Collegio sindacale società non quotate, ufficiali le nuove norme di comportamento

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Pubblicata, al termine della fase di consultazione pubblica, la versione definitiva delle “Norme di comportamento del Collegio sindacale delle società non quotate”.

Il Consiglio nazionale dei dottori commercialisti ed esperti contabili, con tale documento recepisce alcune delle osservazioni giunte nel corso della pubblica consultazione, aggiornando la precedente versione del 2021.

Per un approfondimento si rinvia al post: “Collegio sindacale società non quotate. Nuove norme di comportamento”.

Il nuovo documento si arricchisce, rispetto al passato, di importanti snodi interpretativi circa l’attività dell’organo di controllo alla luce delle più recenti innovazioni normative. In particolar modo, le nuove regole tengono conto della definitiva entrata in vigore del Codice della crisi di impresa e dell’insolvenza e si applicano a partire dal 1° gennaio 2024.

Nuove norme per il collegio sindacale delle non quotate, a chi sono rivolte?

Le Norme di comportamento del collegio sindacale suggeriscono e raccomandano modelli comportamentali da adottare per svolgere correttamente l’incarico di sindaco.

Si tratta di regole tecniche a valenza deontologica che vanno declinate tenendo in considerazione il caso concreto.

Queste sono indirizzate sia al collegio sindacale che al cosiddetto sindaco unico, quando nominato nelle società a responsabilità limitata, che non esercitano la revisione legale e che svolgono unicamente le funzioni di vigilanza declinate nell’art. 2403 del Codice civile.

NOTA BENE: Tale precisione è di fondamentale importanza, distinguendosi i compiti affidati al collegio sindacale in modo evidente dalle attribuzioni tipiche del soggetto incaricato della revisione legale disciplinate nel Dlgs 27 gennaio 2010, n. 39.

Nello specifico, pertanto, le Norme riportano i Principi applicabili in via generale ai componenti del collegio sindacale di tutte le S.p.a e S.r.l. non quotate, nonché al sindaco unico di S.r.l. che non siano stati incaricati dalla società di effettuare anche la revisione legale.

Le Norme sono applicabili ai collegi sindacali di S.a.p.a., nei limiti di compatibilità con la relativa disciplina, e nelle società cooperative, ferme restando, in tal caso, le ulteriori attribuzioni che l’ordinamento affida all’organo di controllo in considerazione della peculiarità del modello cooperativo.

Nuovo impianto delle regole di comportamento per le non quotate

La nuova versione delle Norme di comportamento del collegio sindacale di società non quotate è composta da undici sezioni.

Vendiamo in sintesi il contenuto di ciascuna di esse:

• la sezione 1, affronta le tematiche relative alla composizione del collegio sindacale, con riguardo alla nomina, alle cause di ineleggibilità e incompatibilità nonché alle situazioni che determinano la cessazione e la sostituzione del sindaco;
• la sezione 2, è dedicata al funzionamento del collegio sindacale;
• la sezione 3, trattando dei doveri del collegio sindacale, si sofferma sulle modalità e sui criteri con cui lo stesso effettua la propria attività di vigilanza;
• la sezione 4, analizza la partecipazione del collegio sindacale alle riunioni degli altri organi sociali, con l’obiettivo di definire i rapporti tra questi ultimi e l’organo di controllo;
• la sezione 5, attiene ai poteri di ispezione e controllo attribuiti ai sindaci dall’art. 2403-bis c.c.;
• la sezione 6, è dedicata ai poteri reattivi del collegio sindacale a fronte di atti di mala gestio, gravi irregolarità e omissioni degli amministratori;
• la sezione 7, concerne la relazione dei sindaci all’assemblea dei soci ai sensi dell’art. 2429, co. 2, c.c.;
• la sezione 8, riguarda i pareri e le proposte resi ed effettuate dal collegio sindacale nel corso del proprio incarico;
• la sezione 9, è finalizzata a esplicitare le attività suppletive del collegio sindacale rispetto a quelle del consiglio di amministrazione;
• la sezione 10, indirizza il comportamento dei sindaci in presenza di operazioni straordinarie della società;
• la sezione 11, infine, esamina l’attività del collegio sindacale in situazioni di crisi di impresa e in caso di insolvenza.

La definitiva entrata in vigore del Dlgs 12 gennaio 2019, n. 14, recante il Codice della crisi d’impresa e dell’insolvenza ha reso necessario implementare le sezioni delle Norme (in particolare la sezione 3, la sezione 6 e la sezione 11), al fine di fornire indicazioni di buone prassi applicative circa gli obblighi derivanti dalla combinazione delle previsioni recate dagli artt. 2086, co. 2, 2381, 2403 del Codice civile.

Ciò in quanto all’organo di controllo sono stati affidati una serie di ulteriori adempimenti - oltre a quelli tipici riconducibili alla tradizionale attività di vigilanza sugli assetti e sul loro concreto funzionamento – che sono stati previsti direttamente dal Codice della crisi, con l’obiettivo specifico di incentivare misure di prevenzione della crisi e di perdita della continuità aziendale.

NOTA BENE: Le nuove Norme di comportamento devono essere integrate con eventuali disposizioni dettate per le società che operano in settori vigilati e trovare applicazione, in misura proporzionata alla natura, alla dimensione e alla complessità dell’attività in concreto esercitata dalla società; esse, inoltre, vanno declinate sempre tenendo in considerazione il contesto di riferimento e la fattispecie concreta.

