Avvocati e investigatori: regole Privacy in sede giudiziaria e nelle investigazioni

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Trattamenti di dati personali effettuati nell'ambito di investigazioni difensive o in sede giudiziaria: ecco le Regole deontologiche messe a punto dal Garante per la Protezione dei dati personali.

E' stata pubblicata in Gazzetta Ufficiale, il 15 gennaio 2019, la delibera n. 512 del Garante per la Privacy del 19 dicembre 2018 recante “Regole deontologiche relative ai trattamenti di dati personali effettuati per svolgere investigazioni difensive o per fare valere o difendere un diritto in sede giudiziaria”.

Regole deontologiche: a chi sono indirizzate?

Dette “regole” - viene spiegato nel provvedimento - devono essere essere rispettate da:

• avvocati o praticanti avvocati iscritti ad albi territoriali o ai relativi registri, sezioni ed elenchi;

• soggetti che, sulla base di uno specifico incarico anche da parte di un difensore, svolgano, in conformità alla legge, attività di investigazione privata.

Questo, nell'ambito dei trattamenti di dati effettuati, come detto, nelle investigazioni difensive o per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria, sia nel corso di un procedimento, anche in sede amministrativa, di arbitrato o di conciliazione, sia nella fase propedeutica all'instaurazione di un eventuale giudizio, sia nella fase successiva alla sua definizione.

Viene, ad ogni modo, specificata l'estensione delle citate regole deontologiche agli altri liberi professionisti o a soggetti che, in conformità alla legge, prestino, su mandato, attività di assistenza o consulenza per le medesime finalità.

Dopo l'affermazione di questi principi generali, le regole deontologiche vengono distinte in tre capi, il primo dedicato al trattamento dei dati da parte degli avvocati, il secondo relativo ai trattamenti effettuati da parte di altri liberi professionisti e ulteriori soggetti e l'ultimo focalizzato sui trattamenti da parte di investigatori privati.

Trattamenti dati personali da parte di avvocati

Con specifico riguardo ai trattamenti dei dati eseguiti da parte degli avvocati, il Garante esplica precise modalità.

Si prevede, in particolare, che il professionista organizzi il trattamento dei dati personali, anche non automatizzato, secondo le modalità che risultino più adeguate, caso per caso, a favorire in concreto l'effettivo rispetto dei diritti, delle libertà e della dignità degli interessati.

A tal fine, dovranno essere applicati i principi di finalità, proporzionalità e minimizzazione dei dati sulla base di un'attenta valutazione sostanziale e non formalistica delle garanzie previste, nonché di un'analisi della quantità e qualità delle informazioni utilizzate e dei possibili rischi.

Le decisioni relative al trattamento sono adottate dal titolare del trattamento, individuato, a seconda dei casi, in:

• un singolo professionista;

• una pluralità di professionisti, codifensori della medesima parte assistita o che, anche al di fuori del mandato di difesa, siano stati comunque interessati a concorrere all'opera professionale quali consulenti o domiciliatari;

• un'associazione tra professionisti o una società di professionisti.

A seguire, viene precisato che, nel contesto delle adeguate istruzioni che devono essere impartite per iscritto alle persone autorizzate, vanno formulate “concrete indicazioni in ordine alle modalità che tali soggetti devono osservare, a seconda del loro ruolo” (ovvero di sostituto processuale, di praticante avvocato con o senza abilitazione al patrocinio, di consulente tecnico di parte, perito, investigatore privato o altro ausiliario che non rivesta la qualità di autonomo titolare del trattamento, di tirocinante, stagista o di persona addetta a compiti di collaborazione amministrativa).

Dovranno, poi, essere adottate idonee cautele per prevenire l'ingiustificata raccolta, utilizzazione o conoscenza di dati in caso di:

• acquisizione anche informale di notizie, dati e documenti connotati da un alto grado di confidenzialità o che possono comportare, comunque, rischi specifici per gli interessati;

• scambio di corrispondenza, specie per via telematica;

• esercizio contiguo di attività autonome all'interno di uno studio;

• utilizzo di dati di cui è dubbio l'impiego lecito, anche per effetto del ricorso a tecniche invasive;

• utilizzo e distruzione di dati riportati su particolari dispositivi o supporti, specie elettronici (registrazioni audio/video), o documenti (tabulati di flussi telefonici e informatici, consulenze tecniche e perizie, relazioni redatte da investigatori privati);

• custodia di materiale documentato, ma non utilizzato in un procedimento e ricerche su banche dati a uso interno, specie se consultabili anche telematicamente da uffici dello stesso titolare del trattamento situati altrove;

• acquisizione di dati e documenti da terzi, verificando che si abbia titolo per ottenerli;

• conservazione di atti relativi ad affari definiti.

Le ulteriori precisazioni riguardano l'informativa unica sul trattamento dei dati personali che l'avvocato può fornire in un unico contesto, la conservazione e la cancellazione dei dati nonché la comunicazione e diffusione dei medesimi.

Per finire, vengono fornite indicazioni per quel che concerne gli accertamenti ispettivi riguardanti la documentazione detenuta dal difensore.