Diffida amministrativa per illeciti accertati dal 2 agosto 2024, con limiti

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La diffida amministrativa introdotta dal decreto “Semplificazione dei controlli sulle attività economiche” (decreto legislativo 12 luglio 2024 n. 103) si applica con riferimento agli illeciti accertati dal 2 agosto 2024 (data di entrata in vigore del provvedimento), anche se riferiti a condotte poste in essere precedentemente.

A chiarirlo è l’Ispettorato nazionale del lavoro (INL) con la nota n. 1357 del 31 luglio 2024, emanata su conforme parere del Ministero del lavoro e delle politiche sociali (nota prot. n. 7336 del 30 luglio 2024).

La nota in oggetto fornisce una prima lettura del decreto legislativo 12 luglio 2024 n. 103, in vigore dal 2 agosto 2024, evidenziandone gli aspetti novitari e, in particolare, quelli più coerentemente di interesse per l’attività ispettiva condotta dallo stesso Ispettorato.

L’analisi spazia su tutte le disposizioni: dalla semplificazione degli adempimenti amministrativi (articolo 2) al nuovo sistema di identificazione e valutazione del livello di rischio “basso” (articolo 3), alle novità previste per il fascicolo informatico di impresa (articolo 4), al procedimento di controllo delle attività economiche (articolo 5).

Ma la disposizione che “più impatta sulle attività di controllo di competenza dell’Ispettorato” è l’articolo 6 del decreto in materia di diffida amministrativa.

Cosa cambia dal 2 agosto 2024 per i datori di lavoro?

Diffida amministrativa e potere di diffida

Partiamo innanzitutto dall’inquadrare correttamente il nuovo atto.

La diffida amministrativa di cui all’articolo 6 del decreto legislativo 12 luglio 2024 n. 103, evidenzia l’INL con la nota n. 1357 del 2024, è cosa ben diversa dalla diffida di cui all’art. 13 del D.Lgs. n. 124/2004 che comporta sempre il pagamento di una sanzione (in misura ridotta).

È un atto prodromico alla contestazione degli illeciti oggetto di accertamento consistente nell’“invito, contenuto nel verbale di ispezione, rivolto dall'accertatore al trasgressore e agli altri soggetti di cui all'articolo 6 della legge 24 novembre 1981, n. 689, prima della contestazione della violazione, a sanare la stessa”.

In assenza dei presupposti normativi per la diffida amministrativa, gli ispettori dovranno pertanto seguire le procedure sanzionatorie “normali” tra cui anche l’adozione della citata diffida di cui all’art. 13 del D.Lgs. n. 124/2004.

Diffida amministrativa: ambito di applicazione

Trattandosi di disposizione di carattere procedurale, la diffida amministrativa è applicabile a tutti gli illeciti accertati a partire dal 2 agosto 2024, anche se riferiti a condotte poste in essere precedentemente.

Ma se relativamente ampio è l’ambito temporale di applicazione, non altrettanto esteso è il campo sostanziale di applicabilità della stessa.

La diffida amministrativa potrà essere infatti applicata solo in presenza di tutti i seguenti presupposti:

• esistenza di violazioni per le quali è prevista una sanzione amministrativa pecuniaria (legge n. 689/1981);
• la sanzione amministrativa non deve prevedere un importo massimo superiore a 5.000 euro (tale importo è riferito al limite in astratto previsto dalla disposizione sanzionatoria e non alla sanzione irrogata nel concreto). L’INL fa presente, a titolo esemplificativo, che esula dall’applicazione della diffida amministrativa, la maxi-sanzione per lavoro “nero” nonché tutte le sanzioni proporzionali (ad es. quelle calcolate in base alla durata della violazione come avviene per l’art. 15, comma 4, della L. n. 68/1999 in materia di collocamento obbligatorio) che “non hanno limite massimo”;
• la violazione, sanabile, deve essere stata accertata per la prima volta nell’arco di un quinquennio;
• la violazione deve essere materialmente sanabile. L’INL al riguardo chiarisce che la diffida amministrativa non trova applicazione per quelle violazioni “per le quali l’interesse giuridico tutelato non è più recuperabile”, come ad esempio avviene in caso di violazione delle disposizioni in materia di orario e tempi di lavoro (D.Lgs. n. 66/2003);
• la diffida amministrativa non si applica a violazioni di obblighi o adempimenti che riguardano, fra l’altro, la tutela della salute e la sicurezza sui luoghi di lavoro, da intendersi in senso lato e non limitato alle sole previsioni di cui al D.Lgs. n. 81/2008. La diffida amministrativa inoltre si applica alle violazioni amministrative di carattere documentale non ricollegabili alla salute e sicurezza nei luoghi di lavoro (ad es. in materia di Libro unico del lavoro, salvi i casi in cui la violazione si riferisca a più di 10 lavoratori ovvero a un periodo superiore a 12 mesi in quanto è prevista una sanzione massima superiore a 5.000 euro);
• la sanzione prevista in relazione alla condotta accertata non deve essere espressione dell’adempimento a “vincoli derivanti dall'ordinamento europeo e dal diritto internazionale”. La diffida amministrativa non è pertanto applicabile, ad esempio, in relazione alla violazione degli obblighi di comunicazione al lavoratore delle informazioni in materia di trasparenza del contratto di lavoro (D.Lgs. n. 152/1997)

L’Ispettorato si riserva di pubblicare una lista delle violazioni più ricorrenti soggette alla procedura di diffida amministrativa.

