Processo telematico: nuove regole in vigore, le guide di ministero e FIIF

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Il 30 settembre 2024 entrano in vigore nuove specifiche tecniche per il processo telematico sia civile che penale.

Le nuove regole del processo telematico (PT) - si rammenta - sono contenute nel provvedimento del 2 agosto 2024 (pubblicato sul Portale dei servizi telematici (PST) il 7 agosto 2024), a firma del Dipartimento per l’innovazione tecnologica - Direzione generale per i sistemi informativi automatizzati (DGSIA) del ministero della Giustizia.

In vista del debutto delle nuove specifiche tecniche, ministero della Giustizia e Fondazione italiana per l'innovazione forense (FIIF) del Consiglio Nazionale Forense (CNF) hanno diffuso dei rispettivi vademecum in cui illustrano le novità introdotte.

PT: Le indicazioni del ministero della Giustizia

Il ministero della Giustizia - Direzione generale per i sistemi informativi automatizzati (DGSIA) ha inviato una nota circolare al Primo Presidente e al Procuratore generale della Corte di cassazione, al Procuratore nazionale della Procura nazionale antimafia e antiterrorismo e ai presidenti e procuratori generali delle Corti di appello del territorio, datata 6 settembre 2024.

Nella nota, il ministero si occupa del richiamato aggiornamento delle specifiche tecniche, adottate in conformità all’art. 34 del D.M. 21 febbraio 2011, n. 44, e alle modifiche successive.

Le nuove specifiche tecniche - viene ricordato nel documento - diverranno efficaci a partire dal 30 settembre 2024: fino a tale data, continueranno a essere applicate le specifiche precedenti, adottate con provvedimento del Direttore generale DGSIA del 16 aprile 2014 e più volte modificato nel corso degli anni.

Principali novità introdotte

Lo scritto del ministero, a seguire, è dedicato alle principali novità introdotte e che riguardano:

• Registro Generale degli Indirizzi Elettronici (RE.G.IND.E.): L'art. 7 del provvedimento introduce nuove regole per il Registro degli indirizzi elettronici (RE.G.IND.E.), superando i precedenti divieti di inserimento di PEC già presenti in altri registri. L’art. 10 consente per la prima volta l’iscrizione nel RE.G.IND.E. dei domicili digitali di enti privati, permettendo l’accesso ai fascicoli telematici per soggetti esterni qualificati come ausiliari del giudice o collaboratori dell'autorità giudiziaria e consentendo a enti privati e associazioni di consumatori di assistere nei procedimenti, inclusi quelli del Giudice di pace.
• Portale dei Depositi Telematici (PDT): Il PDT viene ora codificato nell’art. 7-bis e consente agli avvocati di depositare da remoto oltre 128 atti difensivi, inclusi allegati multimediali, presso tutti gli uffici giudiziari italiani.
• Portale delle Notizie di Reato (PNR): Viene disciplinato dal comma 2 dell’art. 7-bis e consente ai pubblici ufficiali e agli incaricati di pubblico servizio di depositare oltre 120 atti investigativi da remoto, con la possibilità di includere allegati multimediali.
• Tipologia di documenti digitali: Sono ampliate le tipologie di file che possono essere depositati nel fascicolo telematico, includendo formati multimediali come immagini, audio, video e formati specifici come DICOM, utilizzati per la diagnostica per immagini. Sono inclusi, nel dettaglio, formati audio, video e immagini come mpeg, avi, mp3, jpeg e Dicom, oltre a file compressi (.zip, .rar), formati precedentemente accettati solo su supporti fisici.
• Dimensioni dei documenti digitali: Si incrementa il limite di dimensione per gli atti processuali da 30 a 60 megabyte sia nei procedimenti civili che penali.
• Accettazione automatica dei depositi: E' introdotto un sistema di accettazione automatica degli atti depositati, salvo anomalie che richiedono l'intervento degli operatori di cancelleria. Le anomalie sono classificate come WARN (non bloccante), ERROR (bloccante) e FATAL (bloccante e non gestibile).
• Pagamenti Telematici: Il sistema dei pagamenti telematici viene aggiornato tramite l'integrazione con il sistema “PagoPA”, semplificando notevolmente le modalità di pagamento per i soggetti abilitati.

I Vademecum della Fondazione italiana per l'innovazione forense del CNF

Le novità, specificamente riferite al Processo civile telematico (PCT) e al Processo penale telematico (PPT) sono illustrate anche dalla Fondazione italiana per l'innovazione forense del CNF, in due rispettivi documenti, diffusi il 25 settembre 2024.

Nei due vademecum viene evidenziato che il Provvedimento del 2 agosto 2024 ha effettuato un riordino generale delle regole, che prevede l'eliminazione delle numerazioni “bis” e “ter” delle norme e l'assegnazione di una numerazione consecutiva univoca agli articoli. Ad esempio, le norme sulle notifiche telematiche degli avvocati e sulle attestazioni di conformità, precedentemente numerate come 19-bis e 19-ter, sono ora trasposte negli articoli 26 e 27.

Processo penale telematico

Nel vademecum sul PPT, in particolare, viene sottolineato che le principali modifiche introdotte riguardano tre aspetti:

• l'aumento delle dimensioni massime delle buste telematiche;
• l'espansione dei formati documentali ammessi per il deposito telematico;
• l'introduzione dell'accettazione automatica di alcuni depositi.

Ampliamento delle dimensioni dei depositi telematici

La dimensione massima consentita per ciascun deposito, come visto, è stata aumentata a 600 MB complessivi, con un massimo di 60 MB per singolo file. La novità, per il FIIF, rappresenta un incremento significativo rispetto ai limiti precedenti di 500 MB per l’intero deposito e 50 MB per singolo file.

