Come sarà il nuovo smart working nelle aziende

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Via libera all'accordo quadro sul lavoro agile nel sistema privato. L'accordo, promosso dal Ministro del Lavoro e delle Politiche Sociali e siglato il 7 dicembre 2021 tra Governo e Parti sociali, fornisce alla futura contrattazione collettiva, nazionale e aziendale e/o territoriale le linee di indirizzo da seguire per regolamentare efficacemente il lavoro agile in considerazione delle specificità dei settori e ambienti lavorativi.

Pertanto, il Protocollo nazionale sul lavoro in modalità agile non va ad intaccare il quadro di riferimento attuale disegnato dalla contrattazione collettiva e individuale, ma indica la strada da seguire per le prossime discipline applicabili nelle diverse realtà lavorative.

Smart working: dalla pandemia al protocollo nazionale

Di lavoro agile si discute in Italia già da parecchi anni.

Il legislatore, spinto dall'esigenza di dare forma giuridica ad un istituto dalle grandi potenzialità nell'ottica della flessibilità organizzativa richiesta dai datori di lavoro, ha emanato la legge 22 maggio 2017, n. 81.

L'avvento della pandemia ha impresso una forte accelerata (il ricorso al lavoro agile è infatti più che raddoppiato rispetto al periodo pre-pandemico) al processo di diffusione dello smart working dando impulso ad una fase di cambiamento organizzativo e di innovazione dei modelli di gestione del rapporto di lavoro, con la necessità di avviare idonei percorsi formativi per i lavoratori.

Il Ministro del lavoro ha svolto una indagine avvalendosi del Gruppo di studio “Lavoro agile”. Sono stati esaminati gli effetti dell’attività di lavoro in modalità di agile, gli impatti sull’organizzazione del lavoro, i vantaggi in termini di conciliazione dei tempi di vita e di lavoro per il lavoratore e di maggiore produttività per il datore di lavoro e, allo stesso tempo, le criticità legate al corretto utilizzo delle nuove tecnologie e della necessità di idonee garanzie della sicurezza dei dati aziendali e della tutela dei dati personali dei lavoratori.

Al termine di un lungo percorso, si è giunti, lo scorso 7 dicembre, a siglare il Protocollo nazionale sul lavoro in modalità agile per fornire risposte concrete ai grandi cambiamenti, favorendo, allo stesso tempo, lo sviluppo di un moderno sistema di relazioni industriali.

Il Protocollo, ferme restando le previsioni di legge (legge 22 maggio 2017, n. 81) e degli accordi collettivi in essere, valorizza la contrattazione collettiva quale fonte privilegiata di regolamentazione dello svolgimento della prestazione di lavoro in modalità agile per la sua capacità di adattare la disciplina ai diversi e specifici contesti produttivi.

Veniamo ora ai contenuti.

Smart working: accordo individuale volontario

Il Protocollo nazionale conferma la centralità dell'accordo individuale su base volontaria per l'adesione al lavoro agile.

Il lavoratore può legittimamente rifiutarsi di aderire o di svolgere la propria prestazione lavorativa in modalità agile e tale scelta non può mai integrare gli estremi del licenziamento per giusta causa o giustificato motivo, né rilevare sul piano disciplinare.

L'accordo individuale va stipulato in forma scritta tra il datore di lavoro e il lavoratore e, nei contenuti, deve essere coerente con la disciplina di legge, con le previsioni della eventuale contrattazione collettiva di riferimento e con le linee di indirizzo definite nel Protocollo.

