Controllo a distanza, installazione di GPS su auto aziendali: come e quando

---

Condividi l'articolo:

---

All'uso di impianti audiovisivi e di altre apparecchiature per finalità di controllo a distanza dell'attività dei lavoratori è dedicata la Nota n. 7020 del 25 settembre 2024, in cui l’Ispettorato nazionale del lavoro si sofferma, in particolare, sull'uso di sistemi GPS per i veicoli aziendali e la conseguente tutela della privacy dei lavoratori.

La materia è regolata dall’articolo 4 dello Statuto dei lavoratori (legge 20 maggio 1970, n. 300): diamo uno sguardo di insieme dunque ai principi in vigore nell’ordinamento italiano e a quanto illustrato dall’Ispettorato.

Articolo 4 della legge 300/1970: perché è importante

L'articolo 4 dello Statuto dei lavoratori è uno dei pilastri normativi che regolamenta il controllo a distanza dei lavoratori in Italia, con l’obiettivo di tutelare la dignità e la privacy dei lavoratori evitando che le aziende possano utilizzare strumenti tecnologici per monitorare in modo indiscriminato le loro attività.

L’articolo 4 disciplina dunque in modo rigoroso l'installazione e l'uso di apparecchiature che permettono il controllo a distanza, come videocamere o strumenti digitali, in tutti i contesti lavorativi; in passato era applicato principalmente alle videocamere installate sul luogo di lavoro, ma con l’avvento delle nuove tecnologie il campo di applicazione si è ampliato, includendo anche strumenti come i sistemi di geolocalizzazione, software di monitoraggio dei computer, e altri dispositivi che possono potenzialmente violare la privacy dei lavoratori.

Ebbene, la norma prevede che tali strumenti possano essere utilizzati solo in determinate circostanze e con finalità specifiche, quali ad esempio la tutela del patrimonio aziendale o la sicurezza sul lavoro.

Tuttavia, affinché tali controlli siano legittimi, devono essere rispettati alcuni requisiti fondamentali: è necessario infatti l'accordo con le rappresentanze sindacali aziendali o, in mancanza, un’autorizzazione rilasciata dall'Ispettorato nazionale del lavoro.

Senza questo passaggio, l'utilizzo di strumenti di controllo a distanza è considerato illegittimo e può esporre l'azienda a sanzioni.

Uso dei sistemi di controllo sui veicoli aziendali

Tra gli strumenti di controllo a distanza regolati dall'articolo 4 della legge n. 300/1970 vi sono anche i sistemi di monitoraggio installati sui veicoli aziendali, come i dispositivi GPS, sempre più utilizzati dalle aziende per tracciare la posizione dei veicoli utilizzati dai dipendenti, sia per motivi di efficienza logistica, sia per ragioni di sicurezza.

Da un lato, infatti, il controllo a distanza permette di migliorare la gestione della flotta aziendale, monitorandone in tempo reale i percorsi e le tempistiche; questo può aiutare a ottimizzare le operazioni, ridurre i tempi di consegna e migliorare l’efficienza complessiva dell’azienda.

Dall’altro, l’utilizzo dei sistemi GPS è spesso motivato da esigenze di sicurezza, sia per i lavoratori che per la protezione del patrimonio aziendale.

Tuttavia, anche in questo contesto, la normativa impone vincoli molto rigidi per garantire che tali strumenti non siano utilizzati in modo abusivo: il datore di lavoro deve sempre informare i lavoratori dell'installazione di dispositivi di controllo, specificandone le finalità e le modalità di utilizzo, e ottenere un’autorizzazione preventiva dall'Ispettorato del lavoro, se non vi è accordo sindacale.

In tale contesto, un aspetto particolarmente rilevante riguarda la titolarità del trattamento dei dati raccolti dai dispositivi GPS.

In molti casi, infatti, i dati acquisiti non sono gestiti direttamente dal datore di lavoro ma da terze parti, come società committenti o fornitori di servizi e questo può creare complessità nella gestione della privacy dei lavoratori e portare al rigetto delle richieste di autorizzazione da parte dell'Ispettorato, come evidenziato nella nota n. 7020 del 25 settembre 2024.

I chiarimenti richiesti dalle aziende

Nel corso degli ultimi anni numerose aziende hanno avanzato richieste di chiarimento all'Ispettorato in merito alle autorizzazioni necessarie per l'installazione e l'utilizzo di sistemi di monitoraggio, come i GPS, sui veicoli aziendali.

Le aziende che operano in settori come la logistica e il trasporto merci sono tra le più interessate a ottenere l'autorizzazione per l'uso di dispositivi GPS; tuttavia, l'Ispettorato ha ricevuto numerose richieste di chiarimento relative alla corretta interpretazione dell'articolo 4 della Legge 300/1970 soprattutto riguardo alle modalità e ai requisiti per l’ottenimento dell’autorizzazione in contesti complessi in cui il rapporto tra il datore di lavoro e il trattamento dei dati raccolti non è del tutto lineare.