Nuovi formati documentali ammessi

Per quanto riguarda i nuovi formati documentali ammessi, viene evidenziato che una delle novità introdotte è l’inclusione del formato PDF/A, progettato per l'archiviazione a lungo termine dei documenti digitali.

Rispetto al tradizionale PDF, il PDF/A è uno standard internazionale (ISO 19005) che garantisce la riproducibilità esatta del documento nel tempo, senza dipendere da risorse esterne.

Tra le sue caratteristiche principali:

• incorpora tutti gli elementi necessari (font, immagini, grafica) direttamente nel file, evitando incompatibilità future;
• non consente l'uso di elementi dinamici o interattivi come link esterni, audio e video; vieta crittografia e firme digitali per garantire accessibilità costante;
• definisce esplicitamente i colori utilizzando profili standardizzati per una visualizzazione uniforme;
• favorisce l’indicizzazione e la ricercabilità, aspetti essenziali per la conservazione legale dei documenti.

Accettazione automatica dei depositi

I depositi telematici inviati dagli avvocati saranno automaticamente accettati dai sistemi ministeriali se i dati inseriti corrispondono a quelli del registro del procedimento penale, eliminando la necessità di intervento manuale della cancelleria.

In caso di discrepanze, il personale amministrativo effettuerà le verifiche necessarie.

In caso di corrispondenza positiva, il deposito sarà acquisito nel fascicolo informatico e l’avvocato riceverà notifica dell'accettazione.

Se i controlli falliscono, il personale amministrativo dovrà verificare manualmente e decidere se accettare o rifiutare il deposito.

I depositi che richiedono “conferma ricezione”, come quelli verso corti d’appello, procure generali, tribunali della libertà, GIP e giudici di pace circondariali, non saranno accettati automaticamente e seguiranno le procedure attuali.

Processo civile telematico

Nel vademecum relativo al PCT, il FIIF richiama le principali novità introdotte dal provvedimento fornendo alcune precisazioni.

In primo luogo, sull'ampliamento delle dimensioni dei depositi telematici viene evidenziato come con nota del 16 settembre 2024, il Direttore Generale abbia rettificato l'art. 17, comma 4, precisando che il limite di 60 MB riguarda il file cifrato (Atto.enc) e non la busta telematica.

Con l'avviso di rettifica in oggetto viene ossia chiarito che, durante un deposito telematico, l’avvocato deve assicurarsi che il file cifrato “Atto.enc” abbia un peso massimo di 60 MB; se supera questo limite, dovrà utilizzare depositi multipli complementari.

Atti soggetti ad accettazione automatica e non soggetti

Nel documento, viene quindi sottolineato che l’accettazione automatica dei depositi introduce nel PCT - per quanto limitata solo ad alcune tipologie di atti - rappresenta una funzionalità che è già da tempo in essere nel processo amministrativo telematico, vale a dire l’ingresso nel fascicolo telematico di atti senza che sia necessaria attività alcuna da parte del cancelliere.

E' quindi illustrato, nel dettaglio, l’elenco di atti che seguiranno il predetto meccanismo.

Tra questi, rientrano atti processuali, come memorie e istanze specifiche, che  potranno essere accettati automaticamente senza intervento della cancelleria. Questa funzionalità migliora l’efficienza del sistema, riducendo i tempi di gestione.

Per contro, non saranno soggetti ad accettazione automatica gli atti che richiedono l'associazione manuale a eventi specifici, il completamento manuale di dati, la gestione di buste con depositi complementari o quelli che comportano transiti di stato procedurale.

Inoltre, atti specifici della Corte di Cassazione, come ricorsi, revocazioni, controricorsi e atti che necessitano di verifiche o correzioni manuali, richiedono sempre l'intervento della cancelleria per garantire la corretta gestione nel fascicolo telematico.

Tabella di sintesi delle principali novità

Novità	Descrizione
Ampliamento Dimensioni Depositi	La dimensione massima consentita per i file cifrati “Atto.enc” è aumentata a 60 MB per singolo file; il deposito complessivo può arrivare fino a 600 MB.
Nuovi Formati Documentali Ammessi	Introduzione del formato PDF/A e aggiunta di nuovi formati multimediali per video (MPEG2, MPEG4, AVI), audio (MP3, FLAC, WAV) e immagini (DICOM).
Registro Generale degli Indirizzi Elettronici (RE.G.IND.E.)	Nuove regole che permettono l’iscrizione di domicili digitali di enti privati e accesso ai fascicoli telematici per soggetti esterni qualificati.
Portale dei Depositi Telematici (PDT)	Permette agli avvocati di depositare da remoto oltre 128 atti difensivi con allegati multimediali presso tutti gli uffici giudiziari italiani.
Portale delle Notizie di Reato (PNR)	Consente ai pubblici ufficiali di depositare oltre 120 atti investigativi da remoto, con possibilità di includere allegati multimediali.
Accettazione Automatica dei Depositi	Introduzione di un sistema che accetta automaticamente i depositi telematici senza l’intervento della cancelleria, salvo anomalie bloccanti.
Aggiornamento Pagamenti Telematici	Integrazione con il sistema “PagoPA”, che semplifica le modalità di pagamento telematico per i soggetti abilitati esterni.
Eliminazione Numerazioni “bis” e “ter”	Riordino delle norme con numerazione consecutiva univoca per migliorare la chiarezza e la coerenza normativa.