Sistema di controlli amministrativi sulle imprese: decreto in Gazzetta

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Approdato in Gazzetta Ufficiale il decreto legislativo che contiene norme per la ristrutturazione dei controlli amministrativi che le P.A. svolgono sulle imprese.

La pubblicazione è arrivata nella GU n. 167 del 18 luglio 2024. Il decreto legislativo n. 103 del 12 luglio 2024 entra in vigore il 2 agosto 2024.

Si tratta del testo adottato in attuazione della delega di cui all’art. 27 della legge 5 agosto 2022, n. 118 - Legge annuale per il mercato e la concorrenza 2021.

L’obiettivo è di adattare il sistema dei controlli alle realtà contemporanee e alle esigenze di un’economia sempre più dinamica e interconnessa.

Step per la semplificazione nei controlli delle imprese

Dopo l’approvazione del decreto sui controlli alle imprese, al fine di evitare inutili sovrapposizioni nelle verifiche, saranno effettuati i seguenti passi:

• entro 60 giorni dall'attivazione del decreto, da parte della Presidenza del Consiglio dei ministri, tramite il Dipartimento della funzione pubblica, verrà elaborato un modello unificato per catalogare i controlli esistenti. Questo schema servirà a censire e pubblicare sul web, entro i successivi 150 giorni, tutti i controlli che le amministrazioni hanno il compito di gestire;
• entro il 30 giugno 2025, le amministrazioni dovranno fare un bilancio dei controlli effettuati negli ultimi tre anni, considerando i risultati e la natura dei soggetti controllati. Questa analisi verrà inviata al Dipartimento per decidere se mantenere, modificare o rimuovere determinati controlli;
• a seguito di tale analisi, entro il 30 ottobre 2025, sarà stilato un report che sintetizza i risultati, identificando sovrapposizioni o duplicazioni. Questo documento verrà poi inviato alla Presidenza del Consiglio dei ministri e ai Ministeri competenti, proponendo possibili eliminazioni o modifiche ai controlli, come l'introduzione di verifiche periodiche o la sospensione temporanea di alcune di esse.

Livello di rischio basso

Per migliorare la gestione dei rischi nelle imprese e ridurre i controlli superflui, è stato introdotto un nuovo sistema volontario di valutazione del rischio. Questo sistema si concentra su specifiche aree di interesse:

a) protezione ambientale;

b) igiene e salute pubblica;

c) sicurezza pubblica;

d) tutela della fede pubblica;

e) sicurezza dei lavoratori.

Gli organismi di certificazione accreditati sono incaricati del rilascio dei report certificativi.

Questi documenti attestano che un'impresa opera a un livello di rischio considerato basso. Gli interessati possono richiedere il report per uno o più dei settori specificati.

ATTENZIONE: Nei confronti dei soggetti in possesso del Report di basso rischio, le amministrazioni programmano ed effettuano i controlli ordinari non più di una volta l’anno.

Una volta emesso, il report è inserito in un fascicolo informatico d’impresa gestito dall'Organismo unico di accreditamento. Questo facilita l'accesso alle informazioni e garantisce la trasparenza.

A seguito del rilascio del report, vengono programmati audit periodici per assicurarsi che l'impresa mantenga i requisiti per la bassa classificazione di rischio. Se l'impresa non soddisfa più questi criteri, il report viene revocato e l'Organismo di accreditamento ne viene informato.

Fascicolo informatico d’impresa

Il decreto legislativo n. 103 del 12 luglio 2024 - sui controlli alle imprese da parte della P.A. - prende in considerazione, al fine di garantire che le ispezioni siano condotte in modo efficiente, l'utilizzo di un sistema elettronico centralizzato, denominato "Fascicolo informatico di impresa”.

Le autorità che svolgono i controlli devono consultare questo fascicolo prima di procedere con nuove verifiche.

Il fascicolo contiene dettagli sui controlli passati e aiuta a evitare interventi ripetitivi. Se risultano mancanti le trascrizioni dei controlli, le aziende hanno il diritto di sollecitare l'amministrazione a depositare i verbali mancanti. Questi devono essere aggiunti entro cinque giorni dalla richiesta.

Il fine di accedere al fascicolo di impresa è quello di evitare di richiedere documentazione aggiuntiva o ridondante già in possesso o accessibile attraverso il sistema.

NOTA BENE: È fatto divieto alle autorità di chiedere documenti o informazioni già presenti nel fascicolo informatico. La violazione di questa regola comporta sanzioni.