Monitoraggio dei veicoli e trattamento dei dati

Un aspetto che ha generato numerose richieste di chiarimento riguarda la distinzione tra le aziende che materialmente effettuano il monitoraggio dei veicoli e quelle che hanno un interesse diretto nel tracciamento dei dati, ma che non sono gli effettivi datori di lavoro.

Un esempio tipico in tal senso è rappresentato dalle società di trasporto (vettori) che, su richiesta dei committenti, sono obbligate a installare sistemi di monitoraggio sui veicoli: ebbene, in questi casi spesso le aziende committenti richiedono l’uso del GPS per garantire la sicurezza delle merci trasportate o per monitorare l’efficienza delle operazioni.

Di conseguenza, molte aziende si sono rivolte all'Ispettorato per chiarire se il datore di lavoro che installa i sistemi di monitoraggio possa ottenere l'autorizzazione anche se non è il titolare del trattamento dei dati acquisiti.

Differenza tra datore di lavoro e soggetto titolare dei dati

Il nodo principale riguarda perciò la distinzione tra il datore di lavoro e il soggetto titolare dei dati; in molte situazioni, il datore di lavoro è colui che presenta la richiesta di autorizzazione per l'installazione e l'uso di sistemi di monitoraggio sui veicoli aziendali ma non gestisce i dati raccolti da tali dispositivi.

Ad esempio, in un contratto di appalto o franchising, la società vettore (datore di lavoro) potrebbe essere obbligata ad adottare sistemi GPS sui propri veicoli per soddisfare le esigenze del committente. In questi casi, il committente potrebbe essere il vero titolare del trattamento dei dati acquisiti, essendo il soggetto che utilizza effettivamente le informazioni raccolte dai dispositivi GPS per monitorare l'efficienza dei servizi o la sicurezza delle merci.

La problematica sorge quando, nonostante il datore di lavoro presenti la richiesta di autorizzazione, i dati non sono nella sua piena disponibilità, ma vengono trattati da un’altra entità imprenditoriale, come la società committente.

In particolare, l'Ispettorato ha evidenziato che, in questi casi, le richieste di autorizzazione sono spesso incomplete o confuse, poiché nella documentazione allegata non viene chiarito chi sia il titolare effettivo del trattamento dei dati.

In alcuni casi, invece, l'informativa fornita ai lavoratori indica chiaramente che la titolarità del trattamento è in capo alla società committente e non al datore di lavoro vettore, che si limita a presentare la richiesta di autorizzazione.

Questa dissociazione crea un problema nel bilanciamento tra la tutela della privacy dei lavoratori e le esigenze organizzative e produttive dell'azienda.

Secondo quanto chiarito dall'Ispettorato, infatti, il datore di lavoro non può giustificare l’installazione e l’uso dei sistemi di monitoraggio se non è il titolare del trattamento dei dati; di conseguenza, l'Ispettorato si trova spesso a rigettare tali richieste poiché non è possibile valutare correttamente il bilanciamento degli interessi tra il controllo aziendale e la protezione dei diritti dei lavoratori.

Le motivazioni del rigetto

Le motivazioni che portano l'Ispettorato Nazionale del Lavoro a rigettare un'istanza di autorizzazione sono varie e riguardano principalmente la mancanza di legittimità del datore di lavoro richiedente o la dissociazione tra il soggetto richiedente e il titolare del trattamento dei dati.

Vediamo questi due aspetti nel dettaglio.

Mancanza di legittimità del datore di lavoro

Una delle ragioni principali per cui l'Ispettorato rigetta un'istanza è la mancanza di legittimità del datore di lavoro nel richiedere l'autorizzazione; in base all’articolo 4 della legge n. 300/1970, infatti, il datore di lavoro può richiedere l'installazione di strumenti di controllo a distanza solo se è in grado di giustificarne la necessità per motivi legati alla tutela del patrimonio aziendale, alla sicurezza dei lavoratori o a ragioni organizzative e produttive.

Se il datore di lavoro che presenta la richiesta non può dimostrare di essere il soggetto che trae effettivamente beneficio dall'uso degli strumenti di monitoraggio, l'autorizzazione non può essere concessa.

Ad esempio, se i dati raccolti dai GPS installati sui veicoli aziendali vengono utilizzati principalmente da un committente terzo e non dal datore di lavoro richiedente, quest'ultimo non può giustificare la richiesta in modo corretto.

Dissociazione tra richiedente e titolare del trattamento

Un'altra motivazione comune per il rigetto delle istanze è la dissociazione tra il soggetto che presenta la richiesta e il titolare effettivo del trattamento dei dati, come sopra accennato.

Questa dissociazione si verifica quando il datore di lavoro che richiede l'autorizzazione non è anche il soggetto responsabile del trattamento e della conservazione dei dati raccolti dagli strumenti di controllo.

