Titolare effettivo, manuale Unioncamere per l'accreditamento dei soggetti obbligati

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Il 23 aprile 2024, Unioncamere ha diffuso il nuovo manuale operativo per l’accreditamento alla consultazione del Registro del titolare effettivo da parte dei soggetti obbligati all’adeguata verifica.

Il documento è stato messo a punto al fine di garantire che le operazioni di verifica dei titolari effettivi siano condotte in modo adeguato e conforme alle normative vigenti, assicurando trasparenza e integrità nel sistema commerciale e finanziario italiano.

Lo scopo del manuale, in altri termini, è quello di facilitare il processo di accreditamento per i soggetti obbligati.

Accreditamento dei soggetti obbligati  

Chi sono i soggetti obbligati?  

I soggetti obbligati - per come ricordato nel manuale operativo di Unioncamere - includono una vasta gamma di entità come intermediari finanziari, istituti bancari, compagnie di assicurazione e professionisti quali notai e avvocati che svolgono operazioni finanziarie per conto dei loro clienti.

Queste categorie sono tenute a rispettare rigide normative in materia di adeguata verifica dei titolari effettivi, una misura essenziale per prevenire il riciclaggio di denaro e il finanziamento al terrorismo.

Processo di accreditamento passo per passo  

La procedura di accreditamento delineata da Unioncamere si articola in diverse fasi fondamentali:

1. presentazione della domanda: il soggetto obbligato deve presentare una domanda alla Camera di Commercio competente, indicando specificamente la categoria di appartenenza e fornendo tutti i dati identificativi necessari;
2. verifica della documentazione: segue un'attenta verifica della documentazione presentata per assicurarsi che soddisfi tutti i requisiti legali;
3. conferma dell'accreditamento: una volta completata la verifica, l'accreditamento viene confermato e il soggetto obbligato può accedere alle informazioni sui titolari effettivi per un periodo di due anni, dopodiché è necessario un rinnovo.

Questo processo è essenziale per garantire che solo entità debitamente autorizzate e verificate possano accedere a dati sensibili e critici.

Adeguata verifica dei titolari effettivi  

Definizione di titolari effettivi  

Un "titolare effettivo" è una persona fisica che, in ultima analisi, possiede o controlla un'entità legale attraverso dirette quote di proprietà o altri mezzi come accordi di voto. Questa definizione mira a prevenire l'abuso dei sistemi finanziari e a combattere il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo.

Procedure di adeguata verifica  

Le procedure di adeguata verifica dei titolari effettivi includono:

• identificazione del titolare effettivo;
• raccolta e verifica della documentazione pertinente;
• aggiornamento continuo delle informazioni per riflettere qualsiasi cambiamento sostanziale;
• registrazione e archiviazione dei dati per un facile accesso durante le ispezioni normative.

Procedura di accreditamento e controllo  

Documentazione necessaria per l'accreditamento  

Per ottenere l'accreditamento da Unioncamere, i soggetti obbligati devono presentare documentazione completa, che include:

• identificazione legale;
• prova della titolarità effettiva;
• una descrizione dettagliata delle attività svolte.

Questi documenti assicurano che tutte le informazioni siano verificate in conformità con le normative vigenti.

Controlli e verifiche post-accreditamento  

Dopo l'accreditamento, Unioncamere effettua controlli regolari per verificare la persistente conformità dei soggetti obbligati.

Questi includono:

• revisioni annuali delle documentazioni;
• ispezioni inaspettate per assicurare l'adeguatezza continua delle informazioni;
• aggiornamenti necessari in risposta a cambiamenti normativi o operativi.