ETIAS 2025: cosa devono sapere le aziende per gestire i lavoratori extra-UE

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L’introduzione del sistema ETIAS (European Travel Information and Authorization System), prevista per il 2025, rappresenta una svolta significativa nella gestione della sicurezza e della mobilità internazionale all'interno dell’Unione Europea.

Si tratta di un sistema di autorizzazione elettronica progettato per monitorare e regolare l’ingresso nell’area Schengen dei cittadini provenienti da Paesi terzi esenti dall’obbligo di visto.

L’obiettivo principale è rafforzare i controlli di sicurezza alle frontiere, prevenendo rischi legati all’immigrazione irregolare e alla criminalità transnazionale, senza compromettere la facilità di viaggio per coloro che non rappresentano minacce.

Di seguito approfondiamo i principali aspetti di ETIAS, offrendo una panoramica dettagliata su come funziona il sistema, quali saranno i suoi impatti sui lavoratori Extra-UE in Italia e come le aziende italiane possono prepararsi al meglio per questa transizione.

Cos’è ETIAS e perché è stato introdotto

Definizione di ETIAS

L’ETIAS (European Travel Information and Authorization System) è un sistema elettronico di autorizzazione ai viaggi, introdotto dall’Unione Europea per migliorare la sicurezza e il controllo dei flussi migratori nell’area Schengen, che entrerà in vigore nel 2025 e riguarderà i cittadini di Paesi terzi esenti dall’obbligo di visto, che dovranno ottenere un’autorizzazione preventiva prima di poter accedere ad uno degli Stati membri dello spazio Schengen.

L’ETIAS, spesso paragonato all’ESTA statunitense, non è un visto ma un sistema più snello concepito per semplificare i viaggi di breve durata, fino a 90 giorni, per motivi di turismo, affari, transito o visite personali.

Grazie a un processo completamente online, il sistema permetterà ai viaggiatori di ottenere rapidamente l’autorizzazione, collegando le proprie informazioni personali ai principali database di sicurezza dell’UE.

L’obiettivo è duplice: da un lato, garantire un ingresso sicuro e controllato per la maggioranza dei visitatori legittimi, dall’altro, prevenire eventuali rischi legati all’immigrazione irregolare, alla criminalità organizzata e al terrorismo.

Contesto legislativo

Il sistema ETIAS è stato istituito dal Regolamento (UE) 2018/1240, adottato dal Parlamento Europeo e dal Consiglio il 12 settembre 2018, e pubblicato nella Gazzetta Ufficiale dell’Unione Europea il 9 ottobre 2018.

La normativa è all’interno di un più ampio progetto di gestione integrata delle frontiere esterne dell’UE, delineato nel comunicato della Commissione Europea del 2016 intitolato “Sistemi d’informazione più solidi e intelligenti per le frontiere e la sicurezza”.

L’introduzione di ETIAS si inserisce nel contesto dell’Agenda Europea sulla sicurezza e dell’Agenda Europea sull’immigrazione, programmi strategici che mirano a rafforzare le politiche europee di gestione delle frontiere con particolare attenzione alla prevenzione della criminalità transfrontaliera e del terrorismo, oltre che a garantire un controllo più efficace dei flussi migratori.

Uno dei motivi principali per cui è stato implementato il sistema ETIAS è proprio la crescente necessità di bilanciare la sicurezza alle frontiere con la facilità di spostamento per i viaggiatori legittimi. L’aumento del numero di viaggiatori esenti da visto infatti, unito alla crescente minaccia della criminalità organizzata e del terrorismo, ha evidenziato l’esigenza di un sistema in grado di monitorare e valutare preventivamente i rischi associati a ciascun ingresso.

ETIAS consentirà dunque di effettuare controlli automatizzati sulle informazioni dei richiedenti, confrontandole con i database europei (come SIS, VIS, Europol, Interpol, Eurodac, e altri), e di identificare potenziali minacce in modo rapido ed efficace.

