Accise e carburanti: richiesta PEC per istanze e imposta di bollo

La circolare n. 11/2025 dell’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli promuove l’uso estensivo della PEC come mezzo ordinario di comunicazione con l’Amministrazione in materia di accise e settori collegati (tabacchi, carburanti, prodotti assimilati).

Viene richiamato il quadro normativo attuale (D.Lgs. 504/95, Codice dell’Amministrazione Digitale - CAD) che riconosce valore legale ai documenti trasmessi tramite canali digitali sicuri, come la PEC.

Invio delle domande in modalità telematica

Per favorire un utilizzo più ampio della Posta Elettronica Certificata (PEC), si richiama l'articolo 38 del d.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, che disciplina le modalità con cui è possibile presentare istanze e dichiarazioni alla Pubblica amministrazione. Secondo tale norma, questi atti possono essere trasmessi anche digitalmente, a condizione che vengano utilizzati strumenti previsti dall’art. 65, comma 1, del Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 – CAD), tra cui rientra appunto l’uso della PEC.

Le domande e dichiarazioni inviate attraverso tali canali sono equiparate a quelle firmate a mano davanti al funzionario pubblico. Inoltre:

• un documento trasmesso con strumenti digitali idonei a garantirne la provenienza è considerato valido ai fini della forma scritta;
• l’invio tramite PEC equivale a una notifica postale, grazie alla ricevuta di invio e di ricezione generate dal sistema.

Ulteriori conferme sull’obbligatorietà della PEC si trovano ancora nella normativa CAD, che impone l’utilizzo esclusivo di tecnologie digitali per la comunicazione tra imprese e pubblica amministrazione, e nel D.P.C.M. del 22 luglio 2011, secondo cui, in assenza di procedure specifiche, si può ricorrere alla PEC per le comunicazioni telematiche.

In ambito accise, l’articolo 19-bis del D.Lgs. n. 504/1995 richiede a chi è tenuto al pagamento dell’imposta o intende avviare un’attività soggetta a licenza o autorizzazione di comunicare in anticipo il proprio indirizzo PEC all’Agenzia delle dogane e dei monopoli. Lo stesso articolo stabilisce che gli atti e le notifiche inviati dall’Agenzia via PEC sono validi come notifiche ufficiali.

Tale modalità consente una gestione più rapida delle pratiche e snellisce il lavoro interno dell’Agenzia, con un beneficio diretto per gli stessi operatori.

In un’ottica di digitalizzazione completa, si ricorda inoltre che, per quanto riguarda i depositi fiscali di prodotti energetici, l’articolo 6 del decreto ministeriale del 17 maggio 2023 prevede che qualsiasi comunicazione verso l’ufficio competente debba essere inviata esclusivamente via PEC.

Infine, l’articolo 25 del TUA, come modificato dal D.L. 124/2019, ribadisce l’obbligo di usare mezzi telematici per notificare alle dogane lo spostamento di prodotti energetici tra depositi commerciali, sia da parte del mittente che del destinatario, entro il giorno stesso della ricezione.

Modalità di pagamento dell’imposta di bollo

Quando un operatore invia richieste o riceve atti e provvedimenti in formato digitale da parte dell’Agenzia, ed essi risultano soggetti a imposta di bollo, è possibile assolvere al pagamento tramite un intermediario autorizzato. Quest’ultimo emette un contrassegno telematico in formato elettronico che certifica l’avvenuto versamento.

Nel caso in cui la richiesta venga redatta in forma cartacea, questa dovrà essere scansionata e inviata via PEC con la marca da bollo fisica apposta. In alternativa, se la domanda è sottoscritta con firma digitale, sarà sufficiente inserire all’interno del documento il codice numerico a 14 cifre del contrassegno, insieme alla data e all’ora in cui è stato rilasciato, per consentire i necessari controlli.

In ogni caso, l’istante deve annullare il contrassegno apponendo firma e data in parte su di esso e in parte sul documento.

Deve anche compilare una dichiarazione sostitutiva che certifica il pagamento del bollo, da conservare per almeno tre anni.

Servizi digitali e Portali telematici

L’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli con circolare n. 11 del 27 maggio 2025 sottolinea l'importanza crescente dell'utilizzo degli strumenti digitali per la gestione delle pratiche amministrative. In un contesto di progressiva trasformazione digitale della pubblica amministrazione, viene ribadita la necessità di privilegiare - ove disponibili - le procedure informatiche ufficiali predisposte dall’Amministrazione stessa.

Gli operatori economici devono adottare prioritariamente le piattaforme telematiche dedicate per:

• la trasmissione delle istanze,
• l’assolvimento dell’imposta di bollo (servizio @e.bollo),
• l’interazione diretta con l’Agenzia in modo tracciato, rapido e sicuro.

Ciò riduce notevolmente il margine d’errore, i tempi di lavorazione delle pratiche e consente una più agevole verifica documentale.

Un caso specifico riguarda la gestione dei prodotti da inalazione senza combustione (liquidi o aromi), soggetti a particolari obblighi di identificazione e classificazione commerciale. Gli operatori devono inoltrare le relative istanze esclusivamente attraverso il portale PLI-PAT, raggiungibile dal sito ufficiale dell’Agenzia.

L’accesso al portale è riservato agli utenti dotati di SPID, CNS o CIE, strumenti di autenticazione sicura richiesti dalla normativa vigente.

Uso agevolato del gasolio per il trasporto di merci e persone

In riferimento alle agevolazioni fiscali previste per il gasolio impiegato nei servizi di trasporto, le imprese interessate devono preferibilmente predisporre e trasmettere la dichiarazione trimestrale di rimborso attraverso strumenti informatici.

Per semplificare il processo e velocizzare l’istruttoria, si raccomanda di utilizzare il software messo a disposizione dall’Agenzia, compilando la dichiarazione in formato digitale e inviandola tramite il Servizio Telematico Doganale – E.D.I. (Electronic Data Interchange).

Questa modalità digitale offre diversi vantaggi:

• riduce gli oneri amministrativi,
• permette controlli più rapidi da parte degli uffici doganali,
• consente all’operatore di ottenere più velocemente il credito spettante, che può essere usato per compensare eventuali debiti verso l’erario.

Per coloro che, per vari motivi, non sono ancora in grado di utilizzare l’E.D.I., resta comunque valida la possibilità di inviare la dichiarazione:

• tramite PEC, in formato elettronico,
• allegando il file con estensione .dic, che riproduce esattamente i contenuti del documento compilato con il software ufficiale.

In casi eccezionali e solo in via residuale, qualora l’operatore non abbia accesso né alla PEC né al canale telematico E.D.I., è ancora ammesso l’invio in forma cartacea, purché accompagnato da una dichiarazione sostitutiva, insieme a un supporto informatico (es. CD-ROM, DVD o chiavetta USB) contenente il file .dic.