Smart working: attenzione a scadenze e nuove procedure

Anche il 2023 si preannuncia carico di novità per i datori di lavoro che, relativamente allo smart working, arrivano dalla legge di Bilancio 2023, ma non solo. Cosa cambia dal 1° gennaio 2023 per lo smart working? Facciamo il punto.

Smart working: lavoratori agevolati

Dal 1° gennaio 2023 si restringe considerevolmente la platea dei lavoratori per i quali i datori di lavoro sono tenuti ad assicurare lo svolgimento della prestazione lavorativa in modalità agile.

Salvo improbabili modifiche al Senato, la legge di Bilancio 2023 prevede infatti l'obbligo, fino al 31 marzo 2023, per i datori di lavoro, pubblici e privati, di assicurare lo svolgimento della prestazione lavorativa in modalità agile ai lavoratori dipendenti affetti dalle patologie e nelle condizioni di cui al D.M. 4 febbraio 2022, anche attraverso l'adibizione a diversa mansione compresa nella medesima categoria o area di inquadramento, come definite dai contratti collettivi di lavoro vigenti.

Il legislatore specifica che non vi deve essere alcuna decurtazione della retribuzione in godimento e che resta ferma l'applicazione delle disposizioni dei relativi contratti collettivi nazionali di lavoro, ove più favorevoli.

NOVITÀ: A differenza di quanto stabilito fino al 31 dicembre 2022 (periodo per il quale il legislatore ha previsto la possibilità di svolgere, in alternativa, specifiche attività di formazione professionale anche da remoto), la norma della legge di Bilancio 2023 non contempla il caso di impossibilità di svolgimento del lavoro in modalità agile.

Smart working: accordo individuale e comunicazione

Dal 1° gennaio 2023 scatta inoltre l'obbligo per tutti i datori di lavoro di stipulare in forma scritta l'accordo individuale con il lavoratore e di conservarlo (ma non di trasmetterlo al Ministero del lavoro) per un periodo di 5 anni dalla sottoscrizione.

Inoltre, sempre dal 1° gennaio 2023, non è più operativa la procedura semplificata emergenziale per i lavoratori del settore privato, di cui all'art. 90, commi 3 e 4, del decreto Rilancio (D.L. 19 maggio 2020, n. 34, convertito con modificazioni in L. 17 luglio 2020, n. 77, come prorogato dall'art. 25 bis del decreto Aiuti bis).

L'unica modalità consentita per l'assolvimento degli obblighi informativi (art. 23, primo comma, della Legge n. 81/2017) è quella ordinaria stabilita dal decreto ministeriale n. 149 del 22 agosto 2022 che prevede che il datore di lavoro comunichi, in via telematica, al Ministero del lavoro i nominativi dei lavoratori e la data di inizio e di cessazione delle prestazioni di lavoro in modalità agile utilizzando il modello allegato al predetto decreto ministeriale.

La comunicazione può essere resa in modalità individuale o massiva.

Per l'inoltro massivo delle comunicazioni di lavoro agile, ai datori di lavoro è offerta la possibilità di scegliere tra il ricorso ai servizi telematici API REST di invio delle comunicazioni con preventiva richiesta di contatto tramite un form disponibile nell'URP online del Ministero del Lavoro ovvero, dal 15 dicembre 2022, la compilazione di un file Excel secondo i format resi disponibili dal Ministero del lavoro (LA-Annullamento-1.0.xlsx, LA-InizioPeriodo-1.0.xlsx, LA-Modifica-1.0.xlsx, LA-Recesso-1.0.xlsx), da trasmettere mediante applicativo informatico.

Con una FAQ del 23 dicembre 2022, il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali ha chiarito che la comunicazione di smart working va inviata secondo i seguenti termini.

Datori di lavoro privati

Entro 5 giorni successivi dall'inizio della prestazione in modalità agile per le comunicazioni di inizio periodo della prestazione in modalità agile o dall'ultimo giorno comunicato prima dell'estensione del periodo per le comunicazioni di proroga.

ESEMPIO DEL MINISTERO DEL LAVORO

Datori di lavoro pubblici e agenzie di somministrazione

Entro il giorno 20 del mese successivo all'inizio della prestazione di lavoro in smart working o nel caso di proroga, dell'ultimo giorno del periodo comunicato prima dell'estensione del periodo.

I datori di lavoro che non adempiono nei tempi indicati rischiano una sanzione amministrativa pecuniaria da 100 a 500 euro per ogni lavoratore interessato.

Smart working: cosa fare entro il 1° gennaio 2023

In fase di prima applicazione, la comunicazione secondo la procedura ordinaria (per gli accordi individuali stipulati, modificati o prorogati a decorrere dal 1° settembre 2022, D.M. n. 149 del 22 agosto 2022) va effettuata entro il 1° gennaio 2023, salvo proroghe dell'ultima ora (Ministero del lavoro, comunicato stampa 24 novembre 2022).

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