Pubblici registri immobiliari, le regole per la privacy dei dati

---

Condividi l'articolo:

---

Nella prima circolare dell’Agenzia delle Entrate, datata 29 gennaio 2024, vengono esaminati i rapporti tra la disciplina in materia di pubblicità immobiliare e quella più recente in tema di trattamento dei dati personali, al fine dell’emersione di eventuali trattamenti illeciti e di individuare le possibili aree di azione.

L’obiettivo dell’Amministrazione finanziaria è quello di delineare un quadro della tematica di particolare complessità in materia di pubblici registri immobiliari, con un focus soprattutto sulla relazione tra i principi della pubblicità immobiliare e i principi della riservatezza dei dati personali: in particolare, si vuole fornire alle categorie interessate opportune indicazioni sul corretto utilizzo dei modelli di richiesta delle formalità.

L’analisi dell’Agenzia si concentra, in particolar modo, sul “corretto utilizzo della sezione D della nota di trascrizione e di iscrizione e nelle domande di annotazione”, poiché si tratta di un campo di libera compilazione con dati necessari ad una compiuta pubblicità.

NOTA BENE: E’ evidente, infatti, che il rischio che la trascrizione immobiliare possa essere il mezzo attraverso cui diffondere dati illecitamente trattati (quali, ad esempio, quelli relativi a condanne penali, ovvero quelli che rivelino l’origine razziale o etnica, l’orientamento sessuale, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche) interessa soprattutto la sezione “D” dei modelli delle note di trascrizione e di iscrizione.

Con il documento di prassi in oggetto, dunque, l’Agenzia delle Entrate vuole offrire le prime indicazioni operative applicabili al sistema della pubblicità immobiliare a tutela dei diritti in materia di protezione dei dati personali.

Prima di affrontare l’analisi della sezione D dei pubblici registri immobiliari, nella circolare n. 1/E del 29 gennaio 2024, vengono analizzati:

• alcuni principi generali del sistema di pubblicità immobiliare;
• i profili relativi al trattamento dei dati personali.

Sistema di pubblicità immobiliare a garanzia della sicurezza della circolazione dei beni

L’Attuale sistema di pubblicità immobiliare, nell'obiettivo perseguito dal legislatore, ha una funzione di conoscenza dei dati relativi ai beni immobili e di tutela dell'affidamento dei terzi, in un'ottica di garanzia per la corretta circolazione degli stessi.

Al perseguimento di tali obiettivi si connette il riconoscimento della valenza di ordine pubblico delle norme sulla trascrizione immobiliare e, così, del loro carattere di inderogabilità.

E’ noto che per una formalità nei registri immobiliari (trascrizione, iscrizione, annotazione) devono essere presentati al conservatore il titolo, in originale o in copia autenticata, recante l'evento giuridico da pubblicare e la relativa nota (denominata “domanda”, nel caso delle annotazioni), dove devono essere indicati gli elementi e le menzioni espressamente previsti dal legislatore.

La circolare agenziale si sofferma proprio su tale nota, al fine di individuare se i dati in essa contenuti possano generare eventuali problematiche sotto il profilo del trattamento dei dati personali.

A tal fine, si ricorda anche la disposizione dell’articolo 2674 del C.c. che individua espressamente i casi nei quali il conservatore può rifiutare di ricevere le note e i titoli e quelli in cui non può riceverli.

Tuttavia, perché il rifiuto di una formalità incide sull’ordine di presentazione degli atti e sui connessi effetti giuridici (in sostanza, opponibilità e priorità di grado), i motivi di rifiuto non possono che essere tassativi e soggetti ad una individuazione esclusivamente normativa.

Dati personali non strettamente necessari

Partendo dal principio di libera accessibilità dei registri immobiliari, i quali possono essere ispezionati da chiunque – oggi anche per via telematica – occorre prestare particolare attenzione al rischio di conflitto tra gli adempimenti per la pubblicità immobiliare e le norme sulla protezione dei dati personali di cui al Reg. Ue 2016/679 e al DLgs. 196/2003.

NOTA BENE: Anche la nota (o domanda, nel caso delle annotazioni) può riportare elementi non necessari alla pubblicità immobiliare ed anch’essi, comunque, liberamente conoscibili da parte di chiunque.