Ogni Norma è composta da Principi, corredati da Riferimenti Normativi essenziali e da Criteri applicativi, volti a fornire ai sindaci gli strumenti operativi per lo svolgimento delle proprie funzioni ed è accompagnata da brevi commenti che analizzano e chiariscono le scelte adottate, nonché le problematiche interpretative che più spesso emergono nella prassi.

Norme di comportamento per le non quotate, novità

La versione di dicembre 2023 delle Norme di comportamento delle società non quotate appare evidentemente diversa rispetto a quella del 2021.  

Tra le novità più importanti, le norme riguardanti l’attività del collegio nella crisi d’impresa, a cui si sono aggiunte quelle inedite relative:

• al presidente del collegio;
• alla vigilanza sull’istituzione del whistleblowing;
• all’iniziativa per la liquidazione giudiziale della società;
• all’attività in presenza di operazioni transfrontaliere;
• alla vigilanza sull’adeguatezza degli assetti organizzativi, amministrativi e contabili.

Vigilanza del collegio sindacale per la rilevazione tempestiva della perdita della continuità

La Sezione 11, completamente rivista per recepire le innovazioni apportate dal Codice della crisi e dell’Insolvenza in vigore dal 15 luglio 2022, esamina l’attività del collegio sindacale in situazioni di crisi di impresa e in caso di insolvenza. Appaiono del tutto nuove le norme 11.3, 11.4 ed 11.5 che riguardano il ruolo del collegio nella composizione negoziata. Vediamo in sintesi, i principi della Sezione n. 11.

In primo luogo, Il collegio sindacale, nello svolgimento della funzione riconosciutagli dalla legge, vigila che il sistema di controllo e gli assetti organizzativi, amministrativi e contabili adottati dalla società risultino adeguati a rilevare tempestivamente segnali di perdita della continuità aziendale (Norma 11.1).

Il collegio sindacale, inoltre, vigila che il sistema di controllo interno e gli assetti organizzativi risultino adeguati anche in funzione della rilevazione tempestiva della crisi dell’impresa. Pertanto, il collegio sindacale può chiedere chiarimenti all’organo amministrativo e, se del caso, sollecitare lo stesso a adottare opportune implementazioni dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile (Norma 11.2).

Qualora nell’ambito della vigilanza richiesta dalla legge, il collegio sindacale rilevi l’esistenza di condizioni di squilibrio patrimoniale o economico-finanziario che rendono probabile la crisi o l’insolvenza della società, lo segnala tempestivamente e per iscritto all’organo amministrativo, fissando un termine non superiore a trenta giorni entro cui l’organo amministrativo deve riferire in ordine alle iniziative intraprese (Norma 11.3).

Se gli amministratori, a seguito della segnalazione del collegio sindacale, non riferiscano in ordine alle iniziative intraprese, il collegio sindacale adotta i rimedi endosocietari che ritiene maggiormente opportuni. Può, infatti, convocare l’assemblea ai sensi dell’art. 2406 c.c e, nel caso, l’assemblea non abbia avuto luogo o i suoi esiti non siano ritenuti adeguati, il collegio sindacale, qualora la condotta degli amministratori integri anche i presupposti di gravi irregolarità, ove consentito della legge, può proporre la denunzia al Tribunale (Norma 11.4).

Svolte le funzioni riconosciutegli dalla normativa, il collegio sindacale verifica che l’esperto nominato sia in possesso dei requisiti di indipendenza previsti dalla legge. Inoltre, scambia informazioni con l’esperto indipendente e intensifica lo scambio di informazioni con l’organo amministrativo (Norma 11.5).

Il collegio sindacale prende conoscenza del contenuto della proposta e delle condizioni del piano e vigila che gli amministratori forniscano informazioni ai soci dell’avvenuta decisione e che gli stessi riferiscano periodicamente ai soci sull’andamento dello stesso. Inoltre, vigila sull’esecuzione dello strumento di regolazione della crisi, intensificando la vigilanza sul relativo stato di avanzamento, anche sulla base delle indicazioni contenute nel provvedimento di omologazione dello strumento (Norma 11.6).

Nel caso in cui la società decida di proporre domanda di accesso a uno strumento di regolazione della crisi e dell’insolvenza, riservandosi di presentare la proposta, il piano e gli accordi, il collegio sindacale svolge le funzioni ad esso attribuite per legge (Norma 11.7).

Il collegio sindacale, previamente informato dei contenuti della proposta e delle condizioni del piano, partecipa all’adunanza del consiglio di amministrazione in cui gli amministratori decidono di presentare la proposta per l’ammissione al concordato con continuità aziendale (Norma 11.8).

Al fine di acquisire informazioni rilevanti per lo svolgimento della funzione di vigilanza, il collegio sindacale, sentito l’organo amministrativo e previo accordo con lo stesso, può chiedere notizie al consulente incaricato della redazione del piano e all’attestatore incaricato della redazione dell’attestazione (Norma 11.9).

Nel caso in cui la società abbia depositato domanda di concordato o domanda di omologazione di un accordo di ristrutturazione, il collegio sindacale, in adempimento della funzione riconosciutagli dalla legge, vigila secondo le modalità previste dalle nuove Norme di comportamento (Norma 11.10).

Concludono la Sezione n. 11, due nuove norme attinenti rispettivamente:

• all’affitto di azienda in situazione di crisi (Norma 11.11);
• al ruolo del collegio sindacale durante la liquidazione giudiziale (Norma 11.12).