Firma digitale nei processi verbali: procedura

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L’Agenzia delle Entrate diffonde le istruzioni per la sottoscrizione digitale dei processi verbali di constatazione redatti dal personale dell’Agenzia delle Entrate durante e al termine delle attività amministrative di controllo fiscale.

Le modalità operative sono contenute nel provvedimento prot. 372380 del 30 settembre 2024 e viene così data attuazione all'art 38 bis, comma 2, del DPR n. 600/1973 previsto dalla Riforma Fiscale e in particolare dal decreto legislativo n. 13/2024.

Infatti, detta norma rimanda a uno o più provvedimenti del direttore dell’Agenzia delle Entrate la definizione della disciplina sulla sottoscrizione dei processi verbali redatti nel corso e al termine dei controlli fiscali.

NOTA BENE: Possono apporre la firma elettronica sui processi verbali redatti nel corso o al termine del controllo fiscale sia gli accertatori che il contribuente o il suo delegato.

Si presentano due possibilità:

• apposizione della firma digitale;
• apposizione della firma in forma analogica (c.d. mista).

Firma digitale

Il processo verbale può essere sottoscritto in formato digitale dal contribuente o dal suo rappresentante, a condizione che possiedano una firma digitale.

A questo scopo, il documento viene trasmesso dall'e-mail istituzionale del personale addetto al controllo all'e-mail privata del contribuente o del suo delegato, come specificato nel processo verbale stesso.

Inoltre, nel documento deve essere specificato l'indirizzo del domicilio digitale.

Dopo aver firmato digitalmente il processo verbale nel formato CADES (CMS Advanced Electronic Signatures con estensione .p7m), il contribuente - o il suo rappresentante - invia il documento all'e-mail istituzionale del personale di controllo.

I passaggi successivi sono:

• alla ricezione del processo verbale con firma digitale del contribuente o del suo delegato, il personale incaricato del controllo mette la propria firma digitale sul documento, verificando anche che l'integrità formale del documento sia mantenuta rispetto alla versione originale inviata;
• il processo verbale, munito di tutte le firme digitali, viene registrato dal personale dell'Agenzia delle Entrate responsabile del controllo e inviato all'indirizzo digitale del contribuente, che deve essere registrato negli elenchi previsti dagli articoli 6-bis, 6-ter e 6-quater del Codice dell'Amministrazione Digitale (Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82). Se il contribuente non dispone di un indirizzo PEC, può richiedere che il processo verbale venga inviato all'indirizzo PEC del suo delegato.

ATTENZIONE: Quando un contribuente possiede una firma digitale ma non dispone di un indirizzo PEC registrato negli elenchi pubblici, e non ha richiesto che il processo verbale venga inviato all'indirizzo PEC del suo delegato, la consegna del documento viene effettuata direttamente nelle mani del destinatario o tramite invio di una raccomandata A/R.

Modalità mista

Altra eventualità prospettata è quella in cui il contribuente (o il suo delegato) non dispone di firma digitale.

In questo caso, la procedura prevede che:

• l'atto sia stampato dagli incaricati delle verifiche e firmato in forma analogica dall'interessato o dal suo rappresentante;
• sia creata una copia digitale del documento cartaceo, verificandone la conformità secondo le "Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici", e venga apposta la firma digitale dai responsabili del controllo. Il processo verbale così ottenuto diventa il documento originale digitale;
• il documento digitale sia protocollato dal personale dell’Agenzia delle Entrate incaricato del controllo. Una volta registrato, viene fornita al contribuente (o al suo delegato) una copia cartacea del processo verbale, munita di contrassegno elettronico, con modalità di consegna simili a quelle utilizzate per i documenti firmati digitalmente da entrambe le parti.

Rifiuto della sottoscrizione

Il provvedimento agenziale n. 373280 del 30 settembre 2024 contempla anche la possibilità che contribuente (o il suo delegato) rifiutino di firmare il processo verbale.

In tale ipotesi, il personale dell'Agenzia delle Entrate responsabile del controllo annota questa decisione nel documento stesso, specificando i motivi del rifiuto, e procede con la firma digitale del processo verbale secondo quanto previsto precedentemente.

Successivamente, il documento viene consegnato seguendo le procedure indicate per l’apposizione della firma digitale.

Inoltre, se il contribuente rifiuta di ricevere nelle proprie mani il processo verbale, il personale dell’Agenzia delle Entrate procede all'invio di una copia cartacea del processo verbale digitale, con contrassegno elettronico conforme all'articolo 23, comma 2-bis, del Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD).

L’invio avviene:

• tramite raccomandata A/R al domicilio fiscale del contribuente

o

• mediante l'invio del documento digitale originale via PEC all'indirizzo digitale del contribuente registrato negli elenchi pubblici.