Pec Vademecum commercialisti

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La Commissione “Tecnologie Informatiche negli Studi e negli Ordini” del Cndcec ha redatto e messo a disposizione il documento “Vademecum sull’utilizzo della Pec” del 14 dicembre 2016.

L'uso generalizzato ed abituale dello strumento Pec - introdotto con il DPR. 68/2005 “Regolamento per l’utilizzo della Posta Elettronica Certificata” e disciplinato all’interno del D. Lgs. 82/2005 (CAD) - può non essere accompagnato dalla consapevolezza dei meccanismi corretti di utilizzo e delle conseguenti implicazioni giuridiche, soprattutto nel caso di realtà professionali meno organizzate.

In premessa si specifica che il Vademecum non è una trattazione esaustiva ed approfondita, bensì una guida pratica sulla Posta Elettronica Certificata pensata specificamente per il professionista che già ne fa uso e, al contempo, recante anche le informazioni basilari rivolte ai soggetti meno esperti. Si evidenziano le prassi di utilizzo della Pec considerate corrette e valide giuridicamente, con l’intento di limitare l’incidenza delle prassi errate che rendono inefficaci, invalide o addirittura nulle le trasmissioni dei documenti e che spesso svelano la loro reale portata giuridica solo nel momento patologico del giudizio.

Il decalogo

In calce alla trattazione si indicano 10 punti che delineano altrettante semplici regole da tenere a mente per un utilizzo consapevole della Pec:

1) accertarsi che la configurazione della ricevuta di avvenuta consegna preveda quella “completa”;

2) ricordarsi che l’esito positivo o negativo dell’invio viene comunicato al mittente entro 24 ore;

3) verificare sempre che la propria casella di Pec sia capiente;

4) non eccedere i limiti dimensionali del messaggio e degli allegati, abitualmente pari a 30 megabytes complessivi;

5) non è consentito indicare al registro delle imprese indirizzi Pec diversi da quello specifico, univocamente riferito alla società iscritta (es: non è possibile comunicare un proprio indirizzo in qualità di commercialista di fiducia come domicilio digitale di un impresa; non è possibile altresì indicare lo stesso indirizzo in relazione a diverse società);

6) sottoscrivere sempre con firma digitale le istanze e le dichiarazioni presentate via Pec alla pubblica amministrazione. In generale, gli allegati che necessitano di firma, devono essere sottoscritti con firma digitale in quanto la Pec è esclusivamente una modalità di invio e non ha valore di sottoscrizione dei documenti;

7) allegare in giudizio, per dimostrare l’invio o il ricevimento di un documento tramite Pec:

•  la stampa dell'atto notificato in formato pdf con firma digitale, se si tratta di allegato;
•  le ricevute di accettazione e consegna completa della Pec;
•  il certificato di firma digitale del notificante;
•  il certificato di firma del gestore di Pec.

8) adottare sistemi di conservazione a norma delle Pec e degli allegati, evitando la semplice archiviazione dei file su pc e/o la stampa delle ricevute. In particolare:

• per le Pec inviate: conservare la “ricevuta di consegna completa” formata dal file “postacert.eml”, contenente il messaggio originale, completo di testo ed eventuali allegati e il file “daticert.xml” che riproduce l’insieme di tutte le informazioni relative all’invio (mittente, gestore del mittente, destinatari, oggetto, data e ora dell’invio, codice identificativo del messaggio);
• per le Pec ricevute: conservare la busta di trasporto con il file “postacert.eml” e il file “daticert.xml” .

9) ricordare che la conservazione a norma è necessaria per le Pec con allegati sottoscritti con firma digitale: solo cosi è possibile mantenere il valore legale di scrittura privata degli allegati anche oltre l’eventuale scadenza del certificato di sottoscrizione (quest’ultimo, di norma, non ha durata superiore a tre anni);

10) comunicare tempestivamente eventuali variazioni dell’indirizzo Pec all’ordine di appartenenza: tutte le pa, comprese l’amministrazione finanziaria e l’autorità giudiziaria, eseguono le proprie notifiche all’indirizzo ini-Pec del professionista.