L’implementazione di ETIAS riflette quindi la volontà dell’Unione Europea di adottare tecnologie avanzate per garantire un controllo più efficiente delle proprie frontiere: anche se non sarà operativo prima del 2025, la normativa prevede un periodo di adattamento per permettere a viaggiatori e imprese di familiarizzare con il sistema e di risolvere eventuali problematiche tecniche prima dell’obbligatorietà.

Impatto di ETIAS sui lavoratori extra-UE in Italia

Settori coinvolti

L’introduzione del sistema ETIAS avrà un impatto significativo su molti settori dell’economia italiana che dipendono in larga misura dalla forza lavoro proveniente da Paesi Extra-UE.

Tra i settori maggiormente interessati spiccano l’agricoltura, l’edilizia, l’assistenza familiare e l’industria manifatturiera, ambiti che rappresentano una parte essenziale dell’economia italiana e, allo stesso tempo, si basano spesso su una manodopera qualificata e non qualificata proveniente in gran parte da Paesi terzi.

Nel settore agricolo, ad esempio, i lavoratori Extra-UE svolgono un ruolo importantissimo soprattutto durante le stagioni di raccolta: si tratta di un settore che richiede infatti una forza lavoro costante e intensiva per garantire la produzione alimentare, e ogni rallentamento o ostacolo amministrativo potrebbe compromettere l’efficienza della filiera.

Analogamente, nell’edilizia, i lavoratori stranieri rappresentano una parte considerevole della manodopera disponibile, contribuendo a soddisfare la domanda di costruzioni e infrastrutture spesso in tempi stretti.

Stesso discorso vale per l’assistenza familiare, settore chiave in cui l’impiego di lavoratori Extra-UE è fondamentale.

Anche l’industria manifatturiera, che richiede competenze specifiche e un impegno costante, dipende da questa forza lavoro per mantenere la competitività sui mercati internazionali.

L’impatto di ETIAS su questi settori sarà dunque particolarmente rilevante, poiché introdurrà nuove procedure per i lavoratori che viaggiano frequentemente tra i loro Paesi di origine e l’Italia.

Mobilità internazionale e nuove sfide

La mobilità internazionale è un elemento essenziale per i lavoratori Extra-UE che operano in Italia.

L’introduzione del sistema ETIAS, se da un lato mira a migliorare la sicurezza e la gestione dei flussi migratori, dall’altro rappresenta una sfida per i lavoratori transfrontalieri e per le aziende che li impiegano.

Uno degli ostacoli principali riguarda i tempi di elaborazione delle richieste di autorizzazione: sebbene infatti il sistema ETIAS sia progettato per essere rapido e automatizzato, la richiesta deve essere presentata con un anticipo minimo di 96 ore rispetto al viaggio.

Questo requisito potrebbe complicare la gestione delle trasferte urgenti, comuni in molti settori produttivi, senza contare che situazioni impreviste, quali ad esempio la scadenza del passaporto, potrebbero invalidare l’autorizzazione già concessa costringendo i lavoratori a rinnovare la domanda e a ritardare i propri spostamenti.

Per le aziende, ETIAS introduce dunque la necessità di una pianificazione più rigorosa delle trasferte e di un monitoraggio continuo delle autorizzazioni dei propri dipendenti.

Le imprese dovranno adattare i propri processi interni, adottando strumenti digitali per tracciare le scadenze e assicurarsi che tutti i lavoratori siano in regola con i nuovi requisiti, cosa che senz’altro rappresenta un ulteriore costo operativo soprattutto per le piccole e medie imprese, che potrebbero avere meno risorse da dedicare alla gestione della mobilità internazionale.

Nonostante queste sfide, ETIAS offre anche opportunità per una gestione più strutturata e sicura dei flussi migratori: le aziende italiane potranno beneficiare di un sistema che riduce i rischi associati all’ingresso di individui non autorizzati, contribuendo a creare un ambiente lavorativo più stabile e protetto.

Come funziona il sistema ETIAS

Procedura di richiesta

La richiesta si effettua online, attraverso un portale web dedicato o un’applicazione per dispositivi mobili, e richiede pochi passaggi intuitivi.

