Che valore ha la copia cartacea del documento informatico?

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L’impresa Alfa registra le presenze dei propri dipendenti utilizzando un dispositivo di rilevazione elettronica (badge). In occasione della verifica delle informazioni registrate nell’apparecchio, Alfa riscontra che il dipendente Tizio non osserva correttamente il proprio orario di lavoro. Alfa avvia così il procedimento disciplinare nei confronti di Tizio, allegando a supporto della contestazione la documentazione cartacea contenente la riproduzione dei dati delle presenze scaricati dal badge e racchiusi in un file formato PDF. Tizio contesta l’originalità e la valenza probatoria degli atti e chiede l’archiviazione del procedimento. L’impresa rigetta le contestazioni di Tizio e irroga la sanzione disciplinare. È legittima la sanzione?

Premessa

Il documento ha la funzione di far conoscere anche in futuro le informazioni in esso contenute. Infatti attraverso il documento si ha la conoscenza indiretta di un fatto presente o passato in esso rappresentato. Il documento pertanto è memoria e veicolo delle cose passate. Tali informazioni, sino a poco tempo fa contenute in supporti cartacei, vengono oggi spesso rappresentate in via digitale mediante il documento informatico, che raffigura tra l’altro l’unità di misura della “amministrazione digitale”. I principali problemi che pone il “documento” in sé e, quindi, anche quello informatico, sono l’originalità del contenuto e l’autenticità della provenienza. Prima di analizzare tali aspetti occorre soffermare brevemente l’attenzione sulle distinzioni che corrono tra il documento informatico e quello analogico o cartaceo.

Le differenze che corrono tra il documento cartaceo e il documento informatico

Per lungo tempo la res ovvero l’entità sulla quale è avvenuta la rappresentazione di atti e di fatti è stata la carta. Il mezzo di rappresentazione documentale più diffuso è stato, invece, la scrittura. Questo binomio è stato tanto stretto da far ritenere che il documento fosse per definizione “cartaceo”. Scrittura e carta, infatti, si adoperano con significato di documento”.

Il documento informatico cambia la prospettiva.

Quest’ultimo, ai sensi dell’art. 1 comma 1 lett. p) del D.lgs. n. 82/05 (di seguito per brevità CAD), è definito come “la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”.

Mediante tale atto si realizza un’autonomia, un’indipendenza del contenuto del documento dal supporto sul quale di volta in volta viene memorizzato, senza porre in discussione le garanzie dell’imputabilità e dell’integrità del documento.

Infatti, mentre nel caso del documento cartaceo l’integrità e l’imputabilità del documento sono affidate all’incorporamento del testo e della sottoscrizione nello stesso supporto analogico, nel caso del documento informatico il nesso tra testo e sottoscrizione (cui sono da ricollegare le garanzie dell’imputabilità e dell’integrità del documento) è “indipendente” dal supporto ed è del tutto “interno” al mero contenuto del documento. Giustamente è stato sottolineato che nel caso del documento informatico la sicurezza giuridica e l’autenticazione sono basate solo su strumenti software e vengono assicurate altresì tramite l’impiego della firma digitale, la cui manomissione rende illeggibile il testo.

Le regole tecniche per la formazione del documento informatico

Ai sensi dell’art. 20 comma 1 del CAD “il documento informatico da chiunque formato, la memorizzazione su supporto informatico e la trasmissione con strumenti telematici conformi alle regole tecniche di cui all’articolo 71 sono validi e rilevanti agli effetti di legge, ai sensi delle disposizioni del presente codice”.

Pertanto le regole tecniche per la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione temporale dei documenti informatici, “da chiunque formati”, e quindi anche delle Pubbliche amministrazioni, sono stabilite dall’art. 71 del CAD. In sostanza tutta l’affidabilità del documento informatico si fonda sulla tecnica con cui è il documento informatico è stato redatto.

In sintesi: senza fiducia, non c’è documento e tale fiducia viene garantita dal rispetto delle regole tecniche di cui all’art. 71 del CAD.

A tal fine, sono particolarmente importanti le norme tecniche dettate dalla deliberazione CNIPA (oggi DIGITPA) n. 45 del 2009, come modificate dalla Determinazione DIGITPA 28 luglio 2010, in materia di regole per il riconoscimento e la verifica del documento informatico. Tali norme dettano la disciplina (e gli algoritmi) che i certificatori devono seguire per verificare la provenienza (firma) ed il contenuto del documento. In attuazione di quanto disposto dall’art. 71 del CAD altresì fondamentale è il recente D.P.C.M. 22 febbraio 2013 che detta le regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali.

I documenti informatici delle pubbliche amministrazioni: lineamenti

Per quanto riguarda poi documenti informatici formati dalle pubbliche amministrazioni l’art. 23 ter del CAD stabilisce che questi, “[…] costituiscono informazione primaria ed originale da cui è possibile effettuare, su diversi o identici tipi di supporto, duplicazioni e copie per gli usi consentiti dalla legge”.

Laddove il documento informatico così originato venga riprodotto in copia su supporto analogico, la garanzia sulla provenienza e sulla conformità all’originale può risultare dal contrassegno a stampa, vale a dire da un timbro digitale, apposto sulla copia analogica mediante la procedura disciplinata dall’art. 23 ter comma 5 del CAD.

