Note spese e giustificativi extra-Ue, conservazione con pubblico ufficiale se documento unico

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L’Agenzia delle Entrate è tornata sul tema della corretta modalità di gestione dei documenti analogici, in vista della loro dematerializzazione e successiva conservazione con intervento o meno di un pubblico ufficiale.

Nella risposta ad interpello n. 417 del 17 ottobre 2019, l’Agenzia, infatti, si occupa del caso prospettato da una società che gestisce un grande numero di note spese dei propri dipendenti e le contabilizza automaticamente, conservando i documenti giustificativi di spesa consegnati in originale. La società, volendo implementare un sistema di conservazione più informatizzato e tecnologico, che prevede la dematerializzazione delle note spese e dei connessi giustificativi, nonché la relativa distruzione riducendo la tempistica della procedura, chiede all’Amministrazione finanziaria se:

• in base all’articolo 39, comma 3 del Dpr n. 633/1972, le fatture e le ricevute di pagamento emesse da soggetti extra-Ue, in qualità di giustificativi, formanti oggetto di nota spese possano considerarsi documenti originali non unici;

• in caso di risposta negativa, la qualifica di documenti originali non unici sia verificata per ogni singolo documento qualora vi sia uno strumento di reciproca collaborazione valido ai fini delle imposte dirette con lo Stato extra-Ue dal cui proviene l’atto.

Note spese e giustificativi extra-Ue, dematerializzazione solo se documenti originali “non unici”

L’Agenzia nella sua risposta n. 417/2019, dopo aver richiamato i precedenti documenti di prassi sul tema e il Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD) con i relativi decreti attuativi, ricorda che qualunque documento informatico avente rilevanza fiscale, cioè qualunque documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti ai fini tributari, come le note spese che verranno poi utilizzate per la deducibilità dei relativi costi ai sensi del Tuir, deve possedere, tra le altre, la caratteristica della immodificabilità, integrità e autenticità.

Alla presenza di tali requisiti, secondo l’Agenzia, nulla osta a che i documenti analogici siano sostituiti da quelli informatici e che la procedura sia interamente dematerializzata.

Inoltre, ricorda anche che, in generale, i giustificativi allegati alle note spese trovano corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali. Pertanto, la loro natura, al pari di quella delle note spese, è quella di “documenti analogici originali non unici”, laddove – secondo la definizione resa dal CAD - “sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi”.

Ne deriva che il processo di conservazione elettronica di tali giustificativi è correttamente perfezionato senza necessità dell'intervento di un pubblico ufficiale, che attesti la conformità all'originale delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico.

Viceversa, solo nel caso in cui il giustificativo allegato alla nota spese non consenta di risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi, e abbia pertanto natura di documento analogico originale unico, la relativa conservazione sostitutiva necessita dell'intervento del pubblico ufficiale.

Sottolinea l’Agenzia che alla stessa conclusione deve giungersi nelle ipotesi in cui i giustificativi siano, comunque, emessi da soggetti economici esteri di Paesi extra-UE, con i quali non esiste una reciproca assistenza in materia fiscale ovvero non è assicurato un effettivo scambio di informazioni.

Tali documenti, infatti, andranno considerati originali unici, con tutte le conseguenze del caso sulla loro conservazione.