Circolare FOIA: attuazione e chiarimenti su accesso civico generalizzato

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Il ministro per la Pubblica amministrazione, Giulia Bongiorno, ha provveduto, nei giorni scorsi, alla firma della Circolare n. 1/2019, attuativa delle norme sull’accesso civico generalizzato (c.d. FOIA).

Le raccomandazioni operative ivi contenute seguono ed integrano quelle della precedente Circolare FOIA n. 2/2017, rispetto ad alcuni particolari profili, quali:

• criteri applicativi di carattere generale;

• regime dei costi;

• notifica ai controinteressati;

• partecipazione dei controinteressati alla fase di riesame;

• termine per proporre l’istanza di riesame;

• strumenti tecnologici di supporto.

Nelle premesse del provvedimento viene spiegato come, a due anni dall’introduzione dell’istituto dell’accesso civico generalizzato, sia emersa, nella pratica, la necessità di fornire alle amministrazioni ulteriori chiarimenti utili a promuovere una efficace applicazione della disciplina FOIA nonché a favorire l’utilizzo di soluzioni tecnologiche per la presentazione e gestione delle istanze di accesso.

L’obiettivo è quello di semplificare le modalità di accesso dei cittadini e il lavoro di gestione delle richieste da parte delle Pa.

Circolare e Linee guida su accesso civico generalizzato

Proprio al fine di dare risposta a queste esigenze, il Dipartimento della funzione pubblica ha avviato, con ANAC e Garante Privacy, un percorso di riflessione congiunto, per individuare soluzioni tecniche ed interpretative che hanno portato alla odierna circolare, nonché alla revisione delle Linee guida di cui all’articolo 5, comma 2, del decreto trasparenza, in ordine all’applicazione delle eccezioni e dei limiti all’accesso civico generalizzato.

Promozione della trasparenza, Regolamenti interni e limiti

Nel dettaglio, la circolare si occupa dei criteri applicativi di carattere generale, con particolare riferimento agli obiettivi di promozione di maggiori livelli di trasparenza nonché ai Regolamenti interni e ai limiti al diritto di accesso generalizzato.

Su questo ultimo profilo, viene chiarito che, in considerazione del carattere fondamentale del diritto di accesso generalizzato, le pubbliche amministrazioni, con regolamento o circolare, potranno definire esclusivamente i profili procedurali e organizzativi di carattere interno, ma non i profili di rilevanza esterna che incidono sull’estensione del diritto.

Le amministrazioni, ossia, non possono individuare, con regolamento, categorie di atti sottratte all’accesso generalizzato, come si prevede invece in materia di accesso procedimentale.

Così - si legge nella circolare - “un generale riferimento a regolamenti che prevedano categorie di documenti sottratte all’accesso – considerando che le categorie di documenti ivi indicate devono essere interpretate in senso restrittivo – potrebbe non essere sufficiente a respingere un’istanza di accesso generalizzato”.

Costi: addebitabili al cittadino solo quelli strettamente necessari per la riproduzione

Per quanto riguarda i costi, il provvedimento, dopo aver affermato che il diritto di accesso civico generalizzato per sua stessa natura esclude che il rimborso possa costituire una barriera economica in grado di ostacolare l’esercizio del diritto, fornisce alcuni chiarimenti in ordine alla portata del principio di gratuità concernente le istanze di accesso civico generalizzato.

Viene quindi precisato che, a fronte di un'istanza di accesso civico generalizzato, possono essere addebitati solo i costi strettamente necessari per la riproduzione di dati e documenti richiesti, ad esclusione di qualsiasi altro onere a carico del cittadino. 

In detto contesto, il costo rimborsabile, ovvero quello “effettivamente sostenuto e documentato dall’amministrazione per la riproduzione”, non include il costo per il personale impiegato nella trattazione delle richieste di accesso.

In ogni caso, i costi di cui si chiede il rimborso “devono essere predeterminati mediante un tariffario e comunque prospettati al richiedente prima delle attività di riproduzione”.