Documenti informatici, linee guida dall’Agid per la conservazione

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Nella Pubblica Amministrazione, il responsabile della conservazione dei documenti informatici è un dirigente o un funzionario interno formalmente designato e in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche. Esso può essere svolto dal responsabile della gestione documentale o dal coordinatore della gestione documentale, ove nominato. Per i soggetti diversi dalla Pubblica Amministrazione, il ruolo del responsabile della conservazione può essere svolto da un soggetto esterno all’organizzazione, in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche, purché terzo rispetto al conservatore al fine di garantire la funzione del titolare dell’oggetto di conservazione rispetto al sistema di conservazione.

A specificarlo è l’Agid, con la notizia dell’11 settembre 2020, a seguito della pubblicazione delle “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”, in vigore dal 12 settembre 2020.

Documenti informatici, modalità di gestione

Il documento informatico deve essere identificato in modo univoco e persistente. Inoltre è formato mediante una delle seguenti modalità:

• creazione tramite l’utilizzo di strumenti software o servizi cloud qualificati che assicurino la produzione di documenti nei formati e nel rispetto delle regole di interoperabilità;
• acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico e acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico;
• memorizzazione su supporto informatico in formato digitale delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente;
• generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più banche dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica.

Documenti informatici, requisiti minimi di sicurezza

Il sistema di protocollo informatico, eventualmente integrato in un sistema di gestione informatica dei documenti, assicura il rispetto delle disposizioni in materia di sicurezza predisposte dall’AgID e dagli altri organismi preposti e delle disposizioni in materia di protezione dei dati personali.

In particolare, il sistema di protocollo informatico deve garantire:

• l’univoca identificazione ed autenticazione degli utenti;
• la garanzia di accesso alle risorse esclusivamente agli utenti abilitati e/o a gruppi di utenti secondo la definizione di appositi profili;
• il tracciamento permanente di qualsiasi evento di modifica delle informazioni trattate e l’individuazione del suo autore.

Documenti informatici, sistema di conservazione

Il sistema di conservazione assicura, dalla presa in carico fino all’eventuale scarto, la conservazione dei seguenti oggetti digitali in esso conservati, tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie, garantendone le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità:

• i documenti informatici e i documenti amministrativi informatici con i metadati ad essi associati;
• le aggregazioni documentali informatiche (fascicoli e serie) con i metadati ad esse associati contenenti i riferimenti che univocamente identificano i singoli oggetti documentali che costituiscono le aggregazioni medesime;
• gli archivi informatici con i metadati associati.