A tale scopo sulla copia analogica viene apposta in chiaro una dicitura indicante che, ai sensi dell’articolo 23 ter comma 5 del CAD, le informazioni e gli elementi contenuti nel contrassegno generato elettronicamente sono idonei ai fini della verifica della corrispondenza all’originale. Inoltre sulla copia analogica viene apposta l’ulteriore dicitura che specifica che il documento amministrativo informatico originale da cui la copia analogica è tratta è stato prodotto dall’amministrazione ed è contenuto nel contrassegno o conservato dall’amministrazione almeno per il tempo di disponibilità del servizio di verifica suddetta o per il tempo di validità giuridica del documento.

Diversamente, qualora non venga impiegato il sistema del contrassegno a stampa e il documento originato dal sistema informatico venga duplicato o riprodotto su supporto analogico, la garanzia sulla provenienza e sulla conformità all’originale dell’atto vengono assicurate dal rispetto delle previsioni di cui agli artt. 21, 22, 23 e 23-bis del CAD, la cui applicazione, infatti, viene richiamata dall’art. 23 ter comma 6 del CAD.

L’efficacia probatoria del documento informatico riprodotto in copia cartacea

Laddove venga deciso di originare il documento su supporto informatico, l’eventuale passaggio al sistema analogico, mediante la riproduzione di tale documento in copia cartacea, è assistito da particolari garanzie volte a conservare l’efficacia probatoria dell’atto.

In particolare l’art. 23 comma 1 del CAD dispone che “le copie su supporto analogico di documento informatico, anche sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratte se la loro conformità all’originale in tutte le sue componenti è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato”.

La recente giurisprudenza formatasi in materia ha stabilito che “[…] l’assenza di una siffatta attestazione (mediante l’apposizione della classica formula: «è copia conforme all’originale» ed eventualmente mediante l’attestazione dell’attività di verifica effettuata) comporta l’inidoneità del documento a soddisfare la citata previsione normativa” (T.A.R. Latina Lazio sez. I, 20 dicembre 2012 n. 1006; analogamente cfr T.A.R. Catanzaro Calabria sez. I, 06 giugno 2012, n. 539).

In pratica, per passare dal supporto informatico al supporto cartaceo occorre l’autenticazione, la quale deve oltretutto provenire non da un qualsiasi funzionario della P.A., ma unicamente da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato. E la copia analogica riporterà in chiaro la dicitura.

La necessità di tale attestazione tuttavia viene superata se ai sensi dell’art. 23 del CAD la conformità delle copie e degli estratti su supporto analogico del documento informatico, conformi alle vigenti regole tecniche, non viene espressamente disconosciuta dalla parte contro la quale tali documenti vengono prodotti.

L’utilizzabilità di atti contenuti su supporti digitali

Dalle argomentazioni sopra esposte si deduce che laddove l’azienda registri su documento informatico le presenze del lavoratore (esempio classico il badge) e decida di utilizzare tali informazioni nei confronti del lavoratore per muovergli contestazioni relative alle modalità di svolgimento della prestazione lavorativa, deve osservare tutte le regole che stanno a presidio di tale modalità documentale. A tal fine può scegliere tra due opzioni fissate direttamente dalla legge:

1. o la conservazione e la diretta produzione del documento informatico (registrato su supporto informatico, non cartaceo, cfr. art. 20, del CAD);

2. ovvero la produzione di copia su supporto cartaceo del documento informatico.

In quest’ultimo caso tuttavia la copia analogica sostituisce ad ogni effetto il documento informatico originale da cui è tratta solo se la sua conformità all’originale in tutte le sue componenti è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato, con un’autenticazione che non è surrogabile da altre modalità, ivi compresa l’apposizione di firme autografe sul documento.

Il caso concreto

L’impresa Alfa ha registrato le presenze dei propri dipendenti utilizzando un dispositivo di rilevazione elettronica (badge). In occasione della verifica delle informazioni registrate nell’apparecchio, Alfa ha riscontrato che il dipendente Tizio non ha osservato correttamente il proprio orario di lavoro. Alfa ha così avviato il procedimento disciplinare nei confronti di Tizio, allegando a supporto della contestazione la documentazione cartacea contenente la riproduzione dei dati delle presenze scaricati dal badge e racchiusi in un file formato PDF. Tizio ha contestato l’originalità e la valenza probatoria degli atti e ha chiesto l’archiviazione del procedimento. L’impresa ha rigettato le contestazioni di Tizio e ha irrogato la sanzione disciplinare.

In base a tali risultanze la sanzione non può ritenersi legittima.

L’illecito contestato a Tizio si basa su atti originati da un sistema informatico di rilevazione delle presenze. Le risultanze delle verifiche svolte sono contenute in un documento informatico che non è dato conoscere se sia stato o meno prodotto e conservato in conformità delle regole tecniche di cui all’art. 71 del CAD.

Benché tale circostanza sia di per sé rilevante ai fini dell’inutilizzabilità probatoria degli atti sui quali si fonda l’accertamento, ciò che invece è pacifico è la circostanza che il documento informatico prodotto dal sistema viene elaborato in un file con formato PDF e successivamente è stato stampato in formato cartaceo per effettuare la contestazione dell’addebito. Ebbene tale stampa rappresenta una copia analogica di documento informatico. Tale copia analogica non reca l’attestazione di conformità all’originale ad opera di un pubblico ufficiale a ciò autorizzato, con la conclusione che tali atti non soddisfano il requisito di conformità ai presupposti richiesti dalla legge e quindi sono inutilizzabili ai fini probatori.


NOTE