Rapporto sulla situazione del personale: ecco le Faq del Ministero del lavoro

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In vista della scadenza per la presentazione del Rapporto biennale sulla situazione del personale maschile e femminile 2022-2023, fissata al 15 luglio 2024, arrivano dal Ministero del lavoro le attese risposte ai dubbi formulati da aziende e consulenti impegnati in questi giorni nella redazione del prospetto.

Sono state infatti pubblicate sul sito istituzionale le Faq necessarie ad inserire correttamente i dati nel prospetto: vediamo di che si tratta.

Rapporto sulla situazione del personale

Le aziende pubbliche e private che occupano oltre 50 dipendenti sono tenute a redigere un rapporto periodico sulla situazione del personale maschile e femminile ai sensi dell’articolo 46 del decreto legislativo 11 aprile 2006, n. 198 (Codice delle pari opportunità tra uomo e donna).

NOTA BENE: Le imprese e gli uffici pubblici che presentano un organico inferiore possono, su base volontaria, redigere il rapporto. In tal modo possono fruire delle agevolazioni previste.

Contenuti e tempistiche

Il rapporto deve essere compilato ogni 2 anni e contiene informazioni relative al personale impiegato riguardanti lo stato delle assunzioni, la formazione, la promozione professionale, i livelli, i passaggi di categoria o di qualifica, altri fenomeni di mobilità, l’intervento della Cassa integrazione guadagni, i licenziamenti, i prepensionamenti, pensionamenti e la retribuzione effettivamente corrisposta.

Tutti i dati per ogni informazione evidenziano la quota relativa al personale femminile.

La redazione del rapporto e il salvataggio a sistema dello stesso equivalgono alla trasmissione del rapporto alla consigliera o al consigliere regionale di parità. Una copia del rapporto, unitamente alla ricevuta, deve essere trasmessa dal datore di lavoro in modalità telematica anche alle rappresentanze sindacali aziendali.

Il termine ultimo per trasmettere il rapporto è, come sopra accennato, fissato al 15 luglio 2024.

Come si compila

Al fine di semplificare la compilazione e la trasmissione del rapporto, il Ministero del lavoro ha messo a disposizione delle aziende un applicativo che consente di semplificare l’inserimento dei dati, facilitandone la lettura e l’analisi.

L’accesso all’applicativo all’interno del portale Servizi Lavoro del Ministero del Lavoro https://servizi.lavoro.gov.it può essere effettuato dal legale rappresentante o da altri soggetti dallo stesso delegati (responsabile del personale, commercialisti, consulenti del lavoro) in possesso delle credenziali di accesso SPID/CIE.

Come reso noto dal Ministero nel Manuale Utente, dalla pagina dei Rapporti periodici, cliccando sul Pulsante “Nuovo”:

• se si accede come intermediario, si può ricercare l’azienda per la quale si vuole creare un nuovo rapporto. Dopo aver valorizzato il campo “Codice Fiscale”, alla pressione del tasto “Cerca”, i campi anagrafici dell’azienda vengono popolati automaticamente.
• se si accede come azienda, i dati sono precompilati dal sistema. Qualora i dati dell’azienda non siano presenti o non siano corretti, sarà necessario eseguire l’aggiornamento tramite la Gestione Profili.

Nel campo “Biennio di riferimento”, l’operatore può scegliere il biennio per il quale creare il rapporto.

Selezionando il biennio “2022/2023”, l’operatore ha 2 possibilità:

• l’inserimento/compilazione di un nuovo rapporto in maniera manuale (tramite il tasto “Compila”)
• il caricamento del modello excel precedentemente compilato (tramite il tasto “Precompila da excel”).

Il modello excel è scaricabile dalla schermata principale dell’applicativo, con il Tasto “Download del file excel”.

Nel caso si scegliesse la precompilazione da excel, i valori presenti nel file importato sono riportati all’interno delle varie sezioni del rapporto online.

I codici di livello indicati nella lista delle tabelle 2.2 e 2.8 sono stati popolati secondo una nomenclatura omogenea per tutti i CCNL.

Trasmissione e ricevuta

Compilate tutte le sezioni del rapporto, è possibile procedere al salvataggio dei dati, cliccare sul pulsante “Salva”, finalizzare e trasmettere il rapporto se tutte le informazioni inserite sono congrue e corrette.

