Rapporto sulla situazione del personale: si cambia

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A breve entreranno in vigore importanti novità per le aziende in merito all'obbligo di redigere il rapporto periodico sulla situazione del personale maschile e femminile.
Previsto dall'art. 46 del Codice delle pari opportunità tra (decreto legislativo 11 aprile 2006, n. 198), l'adempimento è stato oggetto di alcune modifiche ad opera dell'articolo 3 della legge 5 novembre 2021, n. 162 (pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale n. 275 del 18 novembre 2021) tese, da un lato, ad ampliare l'ambito di operatività dell'obbligo e, dall'altro, a rafforzare l'impianto sanzionatorio per le aziende inadempienti.
Analizziamo nel dettaglio cosa cambia per i datori di lavoro dal 3 dicembre 2021.

Il rapporto sulla situazione del personale oggi

Attualmente in capo alle aziende pubbliche e private che occupano più di 100 dipendenti vige l'obbligo di redigere, con cadenza almeno biennale, un rapporto sulla situazione del personale maschile e femminile.

Il rapporto, da compilare esclusivamente in modalità telematica e trasmettere entro il 30 aprile dell'anno successivo alla scadenza di ciascun biennio (termine prorogato al 30 giugno 2020 per il biennio 2018-2019 a causa della pandemia), deve contenere le informazioni relative a ognuna delle professioni, allo stato delle assunzioni, alla formazione, alla promozione professionale, ai livelli, ai passaggi di categoria o di qualifica, ad altri fenomeni di mobilità, all'intervento della CIG, ai licenziamenti, ai prepensionamenti e pensionamenti nonchè alla retribuzione effettivamente corrisposta.

Rapporto sulla situazione del personale: estensione dell'obbligo

La prima importante modifica apportata dall'articolo 3 della legge 5 novembre 2021, n. 162 riguarda la soglia dimensionale delle aziende obbligate. In particolare, la suddetta soglia si riduce e l’obbligo viene esteso anche alle aziende (pubbliche e private) che abbiano un numero di dipendenti compreso tra 51 e 100. Pertanto, dal 3 dicembre prossimo, l'obbligo scatterà per le aziende oltre 50 dipendenti.
Inoltre le aziende pubbliche e private che occupano fino a 50 dipendenti possono volontariamente redigere il rapporto con le medesime modalità previste per le aziende assoggettate all'obbligo.

Rapporto sulla situazione del personale: cadenza fissa biennale

Viene poi stabilito che l'obbligo di redigere il rapporto abbia una cadenza fissa biennale, laddove invece la norma vigente prevede una cadenza "almeno" biennale.

Rapporto sulla situazione del personale: trasmissione

Fino al 2 dicembre 2021, il rapporto sulla situazione del personale va trasmesso alle rappresentanze sindacali aziendali e alla consigliera e al consigliere regionale di parità, che elaborano i relativi risultati trasmettendoli alla consigliera o al consigliere nazionale di parità, al Ministero del lavoro e delle politiche sociali e al Dipartimento delle pari opportunità della Presidenza del Consiglio dei Ministri. Dal 3 dicembre il flusso informativo cambia.

Una volta redatto il rapporto, in modalità esclusivamente telematica e su modello pubblicato nel sito internet istituzionale del Ministero del lavoro, le aziende lo trasmettono alle rappresentanze sindacali aziendali.

I consiglieri regionali di parità accedono ai dati trasmessi dalle aziende con sede legale nel territorio di competenza attraverso un identificativo univoco e, elaborati i risultati, li inviano alle sedi territoriali dell'Ispettorato nazionale del lavoro, alla consigliera o al consigliere nazionale di parità, al Ministero del lavoro e delle politiche sociali, al Dipartimento per le pari opportunità della Presidenza del Consiglio dei ministri, all'Istituto nazionale di statistica e al Consiglio nazionale dell'economia e del lavoro.

L'accesso attraverso l'identificativo univoco ai dati contenuti nei rapporti è consentito anche alle consigliere e ai consiglieri di parità delle città metropolitane e degli enti di area vasta per le aziende con sede legale nei territori di competenza.

La legge n. 162 del 2021 stabilisce infine che il Ministero del lavoro pubblichi, in un'apposita sezione del sito internet istituzionale, l'elenco delle aziende che hanno trasmesso il rapporto e l'elenco di quelle che non lo hanno trasmesso.

Rapporto sulla situazione del personale: contenuti

ll rapporto sulla situazione del personale andrà redatto sulla base di quanto disposto da apposito decreto del Ministro del lavoro e delle politiche sociali, di concerto con il Ministro delegato per le pari opportunità del cui contenuti la legge n. 162 fornisce le direttrici generali stabilendo che dovrà definire:

1. Indicazioni per la redazione del rapporto.

Il rapporto dovrà indicare:

• il numero dei lavoratori occupati di sesso femminile e maschile;
• il numero dei lavoratrici eventualmente in stato di gravidanza;
• il numero dei lavoratori di sesso femminile e maschile eventualmente assunti nel corso dell'anno,
• le differenze tra le retribuzioni iniziali dei lavoratori di ciascun sesso;
• l'inquadramento contrattuale e la funzione svolta da ciascun lavoratore occupato, anche con riferimento alla distribuzione fra i lavoratori dei contratti a tempo pieno e a tempo parziale;
• l'importo della retribuzione complessiva corrisposta, delle componenti accessorie del salario, delle indennità, anche collegate al risultato, dei bonus e di ogni altro beneficio in natura ovvero di qualsiasi altra erogazione che siano stati eventualmente riconosciuti a ciascun lavoratore.

