Decreto semplificazioni. Ispezioni in azienda con preavviso

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Entra in vigore il 2 agosto 2024 il decreto legislativo 12 luglio 2024, n. 103 recante semplificazione dei controlli della pubblica amministrazione sulle imprese.

Il decreto pone le basi della nuova regulation dei controlli amministrativi sulle attività economiche svolti dalle pubbliche amministrazioni.

Vediamo, in sintesi, le novità del decreto legislativo n. 103 del 2024 attese le sue implicazioni, nei limiti consentiti, per la sicurezza sul lavoro. 

Nuovo sistema dei controlli sulle imprese

Via le sovrapposizioni e le duplicazioni di controlli: le pubbliche amministrazioni non possono procedere in contemporanea a ispezioni diverse, ma possono accordarsi preventivamente per svolgere una ispezione congiunta.

Quando, all'esito del controllo, l'amministrazione accerta la conformità agli obblighi e agli adempimenti imposti dalla disciplina di riferimento, il soggetto controllato è esonerato dai medesimi controlli nei successivi 10 mesi.

L'amministrazione fornisce in formato elettronico, almeno 10 giorni prima del previsto accesso presso i locali dell'attività economica, l'elenco della documentazione necessaria alla verifica ispettiva.

Il possesso del report certificativo di basso rischio, il cui rilascio è consentito, su base volontaria, nell'ambito del nuovo sistema di identificazione e gestione del rischio operativo (anche) nell’ambito della sicurezza sul lavoro, fa sorgere il diritto per l’impresa di essere sottoposta a controlli ordinari non più di una volta l'anno, con specifiche eccezioni.

Rafforzato il ruolo del fascicolo informatico di impresa: alimentato con gli esiti dei controlli e dell’eventuale report certificativo, sarà consultato dalle pubbliche amministrazioni prima di avviare le attività di vigilanza. Attività di vigilanza che si fonda sul principio della fiducia, del contraddittorio nonché sui principi di efficacia, efficienza e proporzionalità e secondo i meccanismi del “controllo collaborativo”.

E, infine, obbligo per le PA di censire tutti i controlli al fine di consentire una piena conoscenza degli obblighi ai quali i soggetti controllati.

Sistema di identificazione e valutazione del livello di rischio basso

Andando più nel dettaglio, per quanto di interesse per la sicurezza sul lavoro, l’articolo 3 del decreto legislativo n. 103 del 2024 istituisce un nuovo sistema di identificazione e gestione del rischio, al quale le imprese possono aderire su base volontaria.

Il sistema si applica con riferimento ai seguenti ambiti:

• protezione ambientale;
• igiene e salute pubblica;
• sicurezza pubblica;
• tutela della fede pubblica;
• sicurezza dei lavoratori.

Per ciascuno di questi ambiti l'Ente nazionale italiano di unificazione (UNI) elabora specifiche norme tecniche o prassi di riferimento idonee a definire un livello di rischio basso al quale è associabile un Report certificativo.

Per la determinazione del rischio basso di impresa da certificare con report, si dovrà fare riferimento ai seguenti parametri:

• il possesso di almeno una certificazione del sistema di gestione, rilasciata da un organismo di certificazione accreditato ai sensi del regolamento n. 765/2008 del 9 luglio 2008;
• altre certificazioni, analogamente rilasciate sotto accreditamento, riconducibili ai principi ESG (Environmental, Social, Governance);
• l'esito dei controlli subiti nei precedenti tre anni di attività;
• il settore economico in cui opera il soggetto controllato;
• le caratteristiche e la dimensione dell'attività economica svolta dal soggetto controllato.

Il Report certificativo è rilasciato da organismi di certificazione, ispezione, validazione o verifica, accreditati presso l'Organismo nazionale di accreditamento riconosciuto e firmatario degli accordi di mutuo riconoscimento (MLA) dell'Associazione di cooperazione europea per l'accreditamento (EA).

Le imprese possono, su base volontaria, fare richiesta del Report certificativo di basso rischio, che sarà inserito nel fascicolo informatico di impresa.

Il possesso del Report di basso rischio consente alle imprese di essere sottoposte a controlli ordinari non più di una volta l'anno.

Sono fatti salvi i casi di richieste dell'Autorità giudiziaria o di circostanziate segnalazioni di soggetti privati o pubblici, nei casi previsti dal diritto dell'Unione europea, nei casi di controlli per la sicurezza sui luoghi di lavoro e, comunque, ogni qual volta emergano situazioni di rischio per i quali invece le amministrazioni programmano i controlli e i relativi accessi ispettivi con intervalli temporali correlati alla gravità del rischio.

L’impresa in possesso del Report certificativo è sottoposta dall'organismo di certificazione ad audit periodici per verificare il mantenimento della conformità alla norma di riferimento e, laddove non vi siano più le condizioni di basso rischio, il Report certificativo è immediatamente revocato.

Violazioni sanabili e diffida obbligatoria

Particolarmente rilevante è la disposizione di cui all’articolo 6 del decreto legislativo n. 103 del 2024.

Dal 2 agosto 2024, per tutte le violazioni sanabili punite con sanzione amministrativa pecuniaria non superiore nel massimo edittale a 5.000 euro è introdotto l’obbligo di diffida da parte delle amministrazioni procedenti.

L'organo di controllo incaricato che accerti, per la prima volta nell'arco di un quinquennio, l'esistenza di tali violazioni è tenuto a diffidare l'interessato a porre termine alla violazione, ad adempiere alle prescrizioni violate e a rimuovere le conseguenze dell'illecito amministrativo entro un termine non superiore a 20 giorni dalla data della notificazione dell'atto di diffida.

In caso di ottemperanza alla diffida, il procedimento sanzionatorio si estingue limitatamente alle inosservanze sanate.

In caso di inottemperanza alla diffida, l'organo di controllo effettua la contestazione ai sensi dell'articolo 14 della legge 24 novembre 1981, n. 689.

La diffida amministrativa obbligatoria non si applica a violazioni costituenti reato nonché a violazioni di obblighi o adempimenti che riguardano la tutela della salute, la sicurezza e l'incolumità pubblica e la sicurezza sui luoghi di lavoro.

Il mancato adempimento alle prescrizioni contenute nella diffida ovvero i casi di violazione di obblighi o adempimenti che riguardano la tutela della salute, la sicurezza e l'incolumità pubblica e la sicurezza sui luoghi di lavoro comportano la revoca del Report certificativo.

Casi di non punibilità per errore scusabile

Va infine rilevato che l’errore scusabile, vale a dire l’errore sul fatto non determinato da colpa, esime l’impresa da ogni responsabilità e conseguenza sanzionatoria.

Lo scudo dell’errore scusabile potrà essere attivato “in ogni caso”.

Esclusioni dall'ambito di applicazione

Infine vale la pena sottolineare le eccellenti esclusioni.

Non rientrano nell'ambito di applicazione del decreto legislativo 12 luglio 2024, n. 103 i controlli in materia fiscale, gli accertamenti e gli accessi ispettivi disposti per la documentazione, i controlli di polizia economico finanziaria, nonché i controlli disposti per esigenze di sicurezza e difesa nazionale.