Processo telematico con accettazione automatica dei depositi

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Sul Portale dei Servizi Telematici (PST) del ministero della Giustizia sono state pubblicate, il 30 settembre 2024, le Circolari esplicative delle modifiche ai sistemi informatici concernenti l’accettazione automatica dei depositi.  

Le circolari riguardano, rispettivamente, i sistemi informatici del cvile, del penale e della Corte di Cassazione.

I tre documenti forniscono chiarimenti sulle novità in tema di accettazione automatica degli atti processuali, prevista dall’art. 17 delle nuove specifiche tecniche adottate dal Direttore generale DGSIA il 2 agosto 2024 ed in vigore dal 30 settembre 2024.

Accettazione automatica degli atti

L'accettazione automatica degli atti processuali -  si rammenta - costituisce una delle novità introdotte con l'entrata in vigore delle nuove regole tecniche per il processo telematico, sia civile che penale.

E' stato introdotto, ossia, un sistema di accettazione automatica degli atti depositati, salvo anomalie che richiedono l'intervento degli operatori di cancelleria.

Circolari esplicative PST Giustizia

Sono tre, come visto, le note esplicative, che riassumono le modifiche apportate ai sistemi informatici ai fini dell’implementazione dell’accettazione automatica prevista dalle specifiche tecniche adottate.

Accettazione automatica nel Civile

Nella circolare esplicativa relativa al sistema del civile, vengono illustrate le modifiche tecniche e procedurali introdotte nei sistemi informatici della giustizia.

Di seguito, un riepilogo dei punti principali:

Accettazione automatica degli atti processuali: sono implementate, a partire dal 30 settembre 2024, nuove funzionalità per l'accettazione automatica di determinati atti processuali nei sistemi informatici della giustizia, senza necessità di intervento da parte del personale di cancellazione. Questi sistemi includono SICID, SIECIC, SIGP, BEA, Consolle Magistrato, Consolle Udienza e Consolle PM.

Atti soggetti ad accettazione automatica: alcuni atti rientreranno nel flusso di accettazione automatica, tra cui memorie ex art. 171-ter cpc, istanze di accoglimento e rigetto della domanda ex art. 183 cpc, e depositi di note scritte e documenti autorizzati in udienza. Gli atti processuali dinanzi al Giudice di Pace e determinati atti del pubblico ministero nei procedimenti civili sono inclusi.

Eccezioni all'accettazione automatica: sono esclusi dal flusso di accettazione automatica quegli atti che richiedono interventi specifici della cancellazione, come atti che necessitano di verifica manuale dei dati, atti che richiedono il completamento di procedura o l'apertura di procedimenti per la correzione di errori , e atti che comportano stati transitori complessi.

Comunicazione e gestione dei depositi: Gli utenti riceveranno delle PEC che confermano lo stato del deposito, con dettagli sull'accettazione automatica. Un nuovo stato "In attesa di accettazione" sarà introdotto per quei depositi che il sistema deve ancora verificare. Se l'accettazione automatica non riesce, il deposito potrà essere gestito manualmente.

Sistema di consultazione: viene creata una nuova sezione nei sistemi di gestione chiamata "Gestione depositi accettati automaticamente", dove la cancellazione potrà visionare e gestire i depositi accettati dal sistema senza possibilità di intervento manuale.

Accettazione automatica nel penale

Nella circolare relativa al sistema informatico del penale, sono riassunte le modifiche apportate ai sistemi informativi nell’ambito dell’accettazione automatica degli atti processuali nei procedimenti penali.

Ecco un riepilogo dei punti principali:

Atti soggetti ad accettazione automatica: a partire dal 30 settembre 2024, è introdotto un sistema di accettazione automatica per i depositi telematici degli atti processuali nei procedimenti penali. Questo avverrà solo se vi è corrispondenza tra i dati inseriti dagli avvocati attraverso il Portale Depositi Penali (PDP) e i dati presenti nei registri informatici gestiti dai sistemi APP e ReGeWEB. Gli elementi di controllo includono l'anno e il numero di iscrizione del procedimento, i dati anagrafici della parte processuale e la presenza di eventuali atti abilitanti.