Diffida amministrativa: iter procedurale

L’ispettore, verificata la sussistenza di tutte le condizioni legittimanti l’applicazione della diffida amministrativa, diffida l’interessato “a porre termine alla violazione, ad adempiere alle prescrizioni violate e a rimuovere le conseguenze dell'illecito amministrativo entro un termine non superiore a venti giorni dalla data della notificazione dell'atto di diffida”.

La notifica della diffida apre a due possibili scenari:

Ottemperanza

Il procedimento sanzionatorio si estingue limitatamente alle inosservanze sanate, senza dunque alcun addebito sanzionatorio. Nelle ipotesi in cui si accerti contestualmente sia la violazione sia l’avvenuta regolarizzazione, si avrà il medesimo effetto estintivo di cui si darà atto nei relativi atti ispettivi.

Mancata ottemperanza entro il termine indicato

Il personale ispettivo procede direttamente a contestare l’illecito entro 90 giorni dall’accertamento (articolo 14 della L. n. 689/1981) applicando gli importi sanzionatori in misura ridotta in base all’art. 16 della L. n. 689/1981.

NOTA BENE: L’INL ricorda che “il termine di 90 giorni (…) non decorre più da tanti singoli verbali o atti provvedimentali, bensì la decorrenza dello stesso va individuata nel momento in cui si sono conclusi gli accertamenti nel loro complesso, comprendendo, quindi, anche i tempi tecnici ragionevolmente utili e necessari per l’analisi, l’elaborazione e la verifica degli elementi formati e raccolti” (Ministero del lavoro e delle politiche sociali, circolare n. 41/2010).

L’INL fornirà le indicazioni sulle modalità di notifica della diffida amministrativa

Il mancato adempimento alla diffida ovvero l’accertamento di altre violazioni di obblighi o adempimenti che riguardano, fra l’altro, la tutela la salute e la sicurezza sui luoghi di lavoro comportano la revoca del Report certificativo.

Errore scusabile

Infine, va rilevato che in ogni caso il soggetto controllato non è responsabile quando le violazioni sono commesse per errore sul fatto non determinato da colpa.

Semplificazione dei controlli sulle imprese: altre indicazioni in sintesi

L’Ispettorato nazionale del lavoro (INL) con la nota n. 1357 del 31 luglio 2024 illustra le altre disposizioni del D.Lgs. n. 103/2024 che incidono sulle attività ispettive.

Di seguito, le indicazioni, in sintesi, per ciascun articolo.

D.Lgs. n. 103/2024	Descrizione
Art. 1	Ambito di applicazione: Il decreto si applica ai controlli amministrativi sulle attività economiche da parte delle pubbliche amministrazioni (PP.AA.), incluso l'Ispettorato nazionale del lavoro.
Art. 2	Semplificazione degli adempimenti amministrativi: Le amministrazioni devono introdurre misure per garantire la conoscenza degli obblighi dei soggetti controllati ed eliminare duplicazioni di controlli. Prevede: uno schema standardizzato per il censimento dei controlli; pubblicazione del censimento sui siti delle PP.AA.; ricognizione triennale dei controlli operati e dei loro esiti; un documento triennale di sintesi per individuare sovrapposizioni e duplicazione tra i controlli svolti a diversi livelli amministrativi.
Art. 3	Sistema di identificazione e valutazione del livello di rischio “basso”: Istituzione di un sistema volontario di identificazione e gestione del rischio per vari ambiti (sicurezza dei lavoratori, protezione ambientale, ecc.). UNI elabora norme tecniche basate su parametri (esiti dei controlli negli ultimi tre anni, settore economico) per definire un livello di rischio basso. Un Report certificativo può essere rilasciato da organismi accreditati.
Art. 4	Fascicolo informatico di impresa: Le amministrazioni devono consultare e alimentare il fascicolo informatico delle imprese prima di avviare attività di vigilanza, per coordinare i controlli ed evitare duplicazioni. I controlli devono essere programmati in base al profilo di rischio. Le PP.AA. non possono richiedere documenti già disponibili nel fascicolo informatico.
Art. 5	Principi generali del procedimento di controllo: Ministeri e Regioni devono pubblicare linee guida per agevolare la comprensione della normativa sui controlli. I controlli devono basarsi sulla fiducia nell'azione legittima e trasparente delle amministrazioni, e sui principi di efficacia, efficienza e proporzionalità. Controlli programmati in base al rischio con intervalli minimi di un anno per soggetti a basso rischio, salvo eccezioni specifiche. Attenzione: L'obbligo per le amministrazioni di fornire l'elenco della documentazione necessaria prima di un'ispezione nei locali aziendali non si applica sostanzialmente agli accertamenti di competenza dell'Ispettorato Nazionale del Lavoro.
Art. 7-11	Ulteriori disposizioni: Associazioni di categoria possono richiedere chiarimenti sugli obblighi oggetto dei controlli. Previsione di piani di formazione specifica per il personale PA in materia di digitalizzazione e coordinamento dei controlli. Utilizzo di soluzioni tecnologiche nelle attività di controllo per migliorare l'efficienza e la cooperazione tra amministrazioni.