Le risposte del Ministero

Seguendo la struttura del prospetto, il Ministero precisa che:

• nella tabella 2.1 (occupati al 31 dicembre 2023) i dipendenti devono essere classificati in base alla categoria professionale di inquadramento a tale data;
• gli eventuali passaggi di categoria intervenuti nel corso dell’anno sono indicati nella tabella 2.4;
• in caso di distacco, all’estero o meno, i lavoratori devono essere computati dalla società distaccante e da quella distaccataria, in quanto esposti nel Lul;
• per le aziende con sede legale l’obbligo di presentazione del prospetto sussiste solo se il numero complessivo dei dipendenti occupati in Italia (anche presso diverse sedi) è superiore a 50;
• le aziende con sede legale in Italia devono escludere dal prospetto i lavoratori occupati presso le relative sedi o strutture site all’estero;
• con riferimento all’indicazione delle ore lavorate (con l’ulteriore distinzione di quelle di lavoro straordinario) devono essere escluse quelle dei lavoratori somministrati, evidenziati nel rigo precedente quello delle ore lavorate (tabella 2.3.);
• riguardo ai dipendenti che nel 2023 hanno fruito di periodi di aspettativa, secondo quanto chiarito dal Ministero del lavoro il dato comprende anche eventuali aspettative non retribuite; qualora il lavoratore abbia fruito nel corso dell’anno sia di congedi di maternità/paternità obbligatori che di congedo parentale, deve essere computato come un’unità in entrambi i corrispondenti righi della tabella 2.3;
• in relazione alla retribuzione iniziale di cui alla tabella 2.7., viene chiarito che il dato retributivo deve essere relativo agli occupati al 31 dicembre 2022, già indicati nella prima tabella del prospetto;
• il monte retributivo lordo annuo comprende il Tfr e i fringe benefit imponibili, da esporre distintamente tra le componenti accessorie.

Schema riassuntivo

Obbligo di redazione	Aziende pubbliche e private con oltre 50 dipendenti
Contenuto del rapporto	Stato delle assunzioni, formazione, promozione professionale, livelli, passaggi di categoria o qualifica, mobilità, collocazione in cassa integrazione, licenziamenti, pensionamenti, prepensionamenti e trattamenti retributivi.
Ambito del rapporto	Le aziende che occupano più di 50 dipendenti nel complesso delle proprie sedi, dipendenze ed unità produttive redigono un rapporto unico fornendo le informazioni relative a tutti gli occupati. Le aziende con sede legale all’estero sono tenute a presentare il rapporto esclusivamente nel caso in cui abbiano in Italia una o più sedi, dipendenze o unità produttive che occupano, nel loro complesso, più di 50 dipendenti. In tale ipotesi viene presentato un unico rapporto, che fornisce le informazioni relative a tutti gli occupati presso le sedi, dipendenze o unità produttive situate in Italia. La presentazione del rapporto è effettuata da una delle sedi, dipendenze o unità produttive situate sul territorio italiano.
Redazione su base volontaria	Anche le imprese con fino a 50 dipendenti possono redigere il rapporto su base volontaria, utilizzando le modalità telematiche fornite dal decreto interministeriale del 3 giugno 2024
Trasmissione del rapporto	La redazione e il salvataggio del rapporto equivalgono alla trasmissione alla consigliera o al consigliere di parità, a cui è attribuito un identificativo univoco per accedere ai dati contenuti nei rapporti trasmessi dalle aziende. Una copia del rapporto deve essere trasmessa, unitamente alla ricevuta, con modalità telematica, dal datore di lavoro anche alle rappresentanze sindacali aziendali entro il termine di trasmissione del rapporto (15 luglio 2024 per il biennio 2022-2023)
Accesso al rapporto	I lavoratori possono richiedere alle rappresentanze sindacali aziendali di accedere al rapporto biennale per fruire delle tutele giudiziarie previste dal D.Lgs. 11 aprile 2006, n. 198.
Termine di trasmissione per il biennio 2022-2023	15 luglio 2024 (in deroga all'ordinario termine del 30 aprile)