Le aziende possono segnalare eventuali violazioni all’Agenzia per l'Italia digitale (AGID), che verificherà la segnalazione e, se confermata, la pubblicherà sul proprio sito web, proteggendo l'identità del denunciante e altri dati sensibili.

Gestione dei controlli

Le amministrazioni gestiscono i controlli e le ispezioni sulle attività economiche, come segue:

• i controlli sono pianificati in base alla gravità del rischio, con intervalli temporali adeguati:
• non è permesso effettuare più di una ispezione contemporaneamente su un unico operatore economico, a meno che non vi sia un accordo preventivo tra le amministrazioni per un'ispezione congiunta;
• se un controllo conferma che un'entità rispetta tutti gli obblighi e gli adempimenti richiesti, questa viene esonerata da ulteriori controlli per i successivi dieci mesi. Questo periodo di esonero viene registrato nel fascicolo informatico dell'impresa.

Violazioni minori ed errore scusabile

Delineato il sistema di gestione delle violazioni minori.

Salvo che il fatto costituisca reato, per le violazioni per le quali è prevista l’applicazione della sanzione amministrativa pecuniaria non superiore nel massimo a 5.000 euro, l’organo di controllo, nel caso in cui accerti, per la prima volta nell’arco di un quinquennio, l’esistenza di violazioni sanabili, diffida l’interessato a porre termine alla violazione.

L’ente ha 20 giorni per correggere la situazione e sanare le eventuali conseguenze dell'infrazione.

Se queste condizioni sono soddisfatte entro il termine, il procedimento punitivo viene interrotto per le specifiche inadempienze rettificate. È importante notare che questa procedura non si applica a violazioni che influenzano direttamente la sicurezza e la salute pubblica, o la sicurezza sul lavoro.

Qualora la diffida non venga rispettata nei tempi stabiliti, l'autorità procederà con azioni formali secondo quanto previsto dalla legislazione esistente. Durante il periodo della diffida, i termini per eventuali ulteriori azioni legali sono sospesi.

NOTA BENE: Non si attribuisce responsabilità all'entità controllata se la violazione è risultata da un errore di fatto non imputabile a colpa (errore scusabile).

Utilizzo dell’Intelligenza Artificiale

Per svolgere le funzioni di controllo, le Amministrazioni possono utilizzare soluzioni tecnologiche avanzate, incluso l'uso dell'intelligenza artificiale, in coerenza con il principio di proporzionalità al rischio secondo le regole tecniche finalizzate alla realizzazione degli obiettivi dell’Agenda digitale italiana.

Questa iniziativa è guidata dalle norme del decreto legislativo del 7 marzo 2005, n. 82, e si inserisce nel contesto delle risorse disponibili e delle linee guida dell'Agenda digitale italiana.

L'obiettivo è migliorare l'efficienza attraverso l'automazione, garantendo al contempo la sicurezza e l'interoperabilità dei sistemi informatici utilizzati per la gestione, lo scambio di dati e l'accesso ai servizi online.

FAQ

Ecco alcune FAQ per una migliore comprensione del decreto legislativo sulla riforma dei controlli amministrativi sulle imprese.

1. Cosa prevede il nuovo decreto sulla riforma dei controlli amministrativi?	Il decreto mira a semplificare e modernizzare i controlli che le pubbliche amministrazioni eseguono sulle imprese, escludendo i controlli fiscali e quelli antimafia.
2. Quali sono i principali obiettivi del decreto?	Adattare i controlli alle esigenze di un'economia dinamica e interconnessa, ridurre le sovrapposizioni e le duplicazioni nei controlli, e aumentare l'efficienza attraverso l'uso di tecnologie avanzate.
3. Quali le influenze su imprese a basso rischio?	Le imprese classificate a basso rischio, attraverso report certificativi, subiranno controlli ordinari non più di una volta all'anno, a meno di circostanze eccezionali.
4. Che cos'è il fascicolo informatico d'impresa?	È un registro elettronico centralizzato che contiene dettagli sui controlli passati delle imprese. Serve per evitare controlli ripetitivi e per migliorare la trasparenza.
5. Come si gestiscono le violazioni minori secondo il nuovo decreto?	Le violazioni minori possono essere risolte con una diffida che dà all'impresa fino a 20 giorni per correggere l'infrazione. Se corrette, queste violazioni non portano a sanzioni.
6. Qual è il ruolo dell'intelligenza artificiale nel nuovo sistema di controlli?	L'intelligenza artificiale sarà utilizzata per automatizzare e ottimizzare i processi di controllo, assicurando che siano proporzionati al rischio e in linea con l'Agenda digitale italiana.