Come costruire un piano di welfare aziendale. Regole di convenienza per imprese e lavoratori

La rapida diffusione dei sistemi di welfare aziendale, specie nelle grandi imprese, trova la propria ragione nel quasi totale azzeramento del cuneo fiscale ovverosia la differenza tra quanto effettivamente percepito dal lavoratore ed il quantum sborsato dal datore di lavoro.

La disciplina normativa di riferimento, contenuta nell’art. 51, comma 2, TUIR, pone, però diversi ostacoli in capo alle PMI che spesso – pur prevedendo altri strumenti di incentivazione e/o benefit  – non riescono ad offrire ai propri lavoratori un vero e proprio paniere di beni e servizi, sia per via della complessa struttura di accordi e/o convenzioni che il datore di lavoro deve reperire, sia per la sostenibilità dei costi correlati all’attuazione del piano stesso.

Oneri che peraltro, su una platea di beneficiari ridotta, riducono notevolmente l’efficacia della leva fiscale e contributiva ambita dal legislatore.

Non a caso, infatti, nella micro, piccola e media impresa, più che ad interventi per il benessere dei lavoratori e alla ricerca di formule che favoriscano la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro, si punta al riconoscimento di buoni acquisto-spesa, di ticket restaurant e, limitatamente al periodo d’imposta 2023, di somme destinate al rimborso, ai lavoratori, del pagamento delle utenze domestiche del servizio idrico integrato, dell’energia elettrica e del gas naturale.

Un impianto normativo complessivo, sul tema, che forse meriterebbe una revisione, con  semplificazioni applicative volte a rendere più agevole, per le PMI, l’accesso alle opportunità che la normativa fiscale offre. 

Welfare aziendale: beni, servizi e platea dei beneficiari

Con il termine "welfare aziendale" è possibile definire quell’insieme di beni e servizi che un’azienda concede, sulla base di un accordo con le rappresentanze sindacali o con un regolamento aziendale unilaterale disposto dal datore di lavoro costituente un obbligo negoziale, in favore dei propri dipendenti per soddisfare le esigenze di carattere extra-lavorativo ed il cui valore non incide alla determinazione dell’imponibile fiscale e contributivo per espressa previsione dell’art. 51, comma 2, TUIR. 

Tale norma prevede che non concorrono alla formazione del reddito imponibile, totalmente o parzialmente, i seguenti benefit erogati a tutti o a categorie omogenee di lavoratori dipendenti:

• contributi di assistenza sanitaria versati dal datore di lavoro o dal lavoratore ad enti o casse aventi esclusivamente fini assistenziali;
• buoni pasto o servizi di mensa, così come le indennità sostitutive del vitto;
• servizi di trasporto pubblico collettivo;
• rimborsi per l’acquisto di abbonamenti per il trasporto pubblico locale, regionale o interregionale del dipendente e dei familiari;
• utilizzazione di opere e servizi aventi finalità di educazione, istruzioni, ricreazione, assistenza sociale o culto;
• servizi per la fruizione da parte dei familiari del dipendente dei servizi di educazione, istruzione, frequenza di centri estivi o invernali, borse di studio ecc.;
• servizi di assistenza a familiari anziani o non autosufficienti;
• contributi e premi, anche in forma assicurativa, aventi ad oggetto il rischio di non autosufficienza nel compimento degli atti della vita quotidiana;
• azioni.

Per espressa previsione normativa, confermata dalla prassi amministrativa (da ultimo la risoluzione n. 55/E del 25 settembre 2020) per beneficiare del regime di esenzione previsto dal comma 2, occorre che i benefit siano messi a disposizione della generalità dei dipendenti o di categorie di dipendenti, senza che, eventuali criteri selettivi, possano individuare il riconoscimento ad personam ovvero costituiscano dei vantaggi solo per alcuni e ben individuati lavoratori.

NOTA BENE: L'espressione "categorie di dipendenti" non deve essere intesa in stretta correlazione con le categorie di lavoratori individuate dall'art. 2095, Cod. Civ. (dirigenti, quadri, impiegati ed operai), potendo essere individuati anche tutti i lavoratori di un certo tipo o di un certo livello o qualifica, ovvero appartenenti ad un gruppo omogeneo di dipendenti.