In particolare, l'accordo deve prevedere i seguenti elementi obbligatori:

• la durata a termine o a tempo indeterminato;
• l’alternanza tra i periodi di lavoro all’interno e all’esterno dei locali aziendali;
• i luoghi eventualmente esclusi per lo svolgimento della prestazione lavorativa esterna ai locali aziendali;
• le modalità di esecuzione della prestazione lavorativa svolta al di fuori dei locali aziendali, anche con riguardo alle forme di esercizio del potere direttivo del datore di lavoro e alle condotte che possono dar luogo all’applicazione di sanzioni disciplinari nel rispetto della disciplina prevista nei contratti collettivi;
• gli strumenti di lavoro;
• i tempi di riposo del lavoratore e le misure tecniche e/o organizzative necessarie ad assicurare la disconnessione;
• le forme e le modalità di controllo della prestazione lavorativa all’esterno dei locali aziendali, nel rispetto di quanto previsto sia dall’art. 4, legge 20 maggio 1970, n. 300 (Stat. Lav.) e s.m.i. sia dalla normativa in materia di protezione dei dati personali;
• l’attività formativa eventualmente necessaria per lo svolgimento della prestazione di lavoro in modalità agile;
• le forme e le modalità di esercizio dei diritti sindacali.

Deve essere sempre garantita la possibilità da parte dei contraenti di recedere anticipatamente se l'accordo è a termine o senza preavviso nel caso di accordo a tempo indeterminato in presenza di un giustificato motivo.

Smart working: diritto alla disconnessione

L'organizzazione del lavoro agile è caratterizzata dall’assenza di un preciso orario di lavoro e dall'autonomia nello svolgimento della prestazione nell’ambito degli obiettivi prefissati e nel rispetto dell’organizzazione delle attività assegnate dal responsabile.

La prestazione di lavoro in modalità agile può essere articolata in fasce orarie, con l’obbligo di individuare una fascia di disconnessione nella quale il lavoratore non eroga la prestazione lavorativa e con specifiche misure tecniche e organizzative a sua garanzia.

Smart working: permessi e straordinari

Il lavoratore può richiedere, ove ne ricorrano i relativi presupposti, la fruizione dei permessi orari previsti dai contratti collettivi o dalle norme di legge, ma salvo esplicita previsione contrattuale, non possono essere di norma previste e autorizzate prestazioni di lavoro straordinario.

Nei casi di assenze c.d. legittime (es. malattia, infortuni, permessi retribuiti, ferie, ecc.), il lavoratore può disattivare i propri dispositivi di connessione e, in caso di ricezione di comunicazioni aziendali, non è comunque obbligato a prenderle in carico prima della prevista ripresa dell’attività lavorativa.

Smart working: luogo di lavoro

Il lavoratore può scegliere liberamente il luogo ove svolgere la prestazione in modalità agile a condizione che lo stesso abbia caratteristiche tali da consentire la regolare esecuzione della prestazione, in condizioni di sicurezza e riservatezza dei dati e delle informazioni aziendali e di connessione con i sistemi aziendali.

La contrattazione collettiva può individuare i luoghi inidonei allo svolgimento del lavoro in modalità agile.

Smart working: strumenti di lavoro

Di norma, spetta al datore di lavoro fornire la strumentazione tecnologica e informatica per lo svolgimento della prestazione lavorativa in modalità agile, fatti salvi eventuali diversi accordi e nel rispetto di criteri e requisiti minimi di sicurezza concordati nonchè con eventuali forme di indennizzo per le spese sostenute dal lavoratore.

Tutte le spese di manutenzione e di sostituzione della strumentazione fornita dal datore di lavoro sono a carico del datore di lavoro stesso, che ne resta proprietario.

In caso di guasto, furto o smarrimento delle attrezzature e in ogni caso di impossibilità sopravvenuta a svolgere l'attività lavorativa, il dipendente deve avvisare tempestivamente il proprio responsabile e, se del caso, attivare la procedura aziendale per la gestione del data breach.

Il lavoratore è responsabile dei suoi comportamenti negligenti.

Smart working: sicurezza sul lavoro

Il datore di lavoro è tenuto a garantire la salute e la sicurezza del lavoratore nel rispetto della disciplina di cui agli artt. 18, 22 e 23, della legge n. 81/2017 e del T.U di cui al D.Lgs. n. 81/2008.

