Selezione del personale: in vigore il codice di condotta

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In vigore dal 7 marzo 2024 il Codice di condotta per il settore delle agenzie per il lavoro promosso da Assolavoro e approvato dal Garante della Privacy con provvedimento n. 12 dell’11 gennaio 2024, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 55 del 6 marzo 2024.

Si tratta del primo Codice di condotta interamente redatto ai sensi dell’art. 40 del Gdpr ad essere approvato in Italia con lo scopo di aumentare la certezza del diritto per titolari e responsabili del trattamento e rafforzare la fiducia degli interessati in ordine alla correttezza del trattamento dei dati che li riguardano. 

Vengono introdotte norme chiare per la sicurezza dei dati sensibili dei candidati, con  ruolo cruciale nella supervisione delle attività delle agenzie svolto dall’Organismo di monitoraggio; ne avevamo già dato notizia nell’articolo “Garante Privacy: approvato il codice di condotta per le agenzie per il lavoro”, vediamo ora più nel dettaglio in cosa consiste.

A cosa serve il Codice di condotta

Il Gdpr prevede che tutte le associazioni o altre organizzazioni rappresentanti le categorie di titolari del trattamento, o di responsabili del trattamento, dovrebbero essere incoraggiate a elaborare Codici di condotta che possano calibrare gli obblighi degli stessi, tenuto conto del potenziale rischio del trattamento per i diritti e le libertà delle persone fisiche.

Il Codice promosso da Assolavoro definisce dunque gli standard etici e comportamentali che le Agenzie per il lavoro associate, i loro rappresentanti legali e dipendenti, si impegnano a rispettare in un mercato del lavoro sempre più articolato e complesso.

Il ruolo delle Agenzie è infatti determinante per migliorare l’incontro tra domanda e offerta di lavoro, ridurre la disoccupazione, sostenere le aziende  ed i lavoratori prendendo in carico i candidati e moltiplicando in loro favore le occasioni di lavoro con forme di impiego garantite e tutelate. 

In tale scenario è dunque necessario adottare una rigorosa autodisciplina con cui misurare l’eticità di comportamenti condivisi che coniugano l’imprescindibile rispetto del principio di legalità con una piena assunzione di responsabilità nei confronti di tutti gli utenti.

Ambito di applicazione, condizioni e modalità di adesione

Il Codice di condotta si applica a tutte le  Agenzie associate ad Assolavoro e a quelle non associate che abbiano sede legale in Italia e siano iscritte all'Albo informatico nazionale delle agenzie per il lavoro a seguito del rilascio dell'apposita autorizzazione; l'adesione è libera e facoltativa e determina l'impegno di: 

• rispettare i principi e applicare le indicazioni contenuti nel Codice;
• accettare e collaborare alle attività di sorveglianza e controllo in esso previste;
• concorrere all'attuazione del Codice. 

Le istruzioni per l’adesione sono a disposizione sul sito internet www.assolavoro.eu e su quello dell'Organismo di monitoraggio (cui è demandata la verifica dell'assenza di circostanze ostative all'adesione del soggetto richiedente).

L'eventuale mancata accettazione della domanda di adesione al Codice di condotta è brevemente motivata da parte dell'Organismo di monitoraggio, fermo restando che tale
diniego non preclude il successivo rinnovo della domanda.

Categorie di dati trattati e informativa per i candidati

Nei rapporti con i clienti e gli utilizzatori l’Agenzia riveste il ruolo di titolare del trattamento dei seguenti dati:

• anagrafici e di contatto;
• dati contenuti nel curriculum del candidato;
• posizione lavorativa;
• possesso di attestazioni, certificazioni, patenti, abilitazioni;
• idoneità a svolgere determinate mansioni;
• stato di salute, appartenenza a categorie protette o limitazioni allo svolgimento di determinate mansioni per disabilità;
• origine razziale ed etnica. 

Il trattamento effettuato ai fini dell'instaurazione del rapporto di  lavoro deve limitarsi alle sole informazioni strettamente pertinenti e limitate a quanto necessario a tali finalità, tenuto conto delle particolari mansioni o profili professionali richiesti.

In occasione della raccolta dei dati sul sito dell’Agenzia, viene fornito un link alla informativa sul trattamento dei  dati  personali, integrativa rispetto al contenuto obbligatorio dell'informativa ai sensi degli articoli 13 e 14 del Gdpr, contenente informazioni chiare sulle finalità di utilizzo del dato raccolto. 

NOTA BENE: Anche se, di regola, le informazioni utili per la selezione vengono raccolte presso l'interessato, le Agenzie possono avvalersi di informazioni pubbliche disponibili
su social network di natura  professionale, adottando però misure interne di controllo sulla corretta acquisizione dei dati e solo nella misura in cui la raccolta degli stessi sia necessaria e pertinente allo svolgimento del lavoro per il quale effettuano la ricerca. 

Termini di conservazione

Con esclusione della somministrazione di lavoro, le Agenzie conservano i dati per un periodo massimo di 48 mesi dall'ultima attività di ricerca e selezione dei candidati, ferma restando la possibilità dell'interessato di chiederne in ogni momento la cancellazione.

Con riferimento ai dati trattati nell'ambito dei rapporti di somministrazione di lavoro, i dati sono invece conservati i dati per 11 anni dalla cessazione del rapporto di lavoro, termine ritenuto congruo tenendo conto del termine di prescrizione ordinario decennale con l'aggiunta di un anno necessario per la completa cancellazione.

Organismo di controllo

Tra le novità del Codice, il Garante ha disposto l’accreditamento dell’Organismo di Monitoraggio, organo costituito ai sensi dell’articolo 41 del Gdpr, composto da 3 esperti selezionati tra professionisti di alto livello competenti in materia e che svolge le seguenti funzioni:

• promuovere l'applicazione uniforme del Codice e della normativa in materia di protezione dei dati personali al settore delle Agenzie per il lavoro;
• sensibilizzare i soggetti aderenti al Codice rispetto alle tematiche di protezione dei dati personali;
• garantire il controllo effettivo ed imparziale sul rispetto del Codice.

Al fine di garantire la piena indipendenza e imparzialità dei componenti dell'Organismo, è previsto che lo stesso non sarà soggetto, in via diretta o indiretta, ad alcuna forma di controllo, direzione o vigilanza da parte delle Agenzie e che adotterà le proprie decisioni senza che alcuno degli organi delle stesse possa sindacarle.