PEC personale per amministratori di società: regole

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Con il Decreto-Legge n. 159 del 2025, entrato in vigore il 31 ottobre 2025 e in attesa di conversione in legge entro il 30 dicembre 2025, vengono introdotte nuove disposizioni in materia di domicilio digitale (PEC) per gli amministratori di società.

L’articolo 13 del provvedimento modifica l’articolo 5, comma 1, del DL 179/2012, già aggiornato dalla legge di Bilancio 2025, stabilendo l’obbligo per ciascun amministratore di comunicare al Registro delle Imprese un indirizzo PEC personale, distinto da quello della società, con esplicito divieto di coincidenza.

Nello specifico la disposizione riguarda tutti i soggetti che, all’interno di società di capitali, società consortili o cooperative, ricoprono il ruolo di amministratore unico, amministratore delegato oppure, in assenza di quest’ultimo, la carica di presidente del consiglio di amministrazione.

A seguito di tali novità, Unioncamere ha pubblicato in data 10 novembre 2025 una nota interpretativa per chiarire gli aspetti applicativi dell’obbligo di comunicazione del domicilio digitale da parte degli amministratori delle imprese costituite in forma societaria.

Modifiche all’identificazione digitale degli amministratori

L’articolo 13, comma 3, del Decreto-Legge n. 159 del 2025 – recante misure in materia di sicurezza sul lavoro ed entrato in vigore il 31 ottobre 2025 – ha apportato importanti novità riguardanti l’identificazione digitale degli amministratori di società, disciplinata dall’art. 1, comma 860, della Legge n. 207/2024 (Legge di Bilancio 2025).

In linea con quanto già anticipato dal Ministero delle Imprese e del Made in Italy nella circolare del 12 marzo 2025, prot. n. 43836, la nuova disposizione ha confermato un orientamento più rigoroso, vietando l’utilizzo del domicilio digitale della società (PEC aziendale) per gli amministratori.

Obblighi di comunicazione del domicilio digitale

Il decreto 159/2025 stabilisce che:

• ogni amministratore (amministratore unico, amministratore delegato o, in assenza, il presidente del consiglio di amministrazione) deve indicare un indirizzo PEC personale e autonomo, distinto da quello dell’impresa, da comunicare al Registro delle Imprese;
• per le società già iscritte, la comunicazione del domicilio digitale dei soggetti indicati dovrà avvenire entro il 31 dicembre 2025, oppure al momento della nomina o del rinnovo dell’incarico;
• in caso di omessa comunicazione, l’ufficio del Registro potrà sospendere l’iscrizione dell’atto costitutivo o della nomina, invitando alla regolarizzazione. In mancanza di adeguamento, potrà essere disposto il rifiuto dell’iscrizione.

Differenze rispetto alla precedente disciplina

Questa nuova disposizione rappresenta un rafforzamento del quadro normativo introdotto dalla Legge di Bilancio 2025, che già prevedeva l’obbligo per gli amministratori di disporre di un proprio domicilio digitale.

Tuttavia, rispetto alla versione originaria – che consentiva interpretazioni più flessibili – il DL 159/2025 esclude in modo assoluto la possibilità che l’indirizzo digitale dell’amministratore coincida con quello della società, anche in assenza di conflitti o incertezze.

Questa impostazione, pur mirata a garantire una maggiore tracciabilità dei soggetti, appare in contrasto con i principi di semplificazione e di efficienza amministrativa che caratterizzano il processo di digitalizzazione della pubblica amministrazione.

Ambito soggettivo di applicazione

Il nuovo impianto normativo restringe il campo dei soggetti obbligati rispetto alla disciplina precedente, che estendeva l’obbligo a tutti gli amministratori delle società. Oggi, l’adempimento riguarda solo:

1. l’amministratore unico;
2. l’amministratore delegato;
3. in assenza di quest’ultimo, il presidente del consiglio di amministrazione.

Sono quindi interessate le società di capitali, le società cooperative e le società consortili, mentre restano esclusi:

• gli amministratori di società di persone;
• coloro che ricoprono cariche diverse (ad esempio consiglieri, presidenti di comitati o altri organi societari).

