Dipendente trasfertista: note spese dematerializzate senza firma

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Viene ripreso, nella risposta n. 740 del 20 ottobre 2021, il tema della validità della procedura informatica elaborata per consentire la creazione, il controllo, la contabilizzazione e la conservazione in formato totalmente digitalizzato delle note spese prodotte da dipendenti trasfertisti.

Ribadendo quanto affermato nelle risposte nn. 403 e 417 del 2019, l’Agenzia delle Entrate ricorda che i riferimenti sono al Dlgs n. 82/2005 (CAD) ed ai relativi decreti attuativi tra cui spicca, nell’ambito della materia tributaria, il DM 17 giugno 2014.

Dematerializzazione dei documenti analogici

Dunque, i documenti analogici possono essere sostituiti da quelli informatici e dematerializzati quando permane il carattere di immodificabilità, integrità ed autenticità: ciò vale anche per le note spese che verranno poi utilizzate per la deducibilità dei relativi costi.

La procedura aziendale adottata dalla società istante prevede l'accesso univoco da parte del dipendente effettuato mediante l'inserimento del "nome utente" e della "password" in fase di accesso alla rete aziendale da parte del dipendente.

Se la modalità descritta permette di garantire i requisiti di immodificabilità, integrità ed autenticità dei documenti dematerializzati, nulla osta al suo utilizzo:

• sia nel caso in cui la nota spese venga generata direttamente dal trasfertista attraverso la rete aziendale;
• sia quando viene prodotta tramite un delegato, il quale agisce su procura, in nome e per conto del delegante.

Tali giustificativi, in ogni caso, devono poter consentire il controllo dei requisiti per la deducibilità dei costi e l’imputabilità dei redditi ai dipendenti che hanno sopportato la spesa.

Obbligo di firma: non sussiste

In ordine all’apposizione di una firma alle note spese, le disposizioni normative applicabili non prevedono né quella digitale né altra firma elettronica qualificata o avanzata per ritenere valido il documento ai fini fiscali.

Infatti, la firma viene richiesta solo per l'efficacia e la validità probatoria di scrittura privata.

Specifica l’Agenzia che i giustificativi di spese hanno corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali; quindi sono documenti analogici originali "non unici", ossia per i quali è possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi.

Qualora ciò non sia possibile e, pertanto, il materiale abbia natura di documento analogico originale unico, la conservazione richiede l’intervento del pubblico ufficiale (articolo 4, comma 2, DM 17 giugno 2014).