Al lavoratore e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza aziendale o territoriale, con cadenza almeno annuale e in occasione di modifiche delle modalità di svolgimento del lavoro agile rilevanti ai fini di salute e sicurezza, il datore di lavoro è tenuto a fornire una informativa scritta nella quale sono individuati i rischi generali e i rischi specifici connessi alla particolare modalità di esecuzione del rapporto di lavoro.

Al lavoratore agile è estesa la tutela contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali nonché la tutela contro l’infortunio in itinere, secondo quanto previsto dalla legge.

Smart working: diritti sindacali, retribuzione, lavoratori fragili e disabili

Al lavoratore agile spetta il complesso di diritti e delle libertà sindacali individuali e collettive definiti dalla legge e dalla contrattazione collettiva.

Inoltre, lo svolgimento della prestazione in modalità agile non deve incidere sugli elementi contrattuali in essere quali livello, mansioni, inquadramento professionale e retribuzione del lavoratore, anche con riferimento ai premi di risultato riconosciuti dalla contrattazione collettiva di secondo livello, alle opportunità rispetto ai percorsi di carriera, alle iniziative formative e alle forme di welfare aziendale e di benefit previste dalla contrattazione collettiva e dalla bilateralità.

Le Parti sociali si impegnano a facilitare l’accesso al lavoro agile per i lavoratori in condizioni di fragilità e di disabilità, anche nella prospettiva di utilizzare tale modalità di lavoro come misura di accomodamento ragionevole.

Smart working: privacy

Il datore di lavoro è tenuto al trattamento dei dati personali del lavoratore nel rispetto della normativa vigente, in particolare del Regolamento UE n. 679/2016 (GDPR) e di quanto disposto dall’art. 4 Statuto dei lavoratori.

Il datore di lavoro fornisce al lavoratore agile le istruzioni e l’indicazione delle misure di sicurezza che lo stesso deve osservare per garantire la protezione, la segretezza e la riservatezza delle informazioni che lo stesso tratta per fini professionali.

Spetta al datore di lavoro/titolare del trattamento l’aggiornamento del registro del trattamento dei dati connessi alle attività svolte anche in modalità di lavoro agile.

Il datore di lavoro promuove l’adozione di policy aziendali basate sul concetto di security by design, che prevedono la gestione dei data breach e l’implementazione di misure di sicurezza adeguate che comprendono, a titolo meramente esemplificativo, se del caso la crittografia, l’adozione di sistemi di autenticazione e VPN, la definizione di piani di backup e protezione malware.

Il lavoratore agile è tenuto a trattare i dati personali cui accede per fini professionali in conformità alle istruzioni fornite dal datore di lavoro, nel rispetto della riservatezza sui dati.

Smart working: formazione

I processi di transizione digitale dovranno essere accompagnati da percorsi formativi di cui dovranno essere fruitori tutti i lavoratori agili.

Tali percorsi formativi dovranno essere finalizzati a incrementare specifiche competenze tecniche, organizzative, digitali, anche per un efficace e sicuro utilizzo degli strumenti di lavoro forniti in dotazione.

I percorsi formativi potranno interessare anche i responsabili aziendali ad ogni livello, al fine di acquisire migliori competenze per la gestione dei gruppi di lavoro in modalità agile.

Resta fermo il diritto alla formazione c.d. obbligatoria in materia di tutela della salute dei lavoratori e di protezione dei dati, da erogarsi nelle modalità più coerenti con lo svolgimento del lavoro agile.

Smart working: incentivo alla contrattazione collettiva

Infine, il Protocollo nazionale segnala la necessità di incentivare l’utilizzo corretto del lavoro agile anche tramite un incentivo pubblico per le aziende virtuose che regolamentino il lavoro agile con accordo collettivo di secondo livello, in attuazione del protocollo nazionale e dell’eventuale contratto di livello nazionale, prevedendone un utilizzo equilibrato tra lavoratrici e lavoratori e in un’ottica di sostenibilità ambientale e sociale.

Smart working e telelavoro

Viene espressamente ribadita la differenza tra l’istituto del lavoro agile e quello del telelavoro, cui continua ad applicarsi la vigente disciplina.