AgID, servizi di conservazione dei documenti informatici. Nuove regole

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Con determinazione n. 455 del 25 giugno 2021, l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) ha adottato il regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici e relativi allegati, ai sensi dell’art. 34, comma 1-bis, lett. b), Dlgs n. 82/2005.

Le indicazioni fornite completano quanto contenuto nelle Linee guida relative alla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, rese note a settembre 2020 e che saranno applicate da gennaio 2022.

La necessità di intervenire sul tema è data dalle modifiche al Codice dell’amministrazione digitale (CAD) apportate dal Decreto Semplificazioni (DL n. 76/2020).

Infatti, il precedente sistema di accreditamento dei conservatori deve intendersi superato; dunque, la conservazione dei documenti informatici per conto delle pubbliche amministrazioni da parte di soggetti esterni segue ora le Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici ed il regolamento.

Un apposito allegato contiene i requisiti generali nonché i requisiti di qualità, di sicurezza e organizzazione necessari per la fornitura del servizio.

Si prevede per i soggetti pubblici e privati:

• l’iscrizione facoltativa ad un marketplace per i servizi di conservazione quale sezione autonoma del Cloud Marketplace;
• in alternativa, i conservatori, che devono possedere i requisiti previsti nel regolamento in parola, sono sottoposti all’attività di vigilanza di AgID.

Rimangono fuori dal perimetro in discorso i servizi di conservazione a lungo termine disciplinati dal Codice dei Beni Culturali e le conseguenti attività di vigilanza e sanzionamento.

Soggetti che si iscrivono ai servizi di conservazione

Solo i soggetti in possesso dei requisiti indicati nel regolamento possono iscriversi nella sezione “servizi di conservazione” del Cloud Marketplace. L’iscrizione richiede la presentazione di una richiesta secondo le modalità previste dalle Circolari AgID n. 2 e n. 3 del 9 aprile 2018 per l’iscrizione al Cloud Marketplace. La risposta di AgID perviene dopo 30 giorni dalla ricezione. La detta iscrizione ha durata di 48 mesi a decorrere dalla data della stessa.

Qualora il conservatore intenda cessare l’attività, dovrà darne comunicazione ad AgID e all’amministrazione committente almeno 60 giorni prima della data di cessazione.

Soggetti non iscritti al Cloud Marketplace

I soggetti che non si iscrivono nella sezione "servizi di conservazione” del Cloud Marketplace hanno l’obbligo di trasmettere ad AgID i relativi contratti entro trenta giorni dalla stipula perché vengano svolte le attività di verifica dei requisiti generali nonché dei requisiti di qualità, di sicurezza e organizzazione.

L’esito delle verifiche sarà comunicata dall'Agenzia alle autorità interessate che adotteranno i relativi provvedimenti.

Contratti esistenti

I contratti in essere alla data di entrata in vigore del regolamento sono validi fino al termine di scadenza previsto; l’amministrazione potrà verificare il possesso dei requisiti richiesti dal nuovo regolamento e richiedere ai conservatori di acquisire, entro un congruo termine, uno o più requisiti eventualmente mancanti.

Entrata in vigore

Il regolamento entra in vigore il 1° gennaio 2022 e, a partire da quella data, è abrogata la circolare AgID 10 aprile 2014, n. 65.