, tutta una serie di documenti di prassi che hanno avuto il fine di fare chiarezza sull’imminente nuovo adempimento.

Tra questi si ricorda, per esempio, il Caso Assonime n. 1/2023; le FAQ di novembre 2023, adottate congiuntamente dal MEF, dalla Banca d’Italia e dall’Unità per l’Informazione Finanziaria, oltre che il Manuale operativo adottato nel mese di ottobre 2023 da Unioncamere per l’invio telematico delle comunicazioni del titolare effettivo agli uffici del Registro delle imprese.

Per un approfondimento del tema si rinvia al post: “Registro titolare effettivo, cosa fare per prepararsi alla scadenza”.

A pochissimi giorni dalla scadenza della prima comunicazione, Assonime è tornata ad affrontare l’argomento del Titolare effettivo, pubblicando il documento n. 8/2023 dal titolo “Q&A sull’individuazione del titolare effettivo delle società di capitali e obblighi connessi”.

La pubblicazione del 4 dicembre 2023, nell’ambito della sezione Note e studi, riepiloga, in forma di domande e risposte, le questioni applicative più significative in merito ai criteri per l’individuazione dei titolari effettivi, tenendo conto di tutti gli aggiornamenti derivanti dalle casistiche emerse nella prassi e dei documenti interpretativi ufficiali che sono stati adottati.

Il documento di Assonime, in primo luogo, parte dall’esaminare gli obblighi delle società di capitali rispetto alla disciplina antiriciclaggio e i criteri che queste ultime devono adottare per l’identificazione del titolare effettivo.

Nella seconda parte, vengono affrontate le questioni collegate ai seguenti ambiti:

• i gruppi esteri;
• le società partecipate pubbliche;
• l’interposizione fiduciaria;
• le fondazioni di impresa;
• i consorzi e le società consortile.

Vediamo quali sono stati i principali chiarimenti resi.

Società di capitali: obblighi antiriciclaggio e identificazione del titolare effettivo

Assonime ripercorre la normativa ricordando che il Dlgs n. 231/2007 pone in capo alle società di capitali una serie di obblighi relativamente al titolare effettivo, inteso come quella persona fisica o persone fisiche nell’interesse delle quali si realizzano le attività operative della società.

Riguardo le modalità di accertamento che la società cliente deve porre in essere per individuare il proprio titolare effettivo, Assonime evidenzia che ci si deve muovere su un duplice livello:

1. identificare il titolare effettivo ricorrendo al complesso della documentazione in possesso della società stessa;
2. nel caso permangano dei dubbi in ordine al soggetto che possa essere qualificato come titolare effettivo, le informazioni devono essere acquisite attraverso una richiesta espressamente rivolta ai soci.

NOTA BENE: Nel caso in cui il socio al quale sia rivolta la richiesta risulti inerte o si rifiuti senza giustificazioni di fornire le informazioni oppure ancora metta a disposizione informazioni palesemente fraudolente, l’art. art. 22, comma 3, del Dlgs n. 231/2007 prevede che il diritto di voto ad esso spettante non può essere esercitato e la delibera in cui esso ha votato può essere impugnata per chiederne l’annullamento.

Per la corretta individuazione del titolare effettivo di una società di capitali, il Dlgs n. 231/2007 detta il principio generale secondo cui il titolare effettivo si identifica con la persona fisica o le persone fisiche cui, in ultima istanza, è attribuibile la proprietà diretta o indiretta dell’ente ovvero il relativo controllo.

Nello specifico, esistono tre criteri per individuare il TE che devono essere conseguenti uno all’altro.

Il primo criterio è quello dell’assetto proprietario, che individua i titolari effettivi in coloro che possiedono direttamente o indirettamente la titolarità di una partecipazione superiore al 25% del capitale sociale.

Il secondo criterio è quello del controllo, secondo il quale - se l’esame dell’assetto proprietario non consente l’individuazione della persona fisica o delle persone fisiche a cui è attribuibile la proprietà - il titolare effettivo è la persona fisica o le persone fisiche a cui è attribuibile il controllo della società tramite:

• controllo della maggioranza dei voti esercitabili in assemblea ordinaria;
• controllo di voti sufficienti per esercitare un'influenza dominante in assemblea ordinaria;
• l’esistenza di particolari vincoli contrattuali che consentano di esercitare un'influenza dominante.

Il terzo criterio è residuale ed individua il titolare effettivo in colui che esercita il potere di rappresentanza legale, di amministrazione o direzione della società.

Gruppi esteri e sedi secondarie. Chiarimenti sulla titolarità effettiva

Di notevole interesse sono le precisazioni che sono state rese da Assonime nel documento n. 8/2023 in merito alle società appartenenti a gruppi esteri e alle sedi secondarie di società estere istituite in Italia.

In primo luogo, viene specificato che la società di capitali italiana controllata da una società estera, in quanto impresa dotata di personalità giuridica tenuta all’iscrizione nel Registro delle imprese, è anche tenuta a comunicare il proprio titolare effettivo al suddetto Registro delle imprese.

NOTA BENE: Tale società deve identificare il titolare effettivo applicando la disciplina nazionale, anche in presenza di controllanti con nazionalità estera.

Riguardo al caso di società estere che abbiano istituito in Italia una sede secondaria si è chiesto se sussiste l’obbligo di comunicare al Registro delle imprese italiano il titolare effettivo.

Assonime nota che la normativa nazionale esistente farebbe propendere, in via prudenziale, per considerare le società estere, che abbiano istituito una sede secondaria in Italia con rappresentanza stabile, soggette all’obbligo di comunicare il proprio titolare effettivo al Registro delle imprese.

In questo senso si sono espressi tanto la Camera di commercio di Milano quanto il Consiglio Nazionale del Notariato.

Diverso è, invece, il caso in cui la società estera non abbia istituito in Italia sedi secondarie con rappresentanza stabile, ma semplici unità locali iscritte nel REA. In tale ipotesi, non sussiste l’obbligo di comunicazione al Registro delle imprese ai sensi dell’art. 21 del Dlgs n. 231/2007.

L’obbligo di comunicare le informazioni sulla titolarità effettiva sembrerebbe riguardare anche la società estera avente sede principale in uno Stato membro dell’UE, qualora sia già tenuta a comunicare il proprio titolare effettivo al corrispondente registro dello Stato membro di appartenenza.

ATTENZIONE: Una volta che le informazioni risulteranno reperibili per le autorità tramite il sistema d’interconnessione dei registri europei dei titolari effettivi (BORIS), l’ulteriore e autonoma comunicazione al Registro delle imprese italiano potrebbe essere considerata superflua.