Documenti fiscali informatici: tenuta e conservazione distinte

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L’Agenzia delle Entrate, con la risposta ad interpello n. 236 del 9 aprile 2021, analizza la questione relativa alla tenuta e conservazione dei documenti informatici fiscalmente rilevanti, giungendo alla conclusione che si tratta di concetti ed adempimenti distinti anche se posti in continuità.

Pertanto, secondo l’Amministrazione finanziaria, la tenuta di registri contabili in formato elettronico non può prescindere dal loro successivo invio in un sistema di conservazione a norma nel rispetto delle regole del Codice dell’amministrazione digitale e delle relative disposizioni attuative.

Conservazione elettronica documenti semplificata: senza marcatura temporale e firma digitale

La risposta è stata sollecitata dalla richiesta di chiarimenti avanzata da una società che, fino al 2019, ha effettuato la conservazione elettronica di una serie di documenti rilevanti sotto il profilo civilistico e fiscale.

Dal 2020, invece, la stessa società pensava di applicare la procedura amministrativa semplificata introdotta dal Dl n. 34/2019 (articolo 12-octies) per registri e liquidazioni Iva, registro dei beni ammortizzabili, libro di magazzino e libro giornale, tenendo aggiornati e memorizzati i dati e i registri contabili sui propri sistemi elettronici e negli archivi residenti del suo software gestionale e procedendo alla stampa dei documenti quando e se perverrà la richiesta degli organi di controllo. Il tutto, quindi, senza effettuare la conservazione sostitutiva degli stessi come prevista dalla legge e senza apporre la marcatura temporale e la firma digitale.

La società chiedeva di conoscere se tale pratica fosse corretta sia dal punto di vista civilistico che tributario, oltre che indicazioni sulla procedura corretta da seguire per l’assolvimento dell’imposta di bollo.

Agenzia: conservazione elettronica registri contabili sempre obbligatoria

L’Agenzia, nella risposta n. 236/2021, ricorda come obiettivo del Decreto legge n. 34/2019 fosse proprio quello di snellire la procedura di “tenuta” dei documenti e delle scritture contabili e fiscali, ammettendo come valido qualsiasi supporto elettronico se in linea con la disciplina e limitandone la stampa soltanto se richiesta dagli organi di controllo.

Tuttavia, la norma non ha modificato le regole riguardanti la “conservazione” di tali scritture e, in particolare, quelle relative ai documenti informatici fiscalmente rilevanti (esempio: libro giornale e libro degli inventari; scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali; scritture ausiliarie di magazzino; registro dei beni ammortizzabili; registri prescritti ai fini dell'imposta sul valore aggiunto).

Rinviando, poi, al Dm del 17 giugno 2014, che definisce proprio le caratteristiche e le modalità di conservazione dei suddetti documenti rilevanti, l’Agenzia specifica che la “tenuta” e la “conservazione” dei documenti sono da considerarsi concetti e adempimenti distinti nel caso in cui, secondo la disciplina in vigore, i documenti fiscalmente rilevanti consistano in registri tenuti in formato elettronico e precisa che:

• ai fini della loro regolarità, non devono essere stampati fino al terzo (o sesto per il solo 2019) mese successivo al termine di presentazione della relativa dichiarazione dei redditi, a meno che non venga richiesto dagli organi di controllo in sede di accesso, ispezione o verifica;
• entro tale momento (terso/sesto mese), essi vanno posti in conservazione nel rispetto del DM 17 giugno 2014 , e quindi anche del Codice dell’amministrazione digitale, nel caso in cui il contribuente voglia mantenerli in formato elettronico, o stampati in caso contrario.

Di qui, la conclusione che la conservazione dei registri contabili tenuti elettronicamente è sempre obbligatoria.

Riguardo all’assolvimento dell’imposta di bollo, invece, l’Agenzia concorda con l’istante che il pagamento del Bollo sui registri contabili e libri sociali tenuti in modalità elettronica, indipendentemente dalla successiva conservazione, deve avvenire secondo le regole stabilite con il decreto ministeriale 17 giugno 2014 circa gli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici, ossia:

• in un'unica soluzione entro centoventi giorni dalla chiusura dell'esercizio;

• è dovuta ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse;

• si corrisponde mediante modello di pagamento F24, con il codice tributo “2501”.