Whistleblowing: Assonime risponde alla Consultazione ANAC sulle Linee Guida

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Pubblicato il 10 dicembre 2024 da Assonime il documento n. 15 sulle Linee Guida dell’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) in tema di whistleblowing.

Vediamone i punti principali.

Quadro normativo

Le Linee Guida ANAC 2024 rappresentano un passo fondamentale nell'evoluzione della disciplina del whistleblowing, facendo seguito a quanto disposto dal decreto legislativo n. 24 del 10 marzo 2023 che ha recepito nel nostro ordinamento la direttiva (UE) 2019/1937.

Questa direttiva si propone di garantire una protezione uniforme e rafforzata per i whistleblower, ossia per coloro che segnalano violazioni del diritto di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo, pubblico o privato.

Il decreto n. 24/2023 introduce una normativa organica che abroga le disposizioni precedenti e armonizza il quadro normativo, unificando le regole per il settore pubblico e privato.

Tra gli elementi principali vi è il rafforzamento delle garanzie di riservatezza per i whistleblower, l’istituzione di canali interni ed esterni di segnalazione e l’attribuzione all'ANAC di un ruolo chiave per l’attuazione e il monitoraggio delle disposizioni.

Gli obiettivi principali delle Linee Guida ANAC 2024 includono:

• rafforzare la prevenzione delle violazioni: attraverso un sistema efficace di segnalazioni, le organizzazioni pubbliche e private possono identificare e affrontare tempestivamente condotte illecite;
• garantire la protezione dei segnalanti: attraverso specifiche misure volte a prevenire ritorsioni, garantendo anonimato e riservatezza;
• fornire un quadro di conformità chiaro e univoco: semplificando l'implementazione delle disposizioni per imprese e pubbliche amministrazioni, anche attraverso procedure standardizzate;
• favorire la sinergia tra pubblico e privato: promuovendo un approccio integrato alla legalità e alla trasparenza.

Perché sono necessarie nuove indicazioni operative

L’adozione delle Linee Guida ANAC 2024 è stata motivata da alcune criticità emerse nella normativa previgente che, sebbene abbia introdotto importanti strumenti per il whistleblowing, mancava di una visione unitaria e di una procedura ben strutturata, lasciando spazio a interpretazioni divergenti e, talvolta, a lacune nell’attuazione.

Tra i principali limiti evidenziati figurano:

• insufficiente chiarezza procedurale: la mancanza di linee guida dettagliate ha creato incertezza nell’implementazione delle procedure di segnalazione, specialmente nelle imprese private e nelle organizzazioni di dimensioni ridotte;
• protezione inadeguata per i segnalanti: le precedenti disposizioni non offrivano strumenti efficaci per prevenire ritorsioni o garantire la riservatezza delle segnalazioni;
• difficoltà di coordinamento: la coesistenza di normative eterogenee ha complicato l’applicazione nei contesti lavorativi più complessi, come i gruppi societari o le organizzazioni transnazionali.

Le nuove Linee Guida rispondono dunque a queste criticità definendo un quadro più preciso e articolato per la gestione del whistleblowing.

ANAC ha assunto un ruolo centrale nell’assicurare un’implementazione uniforme e conforme della normativa, stabilendo standard operativi che tengano conto delle diversità settoriali e dimensionali delle organizzazioni coinvolte.

L’evoluzione del ruolo dell’ANAC

Con il decreto legislativo n. 24/2023, l'ANAC è stata investita di nuove responsabilità che rafforzano il suo ruolo di garante della legalità e della trasparenza. In particolare, l’Autorità è chiamata a:

• gestire il canale esterno di segnalazione: offrendo un punto di riferimento sicuro per i whistleblower che, per motivi di tutela o inefficacia del canale interno, scelgano di segnalare le violazioni direttamente all’ANAC;
• monitorare l’attuazione della disciplina: attraverso attività di vigilanza e audit presso gli enti pubblici e privati;
• imporre sanzioni: in caso di violazioni delle disposizioni sul whistleblowing, garantendo così un’efficace deterrenza.

Potenziamento della compliance nelle organizzazioni

Le Linee Guida ANAC 2024, spiega Assonime, sottolineano l’importanza di integrare il whistleblowing nei sistemi di governance e controllo interno delle organizzazioni: non si tratta di un elemento isolato, ma di un tassello fondamentale di una strategia complessiva di compliance, che comprende anche il rispetto del modello organizzativo 231 e delle normative anticorruzione.

Un aspetto innovativo delle nuove Linee Guida è la possibilità di adottare canali di segnalazione unificati in grado di gestire contemporaneamente le violazioni del modello 231 e quelle relative al whistleblowing.

