Note spese trasfertisti, possibile la conservazione elettronica

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L’Agenzia delle Entrate affronta il tema della dematerializzazione di documenti fiscali relativi alle “note spese” emesse nei riguardi di dipendenti e professionisti (cosiddetti "trasfertisti").

Le regole offerte sono finalizzate alla realizzazione di un sistema integrato e completamente virtuale di gestione delle note spese, dopo l’avvio della fattura elettronica obbligatoria.

Proprio alla luce del nuovo obbligo, l’istante che è una società di consulenza, che si avvale di “trasfertisti", vuole procedere alla dematerializzazione e conservazione sostitutiva delle note spese e dei relativi giustificativi (ricevute di taxi, titoli di viaggio su mezzi di trasporto pubblico, copie cartacee di fatture ricevute da soggetti extra-UE etc.) attraverso uno specifico sistema informatico gestionale.

A tal fine, chiede all’Amministrazione finanziaria se tali giustificativi di spesa possano:

• essere qualificabili fiscalmente come documenti originali “unici”;

• essere conservati ai sensi dell’articolo 4, comma 1, del decreto ministeriale 17 giugno 2014 e se il relativo processo di conservazione sia in linea con la normativa di riferimento.

Note spese e relativi giustificativi: conservazione elettronica con distruzione del formato analogico

Nella risposta ad interpello n. 388 del 20 settembre 2019, l’Agenzia ricorda che in base alla normativa e alla prassi vigenti, qualunque documento analogico a rilevanza fiscale – come le note spese e i loro allegati – deve, per poter essere dematerializzato e successivamente distrutto, possedere le caratteristiche della immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità.

Pertanto, se la procedura di conservazione descritta dall’istante garantisce tali caratteristiche, “nulla osta alla sua adozione”.

Ciò vuol dire che, in presenza delle suddette caratteristiche, i documenti analogici possono essere legittimamente sostituiti da documenti informatici, dei quali possono essere realizzati, inoltre, duplicati informatici, come previsto dal CAD.

Inoltre, osserva l’Agenzia, i giustificativi allegati alle note spese trovano generalmente corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali. La loro natura, quindi, è quella di documenti analogici originali “non unici”, analogamente alla natura della nota spese in formato analogico.

Di conseguenza, il processo di conservazione elettronica dei giustificativi allegati alle note spese dei trasfertisti è correttamente perfezionato, senza necessità che un pubblico ufficiale attesti la conformità all’originale delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico. Viceversa, se non è possibile risalire al contenuto del giustificativo allegato alla nota spese allora lo stesso ha natura di documento “unico” e per la sua conservazione sostitutiva è necessario l’intervento di un pubblico ufficiale.

L’Agenzia, inoltre, ricorda che la deducibilità dei costi è subordinata ai requisiti di inerenza, competenza e congruità.

Così conclude la risposta n. 388/2019: “alle condizioni sopra enunciate, pertanto, la società istante può conservare in modalità elettronica le note spese ed i relativi giustificativi, siano essi intestati al trasfertista ovvero anonimi (es. titoli di viaggio su mezzi di trasporto pubblico), e successivamente distruggere gli originali analogici”.