Fascicolo informatico d’impresa in vigore

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Dal 9 novembre 2024 è in vigore il fascicolo informatico di impresa.

Lo strumento è stato previsto dalla legge n. 580/1993, che ha affidato alle Camere di commercio la gestione; in esso sono raccolti dati relativi alla costituzione, all'avvio ed all'esercizio delle attività dell'impresa, nonché funzioni di punto unico di accesso telematico in relazione alle vicende amministrative riguardanti l'attività d'impresa.

Per la gestione dello strumento il ministero delle Imprese e del Made in Italy (Mimit) ha pubblicato il decreto n. 159 del 17 settembre 2024 (Gazzetta Ufficiale n. 251 del 25 ottobre 2024).

Fascicolo informativo d’impresa: cosa è

Lo strumento è stato recentemente oggetto di una nuova normativa. Infatti, l’articolo 4 del decreto legislativo 12 luglio 2024, n. 103 – relativa a semplificazione dei controlli sulle attività economiche – prevede che, per ottimizzare e coordinare le verifiche sulle attività commerciali, prevenendo ripetizioni e sovrapposizioni e pianificando le ispezioni secondo il livello di rischio, le autorità di controllo, prima di iniziare le operazioni di controllo, è necessario consultare il fascicolo informatico d'impresa.

Aggiornare il fascicolo informatico con i risultati dei controlli non solo assicura che le informazioni siano complete e correnti, ma promuove anche una collaborazione più attiva e proattiva tra le autorità e le imprese. In questo modo, le aziende possono controllare in qualsiasi momento lo stato del loro fascicolo e richiedere aggiunte se necessario, mentre le amministrazioni sono in grado di fondare le loro operazioni ispettive su informazioni più precise e aggiornate.

Se l'amministrazione non carica nel fascicolo informatico il verbale che riporta i risultati dei controlli, l'impresa ha il diritto di sollecitare l'amministrazione a farlo, inviando una richiesta specifica che può essere inserita direttamente nel fascicolo. Questa richiesta deve includere il numero di protocollo del verbale e una copia dell'atto, accompagnata da una dichiarazione conforme all'articolo 47 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445. L'amministrazione deve rispondere entro cinque giorni.

Struttura del fascicolo d’impresa

Il fascicolo rappresenta una raccolta strutturata e chiaramente identificabile di documenti digitali che include tutte le carte per ogni impresa e soggetto economico.

Ma quali sono questi documenti?

Il decreto Mimit 159/2024 li elenca:

• quelli relativi alle verifiche e ai verbali concernenti i controlli effettuati ai sensi dei decreti legislativi di cui all'articolo 27 della legge 5 agosto 2022, n. 118;
• quelli in relazione alla competenza delle singole Amministrazioni interessate, le domande, le dichiarazioni, le segnalazioni e le comunicazioni concernenti le attività di impresa e, ove previsto, i relativi elaborati tecnici e allegati;
• quelli attestanti atti, fatti, qualità, stati soggettivi;
• atti di autorizzazione, licenza, concessione, permesso o nulla osta comunque denominati rilasciati dallo  sportello unico o acquisiti da altre amministrazioni ovvero comunicati dall'impresa o dalle agenzie per le imprese;
• le certificazioni di qualità o ambientali:
• le verifiche eventualmente effettuate sull’attività e sui locali ad essa adibiti.

Il fascicolo:

• è unico per ciascuna impresa iscritta o annotata nel registro delle imprese e per i soggetti economici iscritti nel REA;
• è tenuto dalla camera di commercio territorialmente competente unitamente al REA ed è a questo informaticamente collegato.

Accesso al fascicolo informatico d’impresa

Soggetti pubblici

Per le loro funzioni istituzionali, gli enti pubblici possono accedere liberamente e senza costi al fascicolo informatico, ottenendo direttamente tutti i dati e documenti riguardanti le attività delle imprese.

Non è necessario che le imprese forniscano conferme di atti, fatti, notizie, autocertificazioni o certificazioni già presenti nel fascicolo, né mostrare documenti che sono già archiviati al suo interno.

Gli enti pubblici possono sollecitare dalle imprese solo le informazioni strettamente necessarie per ricercare specifici dati e documenti nel fascicolo.

L'accesso ai dati e ai documenti contenuti nel fascicolo da parte delle amministrazioni avviene sfruttando l'interoperabilità tra i sistemi informatici e il fascicolo stesso, attraverso i servizi forniti dalla Piattaforma Digitale Nazionale Dati.

Impresa e soggetti privati

L'impresa o il soggetto economico ha il diritto di accedere liberamente e senza restrizioni alla consultazione del proprio fascicolo.

Per quanto riguarda i privati diversi dalle imprese, questi possono ottenere, attraverso una richiesta specifica del fascicolo, i dati e i documenti legati all'attività di qualsiasi impresa registrata o annotata nel registro delle imprese o di ogni soggetto economico registrato nel REA.

Questo accesso è soggetto a certe restrizioni e richiede il pagamento di diritti di segreteria.

Alimentazione del fascicolo

Il fascicolo viene arricchito, secondo le responsabilità attribuite, dallo Sportello Unico per le Attività Produttive (SUAP) e dai funzionari incaricati delle amministrazioni dello Stato, gli enti pubblici territoriali, gli altri enti pubblici non economici, gli organismi di diritto pubblico nonché dalle entità amministrative responsabili di condurre ispezioni.

Detti soggetti inviano alla camera di commercio, che ha giurisdizione territoriale, una copia digitale dei documenti che riguardano le operazioni d'impresa per essere inclusi nel fascicolo, seguendo la procedura apposita.

I documenti inviati vengono inseriti nel fascicolo in sequenza temporale e vengono automaticamente completati dal Registro Economico Amministrativo (REA) con tutte le informazioni e i documenti pertinenti alla gestione imprenditoriale.

Tempi della trasmissione

L'invio dei documenti attraverso sistemi digitali deve essere completato entro cinque giorni a partire da:

a) la data in cui il provvedimento è stato notificato al soggetto coinvolto o quando è entrato in vigore conformemente alle leggi applicabili;

b) per la Segnalazione Certificata di Inizio Attività (SCIA), dopo il termine di 60 giorni dal ricevimento della segnalazione (ridotto a 30 giorni per Scia in edilizia);

c) per i procedimenti in cui è previsto il silenzio assenso, al termine del periodo definito dall'articolo 20, comma 1, della legge n. 241/1990 o secondo altri termini di legge pertinenti;

d) per gli altri documenti, a partire dalla data in cui il SUAP ha ricevuto tali documenti.

Tassonomia

I documenti, trasmessi in duplicato informatico al fascicolo, sono classificati sulla base della tassonomia di cui all'allegato A al decreto 159/2024.