Processo telematico: al via le nuove regole tecniche

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Entra in vigore il 14 gennaio 2024 il nuovo Decreto ministeriale Giustizia n. 217 del 29 dicembre 2023, per quel che riguarda le nuove regole tecniche dei processi telematici.

Il DM, in particolare, definisce le regole tecniche riguardanti il deposito, la comunicazione e la notificazione con modalità telematiche degli atti e documenti, nonché la consultazione e gestione dei fascicoli informatici nel procedimento penale e nel procedimento civile.

Sul fronte penale, il decreto provvede anche a prorogare la disciplina in vigore sul deposito degli atti penali in formato cartaceo e a mezzo PEC, così posticipando l’avvio del Processo penale telematico (PPT).

Processi telematici, l'OCF sulle nuove regole tecniche

L'Organismo congressuale forense ha messo a punto un documento di commento delle modifiche introdotte con il Decreto ministeriale in parola.

Nella sua prima lettura del DM (diffusa il 2 gennaio 2024), l'OCF evidenzia l'introduzione delle seguenti modifiche:

• adeguamento alla normativa europea (regolamento EIDAS) del servizio di recapito certificato delle comunicazioni, del processo di identificazione per l’accesso al sistema giustizia e della firma digitale;
• accesso al sistema del processo telematico esteso anche alle persone che possono stare in giudizio personalmente e quelle che rappresentano un ente privato (per il processo penale, l’accesso è esteso anche al personale tenuto a comunicare le notizie di reato);
• ridefinizione del “fascicolo informatico”;
• ampliamento del sistema di popolamento dei dati del Reginde, prelevati anche da altri elenchi;
• creazione del “Portale dei depositi telematici per il deposito di atti e documenti in formato digitale da parte dei soggetti abilitati esterni e degli utenti privati” (accessibile anche tramite SPID) e del “Portale delle notizie di reato”.
• eliminazione, nei depositi degli atti civili, del file dati atto XML e della nota di iscrizione a ruolo, sostituiti da modalità di trasmissione dei dati delineate da specifiche tecniche da emanare;
• previsione di modalità di trasmissione degli atti civili non più tramite PEC, ma secondo modalità previste dalle specifiche tecniche da emanare.

Deposito atti: eliminato l’intervento degli operatori della giustizia

E' evidenziata, a seguire, l'eliminazione dell’intervento degli operatori della giustizia (salvo il caso dell’errore bloccante) per l’accettazione del deposito degli atti civili: il deposito si intende avvenuto con il rilascio di una “conferma” da parte del sistema e non più con la generazione della seconda PEC.

Stesso discorso per quanto riguarda l’accettazione del deposito degli atti penali, nel qual caso il deposito si intende avvenuto al momento della generazione della ricevuta da parte del portale. Per ragioni di privacy, è inoltre necessario che venga creato un sistema di crittografia degli atti da depositare, che verrà definito dalle future specifiche tecniche.

Rispetto a tali ultime misure, l'Organismo congressuale forense ha espresso la propria soddisfazione, ricordando che con tale intervento il Governo ha accolto le richieste di modifica già avanzate dallo stesso Organismo, nell’interesse del cittadino e dell’Avvocatura.

Grazie alla modifica - precisa l'OCF in una nota del 3 gennaio 2024 - è stata data certezza del momento dell’avvenuto deposito dell’atto difensivo.

E' stata esclusa, infatti, la necessità che sia il personale di segreteria a dare conferma espressa dell’accettazione/rifiuto dell’atto: gli atti si intendono ricevuti non appena viene generata la ricevuta di accettazione da parte del portale telematico e senza l’intervento degli operatori della cancelleria o segreteria.

Di seguito, le ulteriori misure segnalate nell'articolato dell'OCF:

• previsione di specifiche norme tecniche per regolamentare il deposito degli atti nei procedimenti di volontaria giurisdizione;
• obbligo della cancelleria di trasformare in documenti informatici i documenti eventualmente depositati in formato analogico;
• creazione, per la formazione e la trasmissione degli atti dei soggetti interni (giudici e cancellieri), di un apposito applicativo informatico;
• obbligo per il soggetto esterno (abilitato all’accesso al sistema giustizia) di munirsi di una casella di posta elettronica conforme oppure di un recapito certificato eIDAS.
• fascicolo informatico accessibile senza che sia più necessaria la “costituzione” in giudizio, essendo sufficiente “esercitare la difesa”.

Comunicazioni e notifiche a mezzo PEC

E ancora, per quanto riguarda le comunicazioni di cancelleria, viene fatto presente che esse continuano ad essere effettuate a mezzo PEC anche se viene eliminata la disposizione che prevede il perfezionamento della comunicazione nel momento della generazione della seconda PEC di consegna (la cancelleria dovrà conservare sia le PEC di consegna che quelle di mancata consegna).

Con riferimento alle notifiche a mezzo PEC tramite UNEP, si prevede che le stesse siano richieste dagli interessati all’UNEP mediante l’invio di una PEC. L’Ufficio notifiche, quindi, restituisce al richiedente la relata di notifica, unita all’atto da notificare, e le PEC di accettazione e consegna sempre a mezzo PEC.

Infine è segnalata, come anticipato, la previsione secondo cui, a partire dall’entrata in vigore del decreto (14 gennaio 2024) e sino al 31 dicembre 2024 è permesso anche il deposito con modalità non telematiche di alcuni atti penali.

Depositi penali: correttivo dopo segnalazione UCPI

Tale ultima misura è stata oggetto di una nota UCPI del 9 gennaio 2024 in cui si informa dell'invio di una lettera al Viceministro della Giustizia per segnalare che il testo del nuovo DM "contiene un errore che necessita di essere tempestivamente emendato, pena l’inefficacia del regime transitorio disciplinante il deposito di atti in cartaceo e a mezzo PEC".

Il testo del decreto - viene evidenziato - "differisce da quello sottoposto al parere del CNF, essendo stato soppresso un comma senza che si sia proceduto al conseguente adeguamento delle altre disposizioni" e tale circostanza renderebbe "inoperativo" il regime transitorio ivi dettato.

Secondo quanto si apprende, comunque, il Viceministro avrebbe già preso atto della segnalazione nonché assicurato, informalmente, un imminente intervento correttivo, entro il termine di entrata in vigore del DM.

Intervento, questo, prontamente concretizzato in un avviso di rettifica, già pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 7 del 10 gennaio 2024, e che ricalca i termini suggeriti nella lettera delle Camere penali.

Il regime transitorio per il deposito degli atti penali, pertanto, diviene correttamente operativo.