Flusso di accettazione automatica: se i controlli automatici avranno esito positivo, l’atto sarà accettato e inserito direttamente nel fascicolo processuale digitale, senza necessità di intervento da parte del personale di cancelleria. In caso di esito negativo, il deposito dovrà essere verificato manualmente dal personale amministrativo, che potrà accettare o rifiutare il deposito.

Visualizzazione degli atti accettati automaticamente:

• APP: Gli utenti di segreteria e cancelleria potranno visualizzare i depositi accettati automaticamente nella sezione "Pervenuti", con la possibilità di filtrare i depositi per tipologia di accettazione (automatica o manuale). I magistrati potranno consultare questi atti nella sezione "Pendenti", con la possibilità di segnalare quelli meritevoli di attenzione.
• ReGeWEB: I depositi accettati automaticamente saranno visibili nella sezione "Depositi Telematici", con uno stato contrassegnato da un’icona verde.

Atti esclusi dall’accettazione automatica: non saranno accettati automaticamente i depositi che richiedono una "conferma di ricezione", come quelli indirizzati alle Corti d’Appello, alle procure generali, ai tribunali della libertà e agli uffici del GIP o del Giudice di pace. Tali depositi continueranno a essere gestiti con le modalità esistenti.

Supporto agli utenti: per agevolare l'adozione delle nuove modalità di gestione dei depositi, saranno resi disponibili materiali informativi, webinar e video tutorial sul portale assistenza del Ministero della Giustizia.

Accettazione automatica nel sistema informatico della Cassazione

La terza circolare descrive l'implementazione dell'accettazione automatica degli atti processuali presso la Corte di Cassazione.

Di seguito un riassunto dei punti chiave:

Accettazione automatica degli atti: a partire da fine settembre 2024, verranno implementate patch nei sistemi di registrazione della cancelleria (CSC Client e SIC Civile), che consentiranno l'accettazione automatica dei depositi senza l'intervento del cancelliere. Gli atti soggetti a questa modalità includono, tra gli altri:

• Accettazione rinuncia ricorso
• Avviso ricevuta notifica ricorso/controricorso
• Deposito ex art. 372 c.p.c.
• Istanza di anticipazione udienza, sospensione giudizio, patrocinio a spese dello Stato
• Memorie (378, 380 bis, 380 ter)
• Documenti per condono fiscale o definizione agevolata.

Flusso di accettazione automatica: quando un avvocato deposita un atto tramite il CSC Client, il sistema verificherà automaticamente i dati e, se tutto è corretto, accetterà l'atto. Se ci sono problemi, l'atto sarà classificato come "Da accettare", permettendo al personale di cancelleria di intervenire per correggere gli errori o rifiutare il deposito.

Atti esclusi dall'accettazione automatica: alcuni atti, come ricorsi, controricorsi, ricorsi per saltum e revocazioni ex art. 391 cpc, continueranno a richiedere l'accettazione manuale da parte del cancelliere. Anche gli atti depositati dalla Procura generale presso la Corte di Cassazione seguiranno le procedure attuali.

SIC Civile: gli atti accettati automaticamente verranno inseriti nella sezione "Atti successivi", come accade oggi per le accettazioni manuali.

Tempistica delle implementazioni: l’implementazione delle patch avverrà tra il 23 e il 30 settembre 2024. Le operazioni includeranno test funzionali, pubblicazione automatica dei provvedimenti, gestione di flussi di firma e riconvocazioni.

Accettazione automatica nel settore penale: per il momento, non è prevista l’introduzione di questa funzione nei procedimenti penali, dove è ancora in fase di sperimentazione il Desk Penale.