Per esempio, se una società di trasporto installa dispositivi GPS sui propri veicoli su richiesta di un committente, è possibile che quest’ultimo sia il vero titolare del trattamento dei dati, ovvero il soggetto che utilizza e gestisce i dati per monitorare le attività. In questi casi, il datore di lavoro che presenta la richiesta di autorizzazione non ha un ruolo diretto nella gestione dei dati e non può essere considerato il titolare del trattamento.

Questa mancanza di chiarezza nel ruolo del richiedente porta inevitabilmente al rigetto dell'istanza.

Cosa devono fare le aziende

Le aziende che intendono installare e utilizzare sistemi di controllo sui veicoli aziendali, come i dispositivi GPS, devono seguire con attenzione le disposizioni della normativa vigente.

Per prima cosa, devono ottenere un’autorizzazione specifica prima di poter procedere con l'installazione di dispositivi di monitoraggio sui veicoli.

Questo può avvenire in due modi: attraverso un accordo con le rappresentanze sindacali aziendali (RSA/RSU) o, in mancanza di un accordo, tramite l’autorizzazione dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro (INL).

Questo è un passaggio fondamentale, poiché senza uno di questi due elementi, qualsiasi attività di monitoraggio a distanza è considerata illegittima e potrebbe comportare sanzioni per l'azienda.

Quando si presenta la richiesta di autorizzazione, le aziende devono fornire una giustificazione chiara e dettagliata delle motivazioni per cui è necessario l'uso dei sistemi di controllo e la documentazione allegata alla richiesta deve essere completa e includere tutte le informazioni relative al tipo di strumento utilizzato, alle modalità di monitoraggio e alle finalità del trattamento dei dati.

Inoltre, è essenziale che le aziende informino adeguatamente i lavoratori sull'uso dei sistemi di controllo, specificando in maniera trasparente quali dati verranno raccolti, per quali scopi e come saranno trattati, secondo quanto stabilito dal GDPR.

Faq

1. Quando è necessaria l’autorizzazione per l’installazione di sistemi di controllo a distanza come il GPS?

L'autorizzazione è necessaria ogni volta che un’azienda intende installare strumenti di controllo a distanza, come i sistemi GPS sui veicoli aziendali, per monitorare i dipendenti. L'azienda deve ottenere un accordo con le rappresentanze sindacali o, in mancanza di questo, un'autorizzazione dall'Ispettorato Nazionale del Lavoro (INL).

2. Quali sono le motivazioni valide per richiedere l’autorizzazione all’INL?

Le motivazioni accettabili per ottenere l'autorizzazione includono la tutela del patrimonio aziendale, ragioni organizzative e produttive, e la sicurezza dei lavoratori. Queste devono essere chiaramente indicate e giustificate nella richiesta.

3. Cosa succede se l’azienda non ottiene l’autorizzazione per l'uso del GPS?

Se un’azienda non ottiene l’autorizzazione, l’uso dei sistemi di controllo come il GPS è considerato illegittimo. Questo potrebbe comportare sanzioni amministrative e legali, nonché potenziali contestazioni da parte dei lavoratori per violazione della loro privacy.

4. Chi è il titolare del trattamento dei dati raccolti tramite sistemi di controllo a distanza?

Il titolare del trattamento è l’entità che decide le finalità e i mezzi del trattamento dei dati. Di solito, è il datore di lavoro che richiede l'installazione e l'utilizzo del sistema di monitoraggio. Tuttavia, in situazioni più complesse, come contratti di appalto o franchising, il titolare potrebbe essere il committente che impone l’uso del GPS.

5. Cosa si intende per responsabile del trattamento dei dati?

Il responsabile del trattamento è la persona fisica o giuridica che tratta i dati personali per conto del titolare. Può essere un fornitore di servizi esterno o un soggetto interno all'azienda. Il responsabile deve trattare i dati in conformità con le istruzioni del titolare e rispettare tutte le normative sulla privacy.

6. Come devono essere informati i lavoratori sull'uso dei sistemi di monitoraggio?

I lavoratori devono essere informati in modo trasparente e dettagliato. Devono sapere quali dati saranno raccolti, per quali scopi verranno utilizzati e chi sarà responsabile del loro trattamento. Questa informativa è obbligatoria ai sensi del GDPR.

7. Cosa succede se il titolare del trattamento dei dati è diverso dal datore di lavoro?

Se il titolare del trattamento è diverso dal datore di lavoro, ad esempio il committente in un contratto di appalto, l'Ispettorato potrebbe rigettare la richiesta di autorizzazione. Questo perché il datore di lavoro non ha il controllo diretto sui dati e non può giustificare adeguatamente l'uso del sistema di controllo a distanza.

8. Quali sono le conseguenze di un rigetto dell'autorizzazione da parte dell'INL?

Se l'INL rigetta la richiesta di autorizzazione, l'azienda non può procedere con l'installazione o l'uso dei sistemi di controllo. Inoltre, potrebbe essere soggetta a sanzioni se decide di utilizzare comunque questi strumenti senza autorizzazione.