In nessun modo dovrà essere rivelata l'identità del lavoratore, ma solo il sesso di appartenenza.

2. Altri dati e informazioni

Nel rapporto sulla situazione del personale devono poi essere inserite anche informazioni e dati:

• sui processi di selezione in fase di assunzione e sui processi di reclutamento,;
• sulle procedure utilizzate per l'accesso alla qualificazione professionale e alla formazione manageriale;
• sugli strumenti e sulle misure per promuovere la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro;
• sulla presenza di politiche aziendali a garanzia di un ambiente di lavoro inclusivo e rispettoso;
• sui criteri adottati per le progressioni di carriera.

 3. Modalità di accesso per dipendenti e RSA

Una novità assoluta sarà anche la possibilità di accesso al rapporto da parte dei dipendenti. Il decreto in via di emanazione dovrà indicarne infatti le modalità, nel rispetto della tutela dei dati personali e al fine di usufruire della relativa tutela giudiziaria.

Dovranno essere congiuntamente definite le modalità di accesso da parte delle rappresentanze sindacali dell'azienda interessata.

4. Modalità di trasmissione ai consiglieri

Infine nel decreto dovranno essere indicate le modalità di trasmissione alla consigliera o al consigliere nazionale di parità, entro il 31 dicembre di ogni anno, dell'elenco, redatto su base regionale, delle aziende con più di 50 dipendenti tenute all'obbligo, nonchè le modalità di trasmissione alle consigliere e ai consiglieri di parità regionali, delle città metropolitane e degli enti di area vasta, degli elenchi riferiti ai rispettivi territori, entro il 31 dicembre di ogni anno.

Rapporto sulla situazione del personale: sanzioni

Fino al 2 dicembre le aziende che non trasmettono il rapporto sono invitate dall'ITL a provvedervi entro 60 giorni. In caso di inottemperanza nei successivi 60 giorni all'invito, si applica la sanzione amministrativa pecuniaria prevista, in via generale, per le inosservanze delle disposizioni legittimamente impartite dagli ispettori del lavoro nell'esercizio delle loro funzioni. I limiti minimi e massimi di tale sanzione sono pari, rispettivamente, a 516,46 euro ed a 2.582,28 euro.

Nei casi più gravi può (è quindi una facoltà) essere disposta l'ulteriore sanzione della sospensione per un anno dei benefici contributivi eventualmente goduti dall'azienda.

Dal 3 dicembre il quadro sanzionatorio si inasprisce. Vediamo come.

Le aziende inottemperanti all'obbligo di presentazione e di redazione del rapporto saranno sempre invitate ad adempiere entro 60 giorni. In caso di inottemperanza nei:

• 60 giorni successivi all'invito, si continua ad applicare una sanzione da 516,46 euro a 2.582,28 euro;
• 12 mesi successivi al termine di 60 giorni si dovrà applicare la sospensione per un anno dei benefici contributivi eventualmente goduti dall'azienda .

Infine, viene prevista una nuova sanzione amministrativa pecuniaria in caso di rapporto mendace o incompleto da 1.000 a 5.000 euro (limiti superiori a quelli previsti in caso di inottemperanza all’invito alla redazione e trasmissione del rapporto). La veridicità dei rapporti è verificata dall'Ispettorato  nazionale  del  lavoro.

	Fino al 2 dicembre	Dal 3 dicembre
Soglia dimensionale obbligo	Aziende che occupano più di 100 dipendenti	Aziende con più di 50 dipendenti
Trasmissione del rapporto	Alle RSA e ai consiglieri regionali di parità, che elaborano i risultati e li trasmettono ai consiglieri nazionale di parità, al Ministero del lavoro e al Dipartimento delle pari opportunità della Presidenza del Consiglio dei Ministri.	Alle RSA. I consiglieri regionali di parità accedono ai dati dei rapporti con identificativo univoco e li trasmettono alle sedi territoriali dell'INL, ai consiglieri nazionale di parità, al Ministero del lavoro, al Dipartimento per le pari opportunità della Presidenza del Consiglio dei ministri, all'ISTAT e al CNEL.
Cadenza del rapporto	Obbligo "almeno" biennale	Cadenza fissa biennale
Sanzioni	Mancata trasmissione: invito ad adempiere entro 60 giorni. Inottemperanza all'invito: sanzione da 516,46 euro a 2.582,28 euro. Nei casi più gravi può essere disposta la sospensione per un anno dei benefici contributivi eventualmente goduti dall'azienda.	Mancata trasmissione: invito ad adempiere entro 60 giorni.   Inottemperanza all'invito nei: 60 giorni successivi all'invito, sanzione da 516,46 euro a 2.582,28 euro; 12 mesi successivi al termine di 60 giorni, sospensione per un anno dei benefici contributivi eventualmente goduti dall'azienda. In caso di rapporto mendace o incompleto: sanzione  da 1.000 a 5.000 euro.