Whistleblowing: costi ridotti se il canale di segnalazione interna è condiviso

A decorrere dal 17 dicembre 2023 anche per i soggetti del settore privato che hanno impiegato, nell'ultimo anno, una media di lavoratori subordinati, con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato, da 50 e fino a 249 unità sarà operativo l’obbligo di istituire un canale di segnalazione interna.

Si tratta di un importante appuntamento a cui le imprese devono prepararsi con particolare attenzione attesa la pesante risposta sanzionatoria prevista dal decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24 per chi viola le nuove regole dettate dalla disciplina sul whistleblowing.

ANAC infatti irroga una sanzione da 10.000 a 50.000 euro quando accerta la mancata istituzione dei canali di segnalazione nonché la mancata adozione di procedure per l’effettuazione e la gestione delle segnalazioni ovvero qualora accerti che l’adozione di tali procedure non sia conforme a quanto previsto dalla disciplina sul whistleblowing.

Con l’approssimarsi di questa importante decorrenza è bene pertanto tornare sugli adempimenti da assolvere, ricordando una interessante opportunità per gli enti di minori dimensioni a cui il legislatore consente di “condividere” il canale di segnalazione interna e la relativa gestione.

Ma andiamo con ordine.

Soggetti privati obbligati dal 17 dicembre 2023

Come detto in premessa, per i soggetti del settore privato che hanno impiegato, nell'ultimo anno, una media di lavoratori subordinati, con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato, da 50 e fino a 249 unità, la nuova disciplina sul whistleblowing produce effetti dal 17 dicembre 2023

Fino a tale data, i soggetti che hanno adottato il modello 231 o che intendano adottarlo sono tenuti a gestire i canali di segnalazione secondo quanto previsto dal D.Lgs. n. 231/2001.

Per il calcolo della media annua dei lavoratori impiegati negli enti del settore privato, l’ANAC (Linee Guida approvate dal Consiglio nell’adunanza del 12 luglio 2023 con la delibera n. 311) ha avuto modo di chiarire che occorre fare riferimento, di volta in volta, all’ultimo anno solare precedente a quello in corso e all’anno in corso (ovvero il 2023) per le imprese di nuova costituzione.

NOTA BENE: Al riguardo Confindustria ha evidenziato che il richiamo alle visure camerali dovrebbe comportare un computo “per teste” e cioè del numero complessivo di addetti, a prescindere dalla effettiva durata dei singoli rapporti di lavoro. L’auspicio è che invece la media dei lavoratori si calcoli in termini di “ULA” (unità lavorativa annua).

Istituzione del canale di segnalazione interna

Dal 17 dicembre 2023 anche i predetti enti privati sono obbligati ad attivare