Whistleblowing: l’ANAC torna sui canali interni di segnalazione

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Migliorare la comunicazione interna, la formazione del personale e la gestione dei canali di segnalazione, garantendo un’applicazione uniforme ed efficace della normativa: sono i principali obiettivi che l’ANAC, l’Autorità nazionale anticorruzione, si pone con le nuove “Linee guida in materia di whistleblowing sui canali interni di segnalazione”.

Le linee guida, adottate il 6 novembre 2024, sono state pubblicate sul sito istituzionale per la consultazione pubblica, aperta dal 7 novembre al 9 dicembre 2024.

I soggetti interessati possono partecipare inviando le proprie osservazioni sul documento posto in consultazione mediante la compilazione del questionario on line, disponibile sulla pagina dedicata alla consultazione sul sito istituzionale dell’ANAC.

Analizziamo i contenuti del documento, con una necessaria premessa.

Le Linee Guida, come evidenzia la stessa Autorità, “non sostituiscono né modificano le disposizioni contenute nella delibera ANAC del 12 luglio 2023 n. 311”, ma “le integrano e completano al fine di armonizzare le pratiche operative, garantire una maggiore coerenza interpretativa tra i vari strumenti e istituti disciplinati dal d.lgs. n. 24/2023, fornire un sopporto agli enti e rendere più efficace il sistema di tutele del whistleblower”

Canale interno di segnalazione: informativa ai sindacati

Nel ribadire la centralità dei canali interni all’ente per le segnalazioni in materia di whistleblowing, privilegiati dal legislatore perché più prossimi all’origine delle, l’ANAC chiarisce il ruolo delle rappresentanze o organizzazioni sindacali.

L’attivazione dei canali interni da parte dei soggetti del settore pubblico e privato deve avvenire “sentite le rappresentanze o le organizzazioni sindacali di cui all'articolo 51 del decreto legislativo n. 81 del 2015” (decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24, articolo 4, comma 1). 

Come ha chiarito la delibera n. 311/2023, per “rappresentanze o organizzazioni sindacali” si fa riferimento a quelle comparativamente più rappresentative sul piano nazionale, alle rappresentanze sindacali aziendali ovvero alla rappresentanza sindacale unitaria (RSU).

Il legislatore non richiede né una intesa né un accordo con le stesse, ma solo una preventiva informativa da inoltrare a RSA o a RSU ovvero, per le imprese prive di tali rappresentanze, alle corrispondenti organizzazioni territoriali delle associazioni sindacali più rappresentative sul piano nazionale.

L’informativa reca i principali elementi che connotano il canale interno come, ad esempio, le modalità di presentazione della segnalazione, la gestione della stessa, l’individuazione del gestore, la formazione specifica del personale addetto, nonché la modalità di diffusione all’interno dell’ente delle informazioni relative all’utilizzo del canale. 

L’ente trasmette l’informativa al sindacato prima della delibera di approvazione dell’atto organizzativo assegnandogli un congruo termine per la trasmissione delle eventuali osservazioni, con disponibilità anche a un incontro, su richiesta del sindacato, per la completa comprensione delle modalità applicative dell’istituto. 

Il parere espresso dai sindacati non ha valenza vincolante.

Canale interno: segnalazione in forma scritta o orale

L’ANAC innanzitutto ricorda che la segnalazione può essere effettuata in forma scritta e in forma orale e il canale interno di segnalazione deve essere liberamente e facilmente accessibile da parte di tutti gli aventi diritto.

Segnalazione in forma scritta

Con riguardo alle segnalazioni di whistleblowing in forma scritta, l’Autorità evidenzia le stesse vadano acquisite e gestite preferibilmente con apposita piattaforma informatica, in grado di garantire un più elevato livello di protezione dei dati personali degli interessati.

Tuttavia la scelta dello strumento adottato per l’acquisizione e la gestione delle segnalazioni deve essere operata alla luce delle specificità del contesto organizzativo di riferimento, assicurando, in ogni caso, un livello di sicurezza adeguato agli specifici.

L’ANAC segnala come non adeguato a garantire la riservatezza dell’identità della persona segnalante il ricorso alla posta elettronica (ordinaria o certificata), soprattutto nei casi di utilizzo della casella di posta elettronica fornita dal datore di lavoro.

Come alternativa all’adozione di un’apposita piattaforma informatica, resta la protocollazione riservata in doppia busta: la prima busta contenente i dati identificativi della persona segnalante unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento; la seconda, con la segnalazione, in modo da separare i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione. Entrambe dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “riservata” indirizzata al gestore della segnalazione (ad es. “riservata al RPCT”). La segnalazione sarà poi oggetto di protocollazione riservata, anche mediante autonomo registro, da parte del gestore.