I richiedenti devono compilare un modulo che include informazioni personali quali nome completo, data e luogo di nascita, nazionalità, e contatti.

E' inoltre necessario fornire i dettagli del passaporto, compreso il numero del documento, la data di rilascio e la scadenza.

Oltre a queste informazioni di base, il modulo prevede una serie di domande relative alla salute, alla sicurezza e alla storia di viaggio del richiedente, tra cui eventuali precedenti penali, soggiorni prolungati o respingimenti in altri Paesi.

Una volta compilato il modulo, il richiedente deve assicurarsi che tutti i dati siano corretti, poiché eventuali discrepanze potrebbero portare al rifiuto dell’autorizzazione.

NOTA BENE: è importante presentare la richiesta con almeno 96 ore di anticipo rispetto alla data prevista per il viaggio, così da evitare ritardi o problematiche tecniche.

La documentazione necessaria è minima: il passaporto biometrico in corso di validità è il principale requisito. Una volta inserite le informazioni, il sistema verifica automaticamente i dati e li confronta con i principali database di sicurezza europei per valutare il profilo del richiedente.

Costi e validità dell’autorizzazione

L’autorizzazione ETIAS è accessibile e conveniente, con un costo unico di 7 euro per i richiedenti di età compresa tra i 18 e i 70 anni.

Per i minori e gli over 70, l’autorizzazione è gratuita, garantendo così una maggiore inclusività del sistema.

Una volta concessa, l’autorizzazione ETIAS ha una validità di tre anni, a meno che il passaporto del richiedente scada prima: in tal caso, l’autorizzazione si annulla automaticamente e sarà necessario richiederne una nuova con il passaporto aggiornato.

Durante il periodo di validità, l’ETIAS consente soggiorni di breve durata fino a 90 giorni complessivi in un periodo di 180 giorni, indipendentemente dal motivo del viaggio, che sia turismo, affari o transito.

Banche dati e controlli di sicurezza

Uno degli elementi distintivi del sistema ETIAS è l’integrazione con le principali banche dati di sicurezza dell’Unione Europea.

Quando un richiedente presenta la domanda, il sistema verifica infatti automaticamente le informazioni fornite confrontandole con database come il SIS (Sistema d’Informazione Schengen), il VIS (Sistema d’Informazione sui Visti), il database dell’Europol, quello dell’Interpol, e altri sistemi come Eurodac, ECRIS, e EES.

Questi controlli automatizzati permettono di individuare rapidamente eventuali discrepanze o segnali di rischio legati alla sicurezza, alla migrazione irregolare o alla salute pubblica.

Se il sistema rileva potenziali problematiche, la domanda viene sottoposta a ulteriori controlli manuali da parte delle autorità competenti, che possono prolungare i tempi di risposta fino a 30 giorni.

Tuttavia, per la maggior parte delle richieste, l’autorizzazione viene concessa in pochi minuti, rendendo il processo estremamente rapido ed efficiente.

Un ulteriore aspetto di sicurezza riguarda la gestione dei dati personali.

Le informazioni raccolte attraverso ETIAS sono trattate in conformità con i rigidi standard dell’Unione Europea sulla protezione dei dati personali, garantendo che siano utilizzate esclusivamente per gli scopi previsti dal sistema.

Vantaggi e criticità

Vantaggi del sistema

L’introduzione di ETIAS offre diversi vantaggi che possono avere un impatto positivo sulle aziende e sulla società in generale. Uno dei principali benefici è il miglioramento della sicurezza alle frontiere, grazie a un controllo più rigoroso sui viaggiatori provenienti da Paesi terzi.

Questo sistema consente di individuare e prevenire potenziali minacce legate al terrorismo, alla criminalità organizzata e all’immigrazione irregolare.

Inoltre, ETIAS fornisce un maggiore controllo sull’immigrazione irregolare, contribuendo a garantire una gestione più efficiente dei flussi migratori. Per le imprese, ciò si traduce in un contesto lavorativo più stabile e regolamentato, con una riduzione del rischio di assumere personale privo dei requisiti legali necessari.

Criticità per aziende e lavoratori

Nonostante i suoi benefici, ETIAS presenta anche alcune criticità.

Una delle principali è la complessità nella gestione delle autorizzazioni, soprattutto per le aziende che impiegano un numero elevato di lavoratori Extra-UE. Il monitoraggio delle scadenze e l’elaborazione delle nuove richieste potrebbero richiedere risorse aggiuntive e un maggiore impegno amministrativo.

L’impatto economico e logistico sulle imprese non è da sottovalutare. Oltre ai costi diretti associati alle autorizzazioni (anche se contenuti), le aziende dovranno investire in strumenti e formazione per garantire la conformità alle nuove normative. Questo potrebbe rappresentare una sfida significativa, soprattutto per le piccole e medie imprese che dispongono di risorse limitate.

FAQ

Cos’è ETIAS e quando sarà obbligatorio?

ETIAS (European Travel Information and Authorization System) è un sistema elettronico di autorizzazione ai viaggi per i cittadini di Paesi terzi esenti da visto che vogliono accedere all’area Schengen. Sarà obbligatorio a partire dal 2025.

Chi deve richiedere ETIAS?

Devono richiedere ETIAS i cittadini di Paesi terzi esenti da visto che desiderano entrare nello spazio Schengen per soggiorni brevi, fino a 90 giorni, per turismo, affari, transito o visite personali.

Quanto tempo prima del viaggio bisogna richiedere ETIAS?

La richiesta deve essere presentata almeno 96 ore prima del viaggio. Tuttavia, è consigliabile inoltrare la domanda con maggiore anticipo per evitare ritardi in caso di ulteriori verifiche.

Quanto costa l’autorizzazione ETIAS?

L’autorizzazione ha un costo di 7 euro per i richiedenti di età compresa tra i 18 e i 70 anni. Per i minori e gli over 70 è gratuita.

Qual è la validità di ETIAS?

L’autorizzazione ETIAS è valida per tre anni o fino alla scadenza del passaporto, se quest’ultima si verifica prima.

Cosa succede se il passaporto scade prima della validità di ETIAS?

In caso di scadenza del passaporto, l’autorizzazione ETIAS diventa automaticamente non valida. Sarà necessario richiedere una nuova autorizzazione con il passaporto aggiornato.

ETIAS sostituisce il visto?

No, ETIAS non è un visto. È un’autorizzazione elettronica più semplice e veloce, destinata ai cittadini di Paesi esenti da visto per soggiorni brevi nell’area Schengen.

Quali informazioni sono richieste per la domanda ETIAS?

La domanda richiede:

• Informazioni personali (nome, data di nascita, nazionalità, contatti).

• Dettagli del passaporto (numero, data di rilascio e scadenza).

• Risposte a domande di sicurezza e sui precedenti penali o storici di viaggio.

Come viene gestita la sicurezza dei dati personali?

ETIAS è conforme agli standard europei sulla protezione dei dati. Le informazioni raccolte sono utilizzate esclusivamente per la valutazione e l’approvazione dell’autorizzazione.

Quanto tempo ci vuole per ottenere ETIAS?

La maggior parte delle richieste viene elaborata entro pochi minuti. Tuttavia, in caso di controlli aggiuntivi, il processo potrebbe richiedere fino a 30 giorni.

I lavoratori Extra-UE devono richiedere ETIAS per ogni viaggio?

No, l’autorizzazione è valida per più viaggi all’interno del periodo di validità, purché il soggiorno complessivo non superi i 90 giorni in un periodo di 180 giorni.

Cosa succede se una richiesta ETIAS viene respinta?

Se la richiesta viene respinta, il richiedente riceverà una notifica con i motivi del rifiuto. Potrà presentare ricorso o correggere eventuali errori nella domanda e ripresentarla.

Le trasferte urgenti sono compatibili con ETIAS?

Le trasferte urgenti possono rappresentare una sfida, poiché l’autorizzazione deve essere ottenuta almeno 96 ore prima del viaggio. Per evitare problemi, è consigliabile che i lavoratori con frequenti trasferte mantengano sempre un’autorizzazione valida.