Bilancio d’esercizio 2023, a fine maggio il deposito

Le imprese sono ora impegnate con la campagna dei bilanci 2024. I prossimi appuntamenti in agenda sono quelli relativi all’approvazione del bilancio d’esercizio e al suo deposito presso il Registro imprese.

Il bilancio d’esercizio è un insieme di documenti contabili che ogni società deve redigere annualmente per “fotografare” la situazione economica e finanziaria della società stessa al momento della chiusura dell’anno fiscale.

Dunque, la sua funzione è quella di informare soci, creditori e tutte le figure d’interesse circa l’andamento della società in quel determinato anno.

Nella breve guida di seguito i passaggi dell’iter di approvazione e i termini da rispettare.

Anno fiscale, cosa è

Per anno fiscale si intende l’orizzonte temporale entro il quale le aziende devono predisporre le chiusure contabili.

Entro tale lasso temporale, che ha durata di 12 mesi e solitamene va dal 1° gennaio al 31 dicembre (coincidente con l’anno solare), vengono elaborati prospetti contabili, dichiarazioni e documenti d’impresa.

NOTA BENE: Viene definito anche anno finanziario e per alcune aziende, specie del settore della Pubblica Amministrazione, può differire dall’anno solare.

Soggetti tenuti a seguire l’iter di approvazione del bilancio

I soggetti obbligati a redigere il bilancio, approvarlo e depositarlo, seguendo le disposizioni del Codice civile, sono i seguenti:

• società per azioni (S.p.a);
• società a responsabilità limitata (S.r.l.);
• società in accomandita per azioni (S.a.p.a);
• società cooperativa (Soc. Coop. o S.C.);
• mutue assicuratrici o società di mutua assicurazione;
• società europee e società cooperative europee;
• società estere con un’altra sede in Italia.

Oltre ai suddetti soggetti principali tenuti alla presentazione del bilancio, ve ne sono anche altri come, per esempio: consorzi con attività esterna, società consortili, associazioni iscritte nel R.I., vari enti autonomi.

L’iter di approvazione di un bilancio di esercizio si articola in più fasi:

1. redazione annuale del progetto di bilancio da parte degli amministratori della società;
2. deposito del progetto di bilancio, dopo la sua redazione, presso la sede sociale entro i 15 giorni che precedono la data dell’assemblea di approvazione del documento fissata;
3. convocazione dell’assemblea di approvazione bilancio da parte degli amministratori;
4. trasmissione al collegio sindacale;
5. partecipazione all’assemblea di approvazione del bilancio indetta dagli amministratori a cui partecipano anche i soci;
6. deposito del bilancio approvato presso il Registro imprese della Camera di commercio.

Il progetto di bilancio redatto dagli amministratori è composto dai seguenti documenti:

• Stato patrimoniale;
• Conto economico;
• Nota integrativa;
• Rendiconto finanziario (documento integrativo).

Convocazione dell’assemblea e trasmissione al Collegio sindacale

Gli amministratori delle società, una volta completata la redazione del progetto di bilancio e della relazione sulla gestione, devono convocare l’assemblea di approvazione del bilancio entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale.

NOTA BENE: La convocazione dell’assemblea per l’approvazione del bilancio d’esercizio è obbligatoria per tutte le società di capitali, pena una sanzione, e viene eseguita dal presidente dell’assemblea a mezzo raccomandata.

L’assemblea ordinaria deve essere convocata, secondo il Codice civile (art. 2364 comma 2), entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio; in via straordinaria, per motivi specifici (redazione del bilancio consolidato oppure esigenze relative alle struttura della società), è consentito approvare il bilancio entro il più lungo termine di 180 giorni.

NOTA BENE: Queste particolari esigenze devono essere riconosciute con una delibera ad hoc dagli amministratori prima del termine ordinario dei 120 giorni.

Successivamente, gli amministratori devono procedere con la trasmissione dei suddetti documenti al Collegio sindacale e all'organo incaricato della revisione legale, se presenti, entro il 30 marzo 2024.

A loro volta, il Collegio sindacale e l'organo di revisione, presa visione del bilancio devono redigere le rispettive relazioni che verranno trasmesse all'organo amministrativo almeno 15 giorni prima della convocazione dell'assemblea, ossia della data prevista per l’assemblea di approvazione.

NOTA BENE: Tenuto conto che il termine ultimo per l’approvazione del bilancio è fissato al 29 aprile 2024, le relazioni degli organi di revisione dovranno essere ritrasmesse agli amministratori entro il 13 aprile 2024, cadendo il giorno 14 aprile di domenica.

Infine, gli amministratori dovranno depositare il bilancio presso il Registro delle Imprese in Camera di Commercio.

Deposito del bilancio d’esercizio, le scadenze 2024

Il deposito del bilancio e degli allegati deve essere effettuato entro 30 giorni dall'approvazione dello stesso e, salvo eccezioni poco frequenti, deve essere utilizzato il formato XBRL.

Per l’anno 2024, le date da ricordare per il deposito presso il Registro delle Imprese sono:

• entro il 29 maggio 2024,
• oppure entro il 29 luglio 2024 se il bilancio è stato approvato entro i 180 giorno dalla chiusura dell'esercizio 2023.

NOTA BENE: Se il deposito viene fatto nei 30 giorni successivi alla scadenza è definito tardivo deposito e comporta una sanzione ridotta: mentre per un ritardo maggiore la sanzione commisurata sarà intera.

Il costo per il deposito di un bilancio di esercizio è di 127,40 euro (imposta di bollo di 65,0 euro e diritti di segreteria di 62,40 euro). Per un bilancio consolidato, invece, si devono pagare 65,0 euro di imposta di bollo e non sono dovuti i diritti di segreteria (0,0 euro), se depositato nella stessa data di quello di esercizio.

Assemblee societarie a distanza fino al 31 dicembre 2024

Durante il periodo della pandemia da Covid-19 è stata emanata una norma (articolo 106 del Decreto legge n. 18/2020, cosiddetto Cura Italia), che, per evitare problemi di assembramento, ha permesso a società ed enti non commerciali di svolgere le assemblee societarie da remoto, utilizzando modalità telematiche, anche quando non espressamente previsto.

La disciplina in deroga legittima tale modalità di svolgimento delle riunioni sociali, anche nel caso in cui lo statuto non ne prevede l’eventualità.

Tale normativa emergenziale in deroga è stata di anno in anno prorogata: da ultimo si deve far riferimento ad una norma del cosiddetto Ddl capitali approvato in Senato, che all’articolo 11 comma 2 prevede che “il termine di cui all’articolo 106, comma 7, del Decreto Legge 17 marzo 2020, numero 18, convertito, con modificazioni, dalla Legge 24 aprile 2020, numero 27, relativo allo svolgimento delle assemblee di società ed enti, è differito al 31 dicembre 2024”.

Tabella delle principali scadenze 2024 relative al bilancio d'esercizio 2023