Smart working, accordo e comunicazioni: cosa cambia dal 1° aprile 2024 (con Video Guida)

---

Condividi l'articolo:

---

Conto alla rovescia per lo smart working che il 31 marzo 2024 esce dalla disciplina in deroga prevista per lavoratori fragili e per i genitori con figli under 14 del settore privato e torna ad essere regolato dalla normativa ordinaria prevista nella legge n. 81/2017: una scadenza importante per le imprese che dovranno farsi trovare pronte.

Non è certo un passaggio agevole, in quanto viene meno la regola che durante la pandemia ha reso possibile attivare lo smart working con modalità semplificate quali, ad esempio, la possibilità di ordinare lo svolgimento del lavoro agile in maniera unilaterale (bastava una semplice mail del datore di lavoro), senza necessità del consenso del dipendente e con procedure amministrative estremamente semplificate.

Con il ritorno alle regole previste dalla legge n. 81/2017, gran parte di queste semplificazioni vengono meno: il datore di lavoro che vorrà utilizzare il lavoro agile dovrà firmare con ogni singolo dipendente un accordo individuale e disciplinare alcuni aspetti individuati dalla stessa legge 81/2017.

Prima di vedere nel dettaglio cosa cambia, diamo uno sguardo a quanto in vigore fino al 31 marzo 2024.

Chi ha diritto allo smart working fino al 31 marzo 2024

Il decreto anticipi ha disposto, all’articolo 18 bis, che il termine previsto dall’articolo 10, comma 2, del decreto legge n. 24/2022 con riferimento al punto 2 dell’Allegato B è prorogato al 31 marzo 2024; in poche parole, ha esteso fino al 31 marzo 2024 l’accesso allo smart working in favore di due categorie di lavoratori:

• dipendenti con almeno un figlio minore di 14 anni;
• soggetti maggiormente esposti al rischio di contagio da Covid-19.

Lavoratori con figli under 14

Sino al 31 marzo 2024 i lavoratori dipendenti del settore privato con almeno un figlio minore di 14 anni hanno diritto a svolgere la prestazione di lavoro in modalità agile a patto che:

• nel nucleo familiare non vi sia altro genitore beneficiario di strumenti di sostegno al reddito in caso di sospensione o cessazione dell’attività lavorativa;
• non vi sia nel nucleo familiare un genitore non lavoratore.

Lo svolgimento della prestazione da remoto può avvenire:

• anche in assenza degli accordi individuali prescritti dalla normativa sullo smart working (legge n. 81/2017), fermo restando il rispetto degli obblighi informativi previsti dagli articoli da 18 a 23 della medesima legge;
• a condizione che tale modalità sia compatibile con le caratteristiche della prestazione.

Lavoratori maggiormente esposti al rischio di contagio da Covid

Fino al 31 marzo 2024 hanno altresì diritto a svolgere le prestazioni di lavoro in modalità agile, sulla base delle valutazioni dei medici competenti, i lavoratori maggiormente esposti a rischio di contagio da virus Covid, in relazione all’età o alla condizione di rischio derivante da immunodepressione, da esiti di patologie oncologiche, dallo svolgimento di terapie salvavita o, comunque, da comorbilità che possono caratterizzare una situazione di maggiore rischiosità accertata dal medico competente.

Come per i genitori di figli under 14, l’attività da remoto deve comunque essere compatibile con le caratteristiche della prestazione lavorativa (come illustrato nel precedente articolo “Lavoratori fragili: smart working se le mansioni sono compatibili”).

Non essendo stato approvato l’emendamento presentato in sede di conversione, che proponeva la proroga della disciplina semplificata a tutto l’anno 2024 e per il quale si rinvia all’articolo “Lavoratori con figli under 14 e fragili: smart working per tutto il 2024”, vediamo cosa cambia dal 1° aprile 2024..

Cosa cambia

Ad oggi, sembra che quella prevista dal decreto Anticipi sarà dunque l’ultima proroga al regime emergenziale del lavoro agile e, quindi, il 31 marzo segna definitivamente la fine della disciplina semplificata; dal 1° aprile 2024 tornerà ad operare per tutti i lavoratori dipendenti, sia del settore pubblico che privato, la normativa di cui alla legge n. 81/2017 che disciplina in maniera più stringente, diritti e doveri la materia dello smart working.

In primo luogo si deve evidenziare che il lavoro agile non sarà più un vero e proprio diritto del lavoratore ma una modalità di esecuzione della prestazione di cui il dipendente potrà usufruire compatibilmente con le esigenze aziendali e, dunque, di comune accordo con il datore di lavoro.

Accordo individuale

Condizione principale per l’accesso allo smart working sarà proprio la sottoscrizione di un accordo individuale scritto tra le parti, mentre nella disciplina previgente era sufficiente una semplice e mail.