Le principali novità delle Linee Guida

Procedimentalizzazione del Whistleblowing

Le nuove regole stabiliscono che ogni ente pubblico o privato debba predisporre un canale interno di segnalazione, idoneo a garantire la riservatezza delle informazioni e delle identità coinvolte con determinati criteri.

• Riservatezza: le organizzazioni devono adottare misure tecnologiche e procedurali per proteggere l’identità del segnalante e del segnalato, nonché il contenuto della segnalazione e la documentazione correlata. La piattaforma informatica è indicata come lo strumento preferenziale per soddisfare questi requisiti.
• Idoneità e sicurezza: il canale di segnalazione deve essere conforme alle caratteristiche specifiche dell’ente, assicurando un livello di sicurezza adeguato ai rischi organizzativi.
• Accessibilità: gli strumenti di segnalazione devono essere facilmente accessibili ai dipendenti e ad altri soggetti qualificati, come collaboratori o fornitori, secondo il contesto dell’organizzazione.
• Tracciabilità e gestione: ogni segnalazione deve essere registrata, monitorata e gestita in modo trasparente, garantendo il rispetto dei tempi procedurali stabiliti dal decreto legislativo n. 24 del 10 marzo 2023.

Ruolo delle organizzazioni sindacali

Altro elemento rilevante delle Linee Guida è il chiarimento del ruolo delle organizzazioni sindacali nell’implementazione dei canali interni di segnalazione.

Questo tema, spesso dibattuto, trova una regolamentazione che bilancia le esigenze di confronto con le prerogative organizzative degli enti.

Le Linee Guida specificano infatti che il coinvolgimento delle rappresentanze sindacali ha però carattere meramente informativo: le organizzazioni devono informare i sindacati prima dell’attivazione del canale interno di segnalazione, al fine di raccogliere eventuali osservazioni o suggerimenti utili.

Tuttavia, questa interlocuzione non è vincolante e non comporta un obbligo di consenso, rispettando così il principio di autonomia decisionale dell’ente.

Per le organizzazioni prive di rappresentanze sindacali interne, le Linee Guida prevedono comunque un obbligo di informazione tramite altri strumenti, come comunicazioni formali o incontri con i lavoratori.

Unicità o duplicità dei canali di segnalazione

Un altro aspetto centrale delle Linee Guida, messo in evidenza da Assonime, riguarda la scelta tra l’adozione di un canale unico di segnalazione o di canali separati per diverse tipologie di violazioni.

Il canale unico è indicato come l’opzione preferibile da ANAC, poiché consente di:

• semplificare le procedure interne: un unico punto di accesso per tutte le segnalazioni riduce la complessità operativa e facilita il tracciamento e la gestione delle comunicazioni;
• evitare confusione per i segnalanti: un sistema centralizzato rende più chiaro il processo per chi desidera segnalare una violazione, minimizzando errori o ritardi.
• integrare i sistemi di controllo esistenti: il canale unico permette di razionalizzare le risorse organizzative, armonizzando il whistleblowing con altri strumenti di compliance, come il modello organizzativo 231.

Tuttavia, le Linee Guida lasciano alle organizzazioni la possibilità di adottare canali multipli, qualora lo ritengano più idoneo, scelta che potrebbe essere giustificata in contesti in cui le segnalazioni riguardano ambiti molto diversi (ad esempio violazioni del modello 231 rispetto a comportamenti contrari alla disciplina whistleblowing) o in organizzazioni con strutture complesse.

Per le piccole e medie imprese (PMI), ANAC raccomanda l’utilizzo del canale unico come soluzione più pratica e sostenibile: le PMI, infatti, potrebbero incontrare difficoltà nel gestire più canali separati, sia in termini di risorse che di competenze. Il canale unico, inoltre, è in linea con le esigenze di semplificazione tipiche delle realtà aziendali di dimensioni ridotte.

Nonostante la preferenza espressa per il canale unico, le Linee Guida sottolineano l’importanza di rispettare l’autonomia organizzativa delle imprese, evitando di imporre soluzioni standardizzate che potrebbero non adattarsi a tutte le realtà. Gli enti devono valutare la soluzione più adeguata in base alle loro caratteristiche, dimensioni e profili di rischio, garantendo comunque la conformità alla normativa.

Adeguamenti richiesti ai modelli organizzativi 231

Le Linee Guida ANAC 2024 richiedono un significativo adeguamento dei modelli organizzativi e di gestione (MOG) previsti dal decreto legislativo 231/2001, modelli già concepiti per prevenire la commissione di reati da parte delle imprese e che devono ora integrare le disposizioni del decreto legislativo n. 24/2023 in materia di whistleblowing.

In particolare, gli enti che adottano un MOG devono includere al suo interno canali di segnalazione interna conformi al decreto 24/2023, che devono rispettare standard elevati di riservatezza e sicurezza, garantendo che l’identità del segnalante e del segnalato, nonché il contenuto della segnalazione, siano adeguatamente protetti.

L’obiettivo è creare un sistema integrato che sia in grado di gestire in modo efficace sia le segnalazioni relative ai reati presupposti ex decreto 231, sia quelle previste dal nuovo quadro normativo sul whistleblowing.

Un ulteriore elemento di novità riguarda l’obbligo di prevedere nel MOG procedure dettagliate per il trattamento delle segnalazioni

• descrizione dei flussi informativi: dettagliare come le segnalazioni vengono ricevute, gestite e monitorate;
• indicazioni sulle responsabilità: specificare chi è responsabile della gestione delle segnalazioni e delle eventuali azioni correttive;
• misure disciplinari: prevedere sanzioni per eventuali ritorsioni contro i whistleblower o per l’uso improprio del sistema di segnalazione.

Le modifiche ai modelli organizzativi richiedono un’attenta pianificazione, poiché coinvolgono aspetti strategici della governance aziendale e richiedono una stretta collaborazione tra i diversi attori dell’organizzazione, tra cui l’Organismo di Vigilanza (OdV).

Compliance nei gruppi societari

Le Linee Guida ANAC affrontano anche le specificità dei gruppi societari, distinguendo tra piccole e medie imprese (PMI) e grandi imprese, per garantire che il sistema di whistleblowing sia adattato alle diverse realtà organizzative.

Gestione centralizzata per PMI

Per i gruppi con meno di 249 dipendenti, il decreto 24/2023 consente la condivisione del canale di segnalazione interno a livello di gruppo, scelta che permette di ottimizzare le risorse e semplificare la gestione delle segnalazioni.

Le PMI possono infatti, come accennato, adottare una piattaforma unica che centralizzi le segnalazioni, ma permetta al segnalante di indirizzare la comunicazione alla società specifica di interesse, con numerosi vantaggi:

• riduzione dei costi operativi: l’implementazione di un unico sistema condiviso riduce le spese rispetto alla creazione di canali separati per ciascuna società;
• maggiore coerenza nelle procedure: un approccio uniforme facilita l’armonizzazione delle politiche di compliance a livello di gruppo;
• semplicità per i segnalanti: il segnalante può accedere a un unico punto di riferimento, minimizzando confusione o errori nella scelta del canale.

Gestione esternalizzata per grandi imprese

Per i gruppi con più di 249 dipendenti, le Linee Guida raccomandano la possibilità di esternalizzare il servizio di gestione delle segnalazioni a un soggetto terzo: questo modello permette di affidare la ricezione e la gestione delle segnalazioni a una piattaforma esterna, che può essere gestita anche dalla capogruppo.

Questa soluzione presenta diversi benefici per le grandi imprese:

• specializzazione e professionalità: i fornitori esterni possono offrire competenze specifiche e tecnologie avanzate per garantire la riservatezza e la sicurezza dei dati;
• gestione del conflitto di interessi: l’esternalizzazione riduce il rischio di conflitti di interesse che potrebbero sorgere se la segnalazione fosse gestita internamente;
• efficienza operativa: una gestione esterna consente di risparmiare tempo e risorse interne, garantendo al contempo il rispetto dei requisiti normativi.

Criticità segnalate dalle imprese

L’applicazione delle Linee Guida ANAC pone alcune sfide significative per il settore privato, soprattutto per quanto riguarda gli aspetti operativi e le responsabilità del gestore delle segnalazioni.

Aspetti operativi complessi

Le imprese segnalano difficoltà nell’adattare le nuove disposizioni al loro contesto specifico. L’implementazione di canali conformi richiede investimenti in tecnologie, formazione del personale e revisione dei processi esistenti. Inoltre, la gestione di segnalazioni anonime o multiple può complicare ulteriormente il quadro operativo.

Nuove responsabilità del gestore delle segnalazioni

Il gestore ha il compito di garantire una gestione imparziale e trasparente delle segnalazioni, ma il suo ruolo si è ampliato con l’introduzione di obblighi procedurali stringenti. La necessità di tracciare le segnalazioni, fornire riscontri tempestivi e adottare misure correttive aggiunge complessità e responsabilità alla funzione.

Dubbi sulle sanzioni

L’applicazione delle sanzioni nei contesti privati solleva interrogativi, soprattutto in merito alla definizione delle responsabilità tra i vari attori aziendali. Le imprese chiedono maggiore chiarezza su chi debba rispondere delle violazioni: l’ente, i suoi dirigenti o i dipendenti direttamente coinvolti?

Faq

1. Cosa sono le Linee Guida ANAC 2024?

Le Linee Guida ANAC 2024 sono un documento adottato dall’Autorità Nazionale Anticorruzione per fornire indicazioni operative sull’attuazione del decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24, che recepisce la direttiva (UE) 2019/1937 in materia di whistleblowing. Hanno l'obiettivo di armonizzare la gestione dei canali di segnalazione interna nelle organizzazioni pubbliche e private.

2. Chi deve adottare i canali di segnalazione interna?

Tutti gli enti pubblici e privati con più di 50 dipendenti, nonché le organizzazioni che adottano modelli organizzativi ai sensi del decreto legislativo 231/2001, devono istituire un canale interno di segnalazione conforme ai requisiti di riservatezza e sicurezza previsti dal decreto n. 24/2023.

3. Quali sono i requisiti principali dei canali di segnalazione?

I canali di segnalazione devono garantire:

• La riservatezza dell’identità del segnalante e del segnalato.

• La protezione delle informazioni contenute nella segnalazione.

• L’accessibilità per tutti i soggetti abilitati a segnalare.

• L’idoneità a ricevere e gestire segnalazioni in modo sicuro.

4. È obbligatorio utilizzare una piattaforma informatica?

Le Linee Guida ANAC raccomandano l’uso di una piattaforma informatica come strumento preferenziale per gestire le segnalazioni, ma consentono l’utilizzo di altri canali, come la posta elettronica certificata (PEC) o sistemi di protocollazione riservata, purché rispettino i requisiti di sicurezza.

5. Qual è il ruolo delle organizzazioni sindacali nel processo di whistleblowing?

Le organizzazioni sindacali devono essere coinvolte in una fase informativa prima dell’attivazione dei canali di segnalazione. Tuttavia, il loro coinvolgimento non è vincolante, lasciando all’ente piena autonomia decisionale.

6. Le imprese devono adottare un unico canale di segnalazione?

Le Linee Guida ANAC consigliano l’adozione di un canale unico, in grado di gestire segnalazioni relative sia al modello 231 che alla normativa whistleblowing. Tuttavia, è lasciata libertà alle organizzazioni di optare per canali separati, in base alle proprie esigenze.

7. Quali sono le differenze nella gestione dei canali tra PMI e grandi imprese?

• PMI (meno di 249 dipendenti): Possono condividere un canale interno di segnalazione a livello di gruppo, centralizzando la gestione.

• Grandi imprese (più di 249 dipendenti): Possono esternalizzare la gestione delle segnalazioni a un soggetto terzo, garantendo maggiore specializzazione e riducendo i conflitti di interesse.

8. Quali sono le sanzioni per la mancata conformità?

L’ANAC può imporre sanzioni amministrative agli enti che non rispettano gli obblighi di legge, inclusa l’assenza di un canale interno conforme, l’adozione di misure ritorsive contro i whistleblower o il mancato rispetto dei requisiti di gestione delle segnalazioni.

9. Chi è responsabile della gestione delle segnalazioni?

La gestione è affidata a una figura o un ufficio specifico, che deve operare in autonomia e garantire riservatezza. In alcune organizzazioni, il compito può essere assegnato a un soggetto esterno per ridurre conflitti di interesse e garantire maggiore professionalità.

10. Quali sono le opportunità offerte dalle Linee Guida per le imprese?

Le Linee Guida rappresentano un’occasione per le imprese di:

• Rafforzare la governance e la cultura della trasparenza.

• Integrare il whistleblowing nei sistemi di compliance.

• Migliorare la reputazione aziendale, dimostrando un impegno concreto verso l’etica e la legalità.

11. Come devono essere integrate le nuove disposizioni nei modelli organizzativi 231?

I modelli organizzativi 231 devono prevedere procedure dettagliate per la gestione delle segnalazioni, garantendo l’interazione con l’Organismo di Vigilanza e adeguando il sistema disciplinare per includere sanzioni contro le ritorsioni o l’uso improprio dei canali.

12. Quali sono i principali benefici per i segnalanti?

I segnalanti beneficiano di:

• Protezione contro le ritorsioni.

• Riservatezza garantita dalla legge.

• Strumenti sicuri per segnalare violazioni in modo efficace.