Unioncamere nella nota del 10 novembre 2025 specifica che la disposizione si applica a:

1. coloro che vengono nominati o confermati nelle cariche di amministratore unico, amministratore delegato o, in assenza di quest’ultimo, presidente del consiglio di amministrazione, sia al momento della costituzione della società sia successivamente;
2. coloro che già ricoprono tali cariche alla data del 31 ottobre 2025.

NOTA BENE: L’adempimento è a carico dell’impresa e deve essere assolto solo per uno dei soggetti sopra indicati.

Termini per la comunicazione

Per i soggetti nominati o confermati nelle cariche indicate, la comunicazione del domicilio digitale (PEC) deve essere effettuata contestualmente alla domanda di iscrizione nel Registro delle Imprese, sia nel caso di prima nomina sia in caso di rinnovo dell’incarico.

ATTENZIONE: Nel caso in cui venga presentata una domanda di iscrizione di una nuova società o di nomina/conferma di amministratore unico, amministratore delegato o presidente del consiglio di amministrazione senza la contestuale comunicazione del domicilio digitale, l’ufficio sospenderà la domanda, invitando l’impresa a regolarizzare la posizione prima di procedere con l’iscrizione.

Il mancato adempimento comporta sanzioni pecuniarie ai sensi dell’art. 16, comma 6-bis, del DL 185/2008, convertito nella Legge n. 2/2009, oppure l’applicazione della sanzione ex art. 2630 c.c., raddoppiata da un minimo di 206 euro a un massimo di 2.064 euro.

Requisiti del domicilio digitale

Il domicilio digitale deve essere univoco e personale, pertanto non può coincidere con quello dell’impresa presso cui l’amministratore esercita la propria carica.

Diritti di segreteria e imposta di bollo

In merito a tali pagamenti, si sottolinea che:

1. se viene presentata solo la comunicazione del domicilio digitale di uno degli amministratori, senza modifiche ad altri dati societari, si applica l’esenzione dal pagamento dei diritti di segreteria e dell’imposta di bollo;
2. se la comunicazione avviene in occasione di una nuova nomina o conferma, i diritti di segreteria e l’imposta di bollo sono dovuti secondo le regole ordinarie relative all’iscrizione principale;
3. qualora si comunichi, in via facoltativa, il domicilio digitale di altri soggetti con cariche societarie, l’adempimento resta soggetto a diritti di segreteria e imposta di bollo.

Tabella riepilogativa – Obbligo di PEC personale per gli amministratori (DL 159/2025)

Aspetto	Contenuto sintetico
Riferimento normativo	Decreto-Legge n. 159/2025, art. 13 (entrato in vigore il 31 ottobre 2025 – conversione entro 30 dicembre 2025)
Oggetto della norma	Obbligo per gli amministratori di società di comunicare una PEC personale e distinta da quella della società al Registro delle Imprese
Chi è obbligato	Amministratore unico, amministratore delegato o, in assenza di quest’ultimo, il presidente del consiglio di amministrazione
Società interessate	Società di capitali, cooperative, società consortili
Esclusi	Amministratori di società di persone e altri soggetti con cariche diverse (es. consiglieri, presidenti di comitati)
Decorrenza	Dal 31 ottobre 2025
Termini di comunicazione	- Nuove nomine o conferme: contestualmente alla richiesta di iscrizione nel Registro delle Imprese - Amministratori in carica al 31/10/2025: entro il 31 dicembre 2025
Effetti in caso di omissione	- Sospensione della domanda di iscrizione - Possibile rifiuto in caso di mancata regolarizzazione
Sanzioni	Art. 16, c. 6-bis DL 185/2008 o art. 2630 c.c. raddoppiato: da 206 € a 2.064 €
Caratteristiche della PEC	Deve essere univoca e personale; è vietata la coincidenza con la PEC aziendale
Responsabile dell’adempimento	L’obbligo è a carico dell’impresa, che deve trasmettere la comunicazione per uno solo dei soggetti indicati
Diritti di segreteria e imposta di bollo	- Solo comunicazione PEC: esenti - In caso di nuova nomina o rinnovo: dovuti secondo la disciplina ordinaria - Comunicazione facoltativa di altri soggetti: soggetta a diritti e imposta