Misure di welfare aziendale e limiti di esenzione

Per quanto attiene al trattamento previdenziale, pur vigendo una quasi sostanziale equiparazione in virtù del principio dell'armonizzazione delle basi imponibili, l'Istituto previdenziale ha operato una ricognizione degli obblighi contributivi con la circolare 31 maggio 2023, n. 49.

Adozione del welfare aziendale: strumenti e analisi dei fabbisogni

Per l’introduzione in azienda di un piano di welfare è, in primis, necessario “scegliere” se condividere o meno la definizione del piano con le rappresentanze sindacali aziendali, siano esse RSA o RSU.

Le modalità di adozione del piano di welfare, infatti, determinano, ai sensi degli artt. 95, comma 1, e 100, comma 1, l’eventuale soglia di deducibilità delle spese sostenute dal datore di lavoro.

Stando all’art. 95, comma 1, infatti, le spese per prestazioni di lavoro dipendente sono deducibili, ivi incluse quelle sostenute in natura ed a titolo di liberalità, fatto salvo quanto disposto dall’art. 100, comma 1. Tale norma, prevede che le spese relativa ad opere e servizi utilizzabili dalla generalità o categorie di dipendenti volontariamente sostenute per specifiche finalità di educazione, istruzione, ricreazione, assistenza sociale e sanitaria o culto, sono deducibili per un ammontare complessivo non superiore al 5 per mille dell’ammontare delle spese per prestazioni di lavoro dipendente, come risultanti dalla dichiarazione dei redditi.

Sostanzialmente, dunque, i costi sostenuti per i predetti servizi di welfare aziendale sono interamente deducibili dal reddito d’impresa esclusivamente laddove l’azienda proceda mediante:

• un accordo con le RSA o RSU ovvero con le rappresentanze sindacali territoriali di cui all’art. 51, d. lgs. n. 81/2015;
• un regolamento aziendale che configuri un obbligo negoziale vincolante e non revocabile.

La scelta sulle modalità applicative di introduzione del piano di welfare passa, dunque, necessariamente

• dall’analisi del numero dei lavoratori interessati e/o potenzialmente beneficiari;
• dalla valutazione del costo del lavoro sostenuto;
• nonché dalla definizione degli obiettivi da raggiungere stabilendo degli indici utili al controllo dell’investimento posto,

per poi valutare, ante e post l'introduzione della misura, gli effetti che questa ha effettivamente generato.

Successivamente l’azienda dovrà ricercare la coerenza e la convenienza fiscale del paniere di beni e servizi da offrire ai lavoratori dipendenti, sicché potrebbe essere consigliabile individuare, anche mediante la somministrazione di un semplice questionario ai lavoratori, gli eventuali beni o servizi effettivamente di interesse per i lavoratori.
 

Procedura di adozione di un piano di welfare aziendale: l'infografica

Che vi sia un regolamento aziendale vincolante, un accordo aziendale ovvero una scelta volontaria del datore di lavoro, sarà indispensabile definire le regole di accesso alle misure, la platea dei beneficiari, le modalità concrete per la fruizione dei pacchetti di welfare e l’importo degli stessi.

È, altresì, utile, individuare la piattaforma web mediante la quale i lavoratori potranno beneficiare del budget assegnato scegliendo, tra i benefit, disponibili quelli di maggior interesse, nonché definire l’eventuale destinazione del residuo welfare disponibile alla chiusura del periodo d’imposta.

ATTENZIONE: Attraverso la stipula di accordi sindacali è possibile accedere al c.d. premio detassato ed alla possibilità di convertire in servizi di welfare l’importo spettante e correlato alla produttività aziendale. Al riguardo, si rammenta che le somme di ammontare variabile (premi detassati) corrisposte con riferimento a incrementi di produttività, redditività, efficienza o innovazione, come stabilite in sede di contrattazione collettiva aziendale o territoriale, per l’anno 2023, sono soggette ad un’imposta sostitutiva IRPEF e delle relative addizionali pari al 5% entro il limite complessivo di 3.000 euro lordi. Resta inteso che tramite un regolamento aziendale che configuri l’adempimento di un obbligo negoziale è possibile introdurre il c.d. welfare premiale che beneficerà anch’esso della deducibilità integrale dal reddito d’impresa.

Quanto conviene il welfare aziendale?