Inail: nuove funzionalità per l'accesso agli atti

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Con l’Istruzione operativa n. 2 del 17 dicembre 2025, la Direzione centrale per l’organizzazione digitale dell’INAIL introduce un insieme articolato di nuove funzionalità applicative finalizzate all’ottimizzazione della gestione digitalizzata delle istanze di accesso agli atti.

L’intervento si colloca nel più ampio processo di razionalizzazione e semplificazione delle procedure amministrative, nonché di rafforzamento della trasparenza amministrativa e dell’efficienza organizzativa.

Il documento assume particolare rilievo in quanto incide direttamente:

• sui flussi procedurali interni;
• sulle responsabilità operative delle Strutture centrali e territoriali;
• sulla gestione delle istanze di accesso documentale, civico e civico generalizzato;
• sull’utilizzo del nuovo applicativo per la gestione digitalizzata delle istanze.

Finalità

Le finalità dichiarate dell’istruzione operativa possono essere sintetizzate nei seguenti obiettivi:

• ottimizzare l’utilizzo delle funzionalità del nuovo applicativo;
• semplificare le procedure operative;
• ridurre il ricorso a strumenti esterni;
• migliorare la tempestività delle comunicazioni interne;
• garantire una gestione più efficiente e trasparente delle istanze.

Il nuovo applicativo

Il nuovo applicativo per la gestione digitalizzata delle istanze di accesso agli atti rappresenta uno strumento centrale nel processo di modernizzazione dell’INAIL.

Con l’istruzione operativa n. 2/2025 viene annunciato il rilascio in produzione di ulteriori modifiche, descritte in una nota tecnica allegata al provvedimento.

L’intervento non introduce un nuovo sistema, ma potenzia funzionalità già esistenti, rendendole pienamente integrate nel flusso digitale.

Principi ispiratori 

L’aggiornamento applicativo si fonda su alcuni principi cardine:

• unicità del canale operativo, evitando frammentazioni procedurali;
• tracciabilità delle operazioni, con registrazione delle attività svolte;
• riduzione degli adempimenti manuali;
• standardizzazione dei processi a livello nazionale.

Redazione e trasmissione delle richieste di integrazione documentale

Una delle principali innovazioni introdotte riguarda la possibilità di redigere e trasmettere direttamente all’interno dell’applicativo:

• le richieste di integrazione documentale;
• l’eventuale provvedimento di rigetto per mancata integrazione.

Prima dell’intervento, tali attività richiedevano spesso l’utilizzo di strumenti esterni, con conseguente disallineamento informativo e maggiore rischio di errore.

L’internalizzazione della funzione comporta:

• maggiore coerenza procedurale;
• riduzione dei tempi di lavorazione;
• diminuzione delle attività ripetitive;
• miglioramento della qualità del dato.

Provvedimento di rigetto per mancata integrazione

Il provvedimento di rigetto per mancata integrazione rappresenta una fase delicata del procedimento di accesso agli atti. L’integrazione della funzione nell’applicativo consente di:

• standardizzare la redazione del provvedimento;
• assicurare uniformità di contenuto;
• garantire la corretta archiviazione digitale.

La gestione digitale del rigetto consente una più agevole ricostruzione del procedimento, favorisce il rispetto dei termini procedimentali, riduce il rischio di contenzioso per vizi formali.

Sistema di notifiche automatiche: funzionamento e vantaggi

L’istruzione operativa introduce un sistema di notifiche automatiche che informa tempestivamente le Sedi competenti ogni volta che viene caricata nuova documentazione sull’ID dell’istanza.

Questa funzionalità risponde all’esigenza di:

• evitare ritardi nella presa in carico delle integrazioni;
• migliorare la comunicazione interna;
• garantire un monitoraggio costante delle pratiche.

Il sistema di notifiche automatiche contribuisce inoltre a ridurre i tempi morti del procedimento, migliorare la collaborazione tra uffici e aumentare la responsabilizzazione degli operatori.

Modifica del flusso relativo all’accesso civico e civico generalizzato

L’istruzione operativa n. 2/2025 modifica il flusso relativo all’accesso civico semplice e all’accesso civico generalizzato, in conformità al Regolamento unico per la disciplina del diritto di accesso.

La modifica accentra la competenza alla trattazione delle istanze presso il Centro unico/RPCT (Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza).

Alle Strutture centrali e territoriali resta attribuita:

• la registrazione delle istanze;
• la successiva assegnazione al SIS.

È invece esclusa la verifica formale delle istanze, che viene centralizzata.

Questa scelta organizzativa consente un a maggiore uniformità interpretativa, la riduzione delle difformità applicative e il rafforzamento del presidio sulla trasparenza.

Il pulsante “torna alla ricerca filtrata”

Tra le innovazioni di carattere operativo, l’istruzione operativa introduce il pulsante “torna alla ricerca filtrata”, che consente all’operatore di:

• ritornare alla ricerca precedente;
• mantenere i filtri già impostati.

La funzione, apparentemente semplice, ha un impatto significativo sull’operatività quotidiana:

• riduce la ripetizione delle operazioni di ricerca;
• migliora la navigabilità dell’applicativo;
• ottimizza i tempi di lavoro.