Ciò potrebbe creare alcune criticità, alla luce della più recente normativa che ha dettato alcuni principi fondamentali in materia di trattamento dei dati personali, soprattutto con riferimento ad alcune categorie di dati: basti pensare alle informazioni relative alle condanne penali o all’etnia di appartenenza o ancora all’orientamento religioso o sessuale.

A ciò si aggiunga che il sempre maggiore processo di informatizzazione, che ha caratterizzato i servizi di pubblicità immobiliare, oggi consente una semplificazione del processo e, quindi, un crescente aumento degli accessi ai dati presenti in tali registri.

Alla luce di tutto ciò, e in considerazione di una segnalazione relativa al trattamento di dati giudiziari che ha innescato una interlocuzione con l’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, l’Agenzia ritiene opportuno fornire, alcune prime indicazioni specifiche e concretamente applicabili nell’ambito del sistema della pubblicità immobiliare a tutela dei diritti in materia di protezione dei dati.

Quadro D, le note

Come anticipato, l’Agenzia delle Entrate si sofferma, in particolare modo, sul corretto utilizzo della Sezione D nelle note di trascrizione e di iscrizione e nelle domande di annotazione.

La problematica sorge dal momento che nella pubblicità immobiliare il titolo, originale o in copia conforme e liberamente consultabile, potrebbe contenere informazioni ulteriori rispetto a quelle strettamente necessarie. Pertanto, allo stesso modo, anche la nota (o domanda, nel caso delle annotazioni) può riportare elementi non necessari alla pubblicità immobiliare e liberamente accessibili.

NOTA BENE: Si ricorda che, con l’automazione dei servizi di pubblicità immobiliare avviata dalla legge 27 febbraio 1985, n. 52, le note sono redatte su appositi modelli specificatamente approvati che sono stati oggetto, nel tempo, di vari aggiornamenti, l’ultimo dei quali avvenuto con Decreto dell’Agenzia del territorio 14 giugno 2007 emanato di concerto con il Capo del Dipartimento per gli Affari di giustizia del Ministero della giustizia.

Le note sono attualmente formate dalle seguenti quattro sezioni (precedentemente denominati quadri):

1. la “sezione A”, riportante i dati relativi al titolo presentato per l’esecuzione della formalità (identificativi dell’atto, autorità emanante, ecc…);
2. la “sezione B”, riportante i dati relativi agli immobili relazionati nella formalità (sostanzialmente, gli identificativi catastali degli immobili);
3. la “sezione C”, riportante i dati relativi ai soggetti presenti nella formalità (identificativi dei soggetti e rispettivi diritti relazionati sugli immobili oggetto di formalità);
4. la “sezione D”, riportante eventuali altre informazioni, non codificabili nelle precedenti sezioni, ritenute ugualmente necessarie per una compiuta pubblicità immobiliare nonché le informazioni previste ai fini dell’esecuzione della voltura catastale automatica.

ATTENZIONE: Le prime tre sezioni richiedono dati sostanzialmente obbligati, mentre la quarta sezione, la D, è quella più a rischio in quanto prevede un campo libero per inserire tutte le altre informazioni ritenute necessarie e rimesse, quindi, alla volontà del richiedente.

I prospettati profili di criticità, dunque, possono correlarsi tendenzialmente ai dati indicati dal richiedente nella sezione D delle note. Ciò, in quanto l’indicazione di tali dati è rimessa alla esclusiva disponibilità e valutazione della parte richiedente che ne cura la compilazione.

L’Agenzia, al riguardo, però specifica, che il conservatore non può opporsi all’inserimento dei dati, potendo solo profilare dei dubbi sulla legittimità sulla trascrivibilità di un atto o dell’iscrizione di ipoteca; nè può oscurare i dati inseriti o modificarli, considerato l’espresso divieto previsto dall’articolo 17, legge n. 52/1985.

L’Agenzia, quindi, chiarisce che il conservatore non è responsabile di quanto viene contenuto nella nota.

Inoltre, precisa che spetta ai notai, agli avvocati e a tutti i soggetti che predispongono le richieste di formalità, utilizzare propriamente la sezione D del modello di nota, indicando le sole informazioni specificamente previste o necessarie ai fini di una compiuta pubblicità.

In particolare, occorre che la sezione D non venga impropriamente utilizzata per riportare informazioni eccedenti rispetto alle finalità del trattamento, come nel caso dei dati personali eventualmente presenti nell’atto ma non utili alla pubblicità stessa.