Processo telematico civile e penale: specifiche tecniche aggiornate

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A partire dal 30 settembre 2024, entreranno in vigore nuove specifiche tecniche per il processo civile telematico (PCT) e penale telematico telematico (PPT).

Sul portale telematico Giustizia è stato infatti pubblicato, il 7 agosto 2024, un nuovo provvedimento del 2 agosto 2024 a firma del Dipartimento per l’innovazione tecnologica - Direzione generale per i sistemi informativi automatizzati (DGSIA).

Il provvedimento stabilisce le specifiche tecniche previste dall’articolo 34, comma 1, del regolamento concernente le regole tecniche per l'adozione nel processo civile e nel processo penale delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione, in attuazione dei principi previsti dal Decreto legislativo n. 82/2005, e successive modificazioni, ai sensi dell’articolo 4, commi 1 e 2, del Decreto legge n. 193/2009.

Processo telamatico: nuove regole per PCT e PPT

Nel testo sono incluse:

• definizioni e acronimi utilizzati nel contesto del processo telematico;
• indicazioni su struttura e gestione del sistema informatico della Giustizia, inclusa la posta elettronica certificata (PEC);
• dettagli sui formati accettati per documenti e allegati, che devono essere privi di elementi attivi e rispettare specifiche tecniche precise;
• regole per l'autenticazione degli utenti e la gestione delle PEC, comprese le modalità di conservazione dei log per cinque anni;
• indicazioni sulla gestione del fascicolo informatico, inclusa la tracciabilità degli accessi e la conservazione dei dati per cinque anni;
• regole per la trasmissione telematica degli atti, specificando formati, dimensioni massime delle buste telematiche e gestione delle anomalie.

Tra le principali si segnalano:

• possibilità di depositare file audio e video senza autorizzazione del giudice;
• aumento della dimensione massima della busta telematica da 30 a 60 MB;
• notifiche telematiche degli atti, inclusi i pignoramenti, tramite PEC;
• inserimento, da parte dell'avvocato, dell'attestazione di conformità in un file PDF separato;
• ampliamento dei formati di file ammessi, tra cui MPEG, AVI, MP3, e DICOM.

Atto del procedimento in forma di documento informatico

Innanzitutto, l'atto del procedimento in forma di documento informatico, da depositare telematicamente nell’ufficio giudiziario, deve rispettare i seguenti requisiti:

• Formato PDF o PDF/A: l'atto deve essere in formato PDF o PDF/A.
• Privo di elementi attivi: il documento deve essere privo di elementi attivi come macro o campi variabili.
• Documento testuale trasformato: deve essere ottenuto dalla trasformazione di un documento testuale, senza restrizioni per le operazioni di selezione e copia di parti; non è ammessa la scansione di immagini.
• Firma digitale o elettronica qualificata: l’atto deve essere sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata.
• Assenza di protezioni: il documento deve essere privo di protezione tramite password.
• File XML allegato: nel procedimento civile, l’atto deve essere corredato da un file in formato XML che contiene informazioni strutturate, denominato "DatiAtto.xml", anch’esso sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata.
• Eccezioni per atti penali: nel procedimento penale, è consentita la scansione di documenti analogici in bianco e nero a una risoluzione di 200 dpi solo se gli atti sono formati personalmente dalle parti e depositati come atto principale.

Deposito di file audio e video

Si specifica che i file audio e video possono essere depositati nel contesto del processo telematico secondo le seguenti modalità:

• Formati Video: Sono accettati formati video delle famiglie MPEG2 e MPEG4 (.mp4, .m4v, .mov, .mpg, .mpeg) e AVI (.avi);
• Formati Audio: Sono consentiti formati audio come MP3 (.mp3), FLAC (.flac), audio RAW (.raw), Waveform Audio File Format (.wav), e AIFF (.aiff, .aif);
• I documenti allegati, inclusi file audio e video, devono essere privi di elementi attivi, come macro e campi variabili.

Questi formati sono validi per l'allegazione telematica di documenti nel processo civile e penale.

Busta telematica

A proposito della busta telematica, le nuove specifiche tecniche prevedono:

• Dimensione Massima: La dimensione massima consentita per la busta telematica è di 60 Megabyte per singolo file, fino ad un massimo di 600 Megabyte per l’intero deposito.
• Contenuto della Busta Telematica: La busta telematica contiene il file cifrato dell'atto processuale e i relativi allegati. Questi file sono formattati e strutturati in modo specifico, inclusi i file XML che descrivono i dati dell'atto e degli allegati.
• Trasmissione e Verifica: La busta telematica viene trasmessa all'ufficio giudiziario tramite un messaggio di posta elettronica certificata (PEC). Il gestore dei servizi telematici scarica il messaggio e verifica la conformità del contenuto. Le eccezioni gestite includono errori di formato, dimensione del messaggio eccedente il massimo consentito, e mittenti non censiti nel registro.
• Anomalie: Le anomalie che possono verificarsi durante la verifica della busta telematica includono segnalazioni di avvertimento (warn), errori che richiedono l’intervento della cancelleria (error), e problemi critici che bloccano il processo (fatal).
• Conservazione: La busta telematica accettata viene conservata nel sistema documentale dell’ufficio giudiziario per garantire la tracciabilità e l’accesso futuro.

Notifiche telematiche degli atti

Nel provvedimento vengono disciplinate le modalità e i requisiti tecnici necessari per le notificazioni telematiche degli atti nel processo telematico.

In particolare, riguardo alle notificazioni per via telematica a cura degli UNEP:

• Le richieste di notificazione da parte di un ufficio giudiziario sono inoltrate al sistema informatico dell'UNEP in formato XML, attraverso un colloquio diretto via web service su canale sicuro oppure tramite posta elettronica certificata (PEC);
• le notifiche possono includere la richiesta di pignoramento;
• per la notificazione telematica, il sistema dell'UNEP recupera l'indirizzo PEC del destinatario dai registri ufficiali come il ReGIndE o l'INI-PEC .

Relativamente alle comunicazioni e notificazioni per via telematica si dispone:

• Il gestore dei servizi telematici invia comunicazioni e notificazioni provenienti dall’ufficio giudiziario alla casella di posta elettronica certificata del destinatario;
• le notifiche che contengono categorie particolari di dati personali sono effettuate per estratto, con un avviso di disponibilità recapitato tramite PEC. Il destinatario può accedere all'atto completo tramite un URL sicuro, previa identificazione .

Attestazione di conformità

L'attestazione di conformità, quando richiesta, deve essere redatta dall'avvocato in un documento informatico separato in formato PDF.

Questo documento deve includere una descrizione sintetica del documento di cui si sta attestando la conformità, oltre al nome del file relativo.

L'attestazione deve essere sottoscritta digitalmente o con firma elettronica qualificata dal soggetto che la compie.

Inoltre, se la copia informatica è destinata ad essere depositata telematicamente, il documento contenente l'attestazione deve essere allegato nella busta telematica, e i dati identificativi del documento informatico contenente l’attestazione, così come del documento cui essa si riferisce, devono essere inclusi nel file XML correlato denominato DatiAtto.xml.

Applicazione delle nuove regole

Per espressa previsione, il provvedimento acquista efficacia a decorrere dal 30 settembre 2024.

Dalla data di efficacia del provvedimento cessano di trovare applicazione le specifiche tecniche adottate con provvedimento del Direttore generale DGSIA del 16 aprile 2014 e successive modifiche.