L’accordo dovrà riportare:

• la durata dell’accordo (a tempo indeterminato o determinato);
• l’alternanza tra i periodi di lavoro all’interno e all’esterno dei locali aziendali;
• i luoghi eventualmente esclusi per lo svolgimento della prestazione lavorativa esterna ai locali aziendali;
• gli aspetti relativi all’esecuzione della prestazione lavorativa svolta in smart working anche con riguardo alle condotte che possono dar luogo all’applicazione di sanzioni disciplinari, sempre ovviamente nel rispetto della disciplina prevista nei contratti collettivi;
• gli strumenti di lavoro utilizzati, i tempi di riposo del lavoratore e le misure tecniche e/o organizzative necessarie ad assicurare la disconnessione;
• le forme e le modalità di controllo della prestazione lavorativa in smart working, nel rispetto di quanto previsto dalla legge 20 maggio 1970, n. 300 e dalla normativa in materia di protezione dei dati personali;
• l’attività formativa necessaria per lo svolgimento della prestazione di lavoro in modalità agile;
• le forme e le modalità di esercizio dei diritti sindacali;
• l’organizzazione della giornata lavorativa;
• il diritto alla disconnessione.

NOTA BENE: L’azienda è obbligata a conservare l’accordo per 5 anni dalla sua sottoscrizione

Comunicazioni obbligatorie e sanzioni

Per quanto riguarda le modalità del ricorso allo smart working per ciascun lavoratore, resta confermato che le comunicazioni devono essere inviate mediante l’ordinaria procedura con l’applicativo sul portale Servizi Lavoro, accessibile tramite autenticazione SPID e CIE, entro i 5 giorni successivi dall'inizio della prestazione, o dall'ultimo giorno comunicato per le comunicazioni di proroga, indicando i nominativi dei lavoratori e la data di inizio e di cessazione delle prestazioni di lavoro in modalità agile.

Il datore di lavoro non in regola è punito con una sanzione amministrativa pecuniaria da 100 a 500 euro per ogni lavoratore interessato.

 

Qualche considerazione

Nelle culture in cui lo smart working funziona è stato dimostrato che sono stati raggiunti obiettivi e resi servizi in maniera efficiente; c'è stata la riduzione dell’assenteismo, del ricorso ad aspettative, permessi e part time, oltre alla possibilità di ottenere risparmi economici e di tempo, con riduzione dello stress e conseguente aumento della produttività.

Secondo alcuni autorevoli studi, se l’azienda o la pubblica amministrazione adottasse un modello maturo di smart working l’incremento della produttività per ogni impiegato si colloca intorno al 15% e, laddove il lavoro agile arrivasse al 70%, si calcola addirittura che l’impatto economico sarebbe intorno ai 13,7 miliardi di euro in più all’anno.

L’impiego dello smart working comporta benefici anche per l’ambiente: la riduzione degli spostamenti dei veicoli e dei mezzi pubblici si traduce in diminuzione delle emissioni di CO2 e del traffico.

Inoltre il lavoro da casa consentirebbe di evitare lo spopolamento di tanti piccoli borghi e Comuni che durante la pandemia e, proprio grazie allo smart working, hanno potenziato la rete internet.

Il passaggio improvviso e forzato, dovuto all’emergenza Covid, all’organizzazione del lavoro da remoto della maggior parte del personale ha generato una nuova prospettiva, una nuova visione del rapporto di lavoro in cui il lavoro agile, e quindi la flessibilità, è passato dall’essere un’eccezione a rappresentare un nuovo approccio all’organizzazione del lavoro.

I vantaggi per le aziende

Per le aziende, i vantaggi ottenibili dall’introduzione del lavoro agile si possono misurare in termini di:

• miglioramento della produttività,
• riduzione dell’assenteismo;
• riduzione dei costi per gli spazi fisici.

I vantaggi per i lavoratori

Come accennato, lo smart working produce impatti significativi in termini ambientali ed economici: lavorando da casa, infatti, si riducono gli spostamenti per giungere in azienda e, allo stesso tempo, diminuiscono i consumi energetici degli uffici, anche se aumentano quelli domestici.

Diversi sono dunque i fattori che producono benefici concreti ai lavoratori che lavorano in media circa 2 giorni a settimana a distanza:

• riduzione dei tempi e costi di trasferimento;
• bilanciamento dei tempi lavoro-vita personale;
• aumento della motivazione e della soddisfazione.

I vantaggi per l'ambiente

Lo smart working consente di produrre benefici misurabili anche per l’ambiente in termini di:

• riduzione delle emissioni di CO2;
• riduzione del traffico;
• migliore utilizzo dei trasporti pubblici.
•  

Le criticità

Considerando dunque gli indubbi vantaggi appena indicati, vediamo ora le principali criticità riscontrati dai lavoratori:

• difficoltà a separare i tempi dedicati al lavoro da quelli alla vita privata;
• percezione di un senso di isolamento verso l’organizzazione aziendale;
• stress dovuto ad un utilizzo intenso delle tecnologie digitali.

In conclusione, pur al netto delle criticità dovute ad un’applicazione estrema e improvvisata, lo smart working durante l’emergenza ha costituito un’esperienza preziosa di cui le aziende dovrebbero fare tesoro, in quanto ha permesso di fare in poco tempo un percorso di apprendimento e crescita di consapevolezza che in condizioni normali avrebbe richiesto anni.

E’, per concludere, auspicabile che dal 1° aprile tale percorso venga continuato e venga colta l'occasione di attuare lo smart working in un’ottica di modernizzazione e flessibilità per le aziende italiane, troppo spesso ancorate a vecchi schemi lavorativi e, quindi, parecchio indietro rispetto alle altre realtà europee.