Whistleblowing e Modelli 231, i suggerimenti dei commercialisti

La nuova disciplina nazionale in materia di Whistleblowing ha aperto una serie di problemi applicativi, ai quali il Consiglio nazionale dei dottori commercialisti ed esperti contabili ha cercato di dare una soluzione con la pubblicazione del documento: “Nuova disciplina del whistleblowing e impatto sul dlgs 231/2001”.

Il documento, rivolto prevalentemente al settore privato, illustra le novità del Decreto legislativo n. 24 del 10 marzo 2023, che in attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937, ha abrogato completamente la precedente disciplina e racchiuso in un unico testo un sistema di regole destinate al settore pubblico e al settore privato.

Per un approfondimento del tema si rinvia alla lettura del post: “Whistleblowing: cosa cambia con l'attuazione della direttiva UE”.

Lo stesso Cndcec, prima di pubblicare il documento in esame, aveva offerto alla categoria professionale una sintesi delle novità di loro interesse con l’Informativa n. 94/2023, per la quale si invita a leggere il post: “Whistleblowing, le novità per gli Ordini professionali riepilogate dal Cndcec”.

La nuova disciplina, tra obblighi e tutele, prevede l’istituzione e la regolamentazione di apposite procedure di segnalazione (canali interni, esterni e divulgazione pubblica), garantendo la riservatezza e stabilendo uno specifico regime applicabile in caso di ritorsioni.

Con il nuovo approfondimento del mese di ottobre 2023, si vogliono esaminare in modo particolare gli effetti della nuova disciplina:

• sui modelli organizzativi;
• sulle modalità di segnalazione degli illeciti;
• sulla loro gestione;
• nonché sul ruolo dell’Organismo di Vigilanza e sull’opportunità che a quest’ultimo sia attribuita la funzione di gestore delle segnalazioni.

Inoltre, in attesa che le best practices e la giurisprudenza possano fornire nuovi elementi al fine di collocare adeguatamente anche questo tassello della nuova cultura d’impresa nell’ambito del sistema dei controlli interni e della gestione dei rischi, i commercialisti, con il lavoro in oggetto, hanno voluto fornire una prima analisi degli impatti della nuova disciplina whistleblowing sull’organizzazione delle aziende.

Decreto Whistleblowing, le novità per l’ordinamento interno

In attuazione della Direttiva UE 2019/1937, il Decreto legislativo n. 24/2023:

1. individua l’ambito oggettivo e soggettivo di applicazione, nonché le definizioni rilevanti;
2. reca norme in materia di segnalazioni interne, esterne e di divulgazioni pubbliche, fissando al contempo puntuali obblighi di riservatezza;
3. predispone strumenti per la tutela dei segnalanti, fissando le condizioni per l’applicazione delle misure di protezione e prevedendo presidi a fronte di eventuali ritorsioni, misure di sostegno e ipotesi di limitazioni della responsabilità.

Dal punto di vista oggettivo, la norma riguarda le “violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui siano venute a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato”.

Ne restano fuori invece:

• le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o di impiego pubblico, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro o di impiego pubblico con le figure gerarchicamente sovraordinate;
• le segnalazioni di violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell’Unione europea o nazionali;
• le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell’Unione europea.

Anche l’ambito soggettivo della norma si è ampliato, andando, ora, a ricomprendere non solo le società e gli enti che avevano adottato modelli di organizzazione e gestione in base al DLgs. 231/2001, ma anche le società e gli enti “in controllo pubblico” tenuti all’applicazione della disciplina anticorruzione, oltre che i soggetti pubblici (di diritto pubblico e i concessionari di pubblico servizio) e i soggetti privati.

Circoscritto l’ambito soggettivo e oggettivo di applicazione della norma, il documento del Cndcec si è, poi, soffermato sulle modalità di segnalazione e sulla predisposizione di strumenti per la tutela del segnalante, avendo riguardo prevalentemente ai soggetti del settore privato, al fine di esaminare in modo specifico l’impatto delle nuove disposizioni sul “sistema 231".

Riguardo ai soggetti del settore privato interessati dalla normativa, viene riproposta la seguente tabella:

Whistleblowing, attivazione dei canali di segnalazione

Il DLgs. 24/2023, all’articolo 4, comma 1, dispone che i soggetti del settore pubblico e quelli del settore privato, sentite le rappresentanze o le organizzazioni sindacali, sono chiamati ad attivare propri canali di segnalazione.

I modelli di organizzazione e di gestione devono inoltre prevedere i canali di segnalazione interna.

NOTA BENE: I canali di segnalazione interna devono essere predisposti e attivati, anche dai soggetti del settore privato.

Il canale di segnalazione interna

La loro predisposizione è imposta a tutela della riservatezza dell’identità del segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, che può essere effettuata sia in forma scritta che in forma orale.

ATTENZIONE: la gestione della segnalazione è affidata ad una persona o ad un ufficio interno autonomo dedicato e con personale specificamente formato o, in alternativa, ad un soggetto esterno.