Segnalazione in forma orale

La segnalazione in forma orale può essere effettuata, in via alternativa, secondo le seguenti modalità:

• attraverso linee telefoniche: ad esempio, con l’attivazione di una linea telefonica gratuita ad hoc gestita da un operatore autorizzato che acquisisce le segnalazioni e le registra;
• attraverso sistemi di messaggistica vocale: ad esempio, con l’adozione di un sistema di segreteria che riceve le segnalazioni sotto forma di messaggi vocali, oppure di una casella vocale sulla piattaforma informatica; 
• su richiesta della persona segnalante, attraverso un incontro diretto da effettuare entro un termine ragionevole.

Canale interno di segnalazione: sanzioni

Si ricorda che in caso di mancata istituzione dei canali di segnalazione o in caso di istituzione di canali e procedure non conformi, l’ANAC può applicare la sanzione amministrativa pecuniaria da 10.000 a 50.000 euro (“Regolamento per la gestione delle segnalazioni esterne e per l’esercizio del potere sanzionatorio dell’ANAC in attuazione del decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24”, adottato con delibera n. 301 del 12 luglio 2023).

Responsabile è l’organo di indirizzo, sia negli enti del settore pubblico che in quello privato.

Il competente ufficio di vigilanza whistleblowing di ANAC (UWHIB) può avviare un procedimento sanzionatorio nei confronti dei presunti responsabili, garantendo la facoltà agli stessi di difendersi.

Canale interno di segnalazione e Modello 231

Gli enti che adottano un Modello di organizzazione, gestione e controllo ex d.lgs. n. 231/2001 devono raccordare lo stesso Modello 231 con il sistema whistleblowing.

Il Modello 231 deve prevedere che il canale interno di segnalazione soddisfi i requisiti di legge  e, se il canale è stato già istituito in base alla previgente disciplina  di cui alla legge n. 179/2017, verificare la sua adeguatezza rispetto alle nuove previsioni.

Gli stessi enti sono tenuti a valutare se organizzare un unico canale di segnalazione conforme o due diversi canali per le segnalazioni di condotte che integrano i reati presupposto o che rappresentano violazioni del Modello 231 e per le violazioni delle norme in materia di whistleblowing.

L’Autorità ritiene che debba essere data preferenza all’utilizzo di un unico canale.

Il Modello 231 deve disciplinare e descrivere puntualmente non soltanto i canali di segnalazione a disposizione, interni ed esterni, ma anche le modalità di ricorso agli stessi, le tutele riconosciute alla persona segnalante e alle altre figure tutelate e le modalità con le quali le stesse potranno essere azionate.

Nell’aggiornare il Modello, fa presente l’ANAC, l’ente dovrà esplicitare il divieto di commissione di qualsiasi atto o comportamento di ritorsione nei confronti del whistleblower.

Il sistema disciplinare del Modello deve infine prevedere sanzioni nei confronti dei responsabili delle violazioni per le quali ANAC può applicare sanzioni amministrative pecuniarie (art. 6, co. 2, lett. e), d.lgs. n. 231/2001).

Canale interno di segnalazione: requisiti e attività del gestore

La gestione della segnalazione va affidata ad un soggetto, interno o esterno all’amministrazione, o ad un ufficio dedicato, che sia dotato di autonomia.

L’autonomia, spiega l’ANAC, va declinata in termini di:

• imparzialità: il gestore deve operare in maniera neutrale ed equidistante rispetto alle parti coinvolte, svolgendo un'attività scevra da condizionamenti o favoritismi.
• indipendenza: il gestore deve essere un soggetto in grado di svolgere liberamente, senza interferenze, le attività cui è tenuto ai fini della gestione della segnalazione. In altri termini, deve possedere un’autonomia operativa e valutativa.

L’ANAC riepiloga, a titolo esemplificativo, le diverse fasi di attività del gestore della segnalazione

1. Avviso di ricevimento della segnalazione, da rilasciare alla persona che ha segnalato la questione entro 7 giorni dalla presentazione;
2. Esame preliminare della segnalazione ricevuta per valutarne l'ammissibilità;
3. Istruttoria e accertamento della segnalazione: se la segnalazione è ammissibile, si procede con verifiche approfondite per determinare la fondatezza dei fatti segnalati.
4. Riscontro alla persona segnalante con comunicazione degli esiti della segnalazione (archiviazione o avvenuto accertamento della fondatezza della segnalazione e sua trasmissione agli organi competenti);
5. Conservazione della documentazione e cancellazione entro 5 anni dalla comunicazione dell’esito finale.