Documento informatico e importanza della relativa conservazione

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Studio del Notariato in tema di diritto informatico

“Il documento digitale nel tempo” è il tema di un recente studio del Notariato, n. 1-2017/DI, che approfondisce le caratteristiche dei documenti elettronici e i relativi strumenti di conservazione.

Nelle premesse dell’elaborato, viene evidenziato che mentre i documenti cartacei sono un mezzo per trasmettere informazioni e conservarle, quelli digitali le trasmettono sì “in maniera più efficiente” ma le conservano in maniera meno efficiente, necessitando di apposite infrastrutture che ne possano mantenere l’affidabilità e l'autenticità.

E’ quindi necessario garantire la sicurezza dei certificati di firma utilizzati per la relativa sottoscrizione, sicurezza che, per essere mantenuta nel tempo, richiede precisi processi tecnici di conservazione “non surrogabili da procedure esterne”.

Da qui la centralità del processo della “verifica della firma” nella valutazione dell'affidabilità ed autenticità del documento.

Nel lavoro, i notai si soffermano sulla normativa vigente in materia e sulle soluzioni che la stessa ha approntato per assicurare la validità dei documenti informatici nel tempo, con particolare riferimento alla conservazione a norma ed alla marcatura temporale.

Lo studio, pubblicato sul sito del Notariato il 20 marzo 2018, è stato approvato dal Consiglio nazionale nella seduta del 22/23 febbraio 2018.