Si legge nel documento Cndcec che “nel caso di ente dotato di Modello 231, inoltre, è richiesta la predisposizione di tale canale di segnalazione”.

Con riferimento alla gestione delle segnalazioni interne, la normativa dispone che:

1. dopo l’inoltro della segnalazione ed entro sette giorni dalla sua ricezione, l’ente è tenuto a rilasciare un avviso di ricevimento al whistleblower;
2. il soggetto al quale è affidata la gestione del canale deve mantenere le interlocuzioni con il whistleblower, dando diligente seguito alla segnalazione e fornendo riscontro a quest’ultimo entro tre mesi dalla data di ricezione della stessa.

Le Linee Guida dell’ANAC sottolineano che, ai fini dell’istituzione del canale interno, è importante l’adozione di un apposito atto organizzativo che definisca le procedure per il ricevimento e la gestione delle segnalazioni.

Inoltre, sempre secondo l’ANAC, i canali interni devono fondarsi su strumenti informatici adeguati e debbono garantire la riservatezza – anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia – dei soggetti coinvolti.

Infine, è da ricordare che il Decreto ha provveduto ad ampliare i canali a disposizione dei segnalanti, tramite la previsione di un c.d. canale di segnalazione esterna, predisposto e gestito dall’ANAC.

NOTA BENE: Si tratta di un elemento di grande novità che consente di effettuare le segnalazioni in forma scritta, tramite apposita piattaforma informatica o in forma orale, mediante linee telefoniche o strumenti di messaggistica vocale. Su richiesta del whistleblower, è prevista, altresì, la possibilità di effettuare la segnalazione mediante un incontro diretto.

Whistleblowing e modelli 231, specificazioni

La formulazione poco felice della norma potrebbe generare dei dubbi circa la coesistenza dei canali di Whistleblowing con i modelli 231.

Si potrebbe infatti pensare che la norma lasci intendere che, all’interno dei soggetti del settore privato, debba essere istituito un doppio canale, uno per le segnalazioni relative al whistleblowing e uno per quelle previste dal d.lgs. 231/2001.

Tuttavia, le modifiche apportate dal d.lgs. 24/2023 al comma 2-bis dell’art. 6 del d.lgs. 231/2001 sembrano riportare in equilibrio il sistema, in quanto il nuovo testo recita: “I modelli di cui al comma 1, lettera a), prevedono, ai sensi del decreto legislativo attuativo della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019, i canali di segnalazione interna, il divieto di ritorsione e il sistema disciplinare, adottato ai sensi del comma 2, lettera e)»13".

Pertanto, alla luce delle nuove disposizioni, si ritiene che i soggetti del settore privato:

1. se hanno adottato un Modello 231, istituiscono un solo canale di segnalazione conforme all’art. 6, co. 2-bis, d.lgs. 231/2001;
2. se non hanno adottato un Modello 231, attivano il canale di segnalazione ai sensi del d.lgs. 24/2023.

In questo senso anche le indicazioni fornite dall’ANAC che, al riguardo, prevedono la definizione dei canali all’interno del Modello 231 o con atto organizzativo cui il Modello 231 rinvia, sentite le rappresentanze o le organizzazioni sindacali.

Inoltre, si specifica che l’adozione della procedura di Whistleblowing deve essere formalmente comunicata ai dipendenti.

Le informazioni sull’utilizzo del canale interno e di quello esterno devono essere rese accessibili anche alle altre persone legittimate a presentare segnalazioni, ad esempio mediante affissione in bacheca, pubblicazione in una sezione apposita del sito web della società/ente, ecc..

Infine, l’adeguamento del Modello 231 e della procedura è oggetto di attività formative specifiche.

Interlocuzione con i sindacati dei lavoratori

Nel Documento Cndcec, assodato che i canali di segnalazione interna devono essere predisposti e attivati, anche dai soggetti del settore privato, “sentite le rappresentanze o le organizzazioni sindacali”, si suggerisce di comunicare formalmente, anche a mezzo Pec, alle associazioni sindacali la notizia dell'attivazione del canale interno per la trasmissione e gestione delle segnalazioni in materia di whistleblowing, allegando il regolamento interno/procedura da adottare e indicando un termine entro il quale i rappresentanti delle associazioni possono richiedere eventuali chiarimenti o incontri.

Decorso tale termine, si può procedere all'approvazione del regolamento/procedura riguardante l'attivazione del canale.

Nel Documento si trova un fac simile della comunicazione ai sindacati.

Riguardo alla tempistica, si ricorda, infine, che l’obbligo di istituire i canali per la segnalazione interna:

• è già in vigore dal 15 luglio 2023 per i soggetti privati che hanno impiegato, nell’ultimo anno, una media di lavoratori subordinati, con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato, superiore a 249;
• entra in vigore il 17 dicembre 2023 per i soggetti del settore privato che hanno impiegato, nell’ultimo anno, una media di lavoratori subordinati, con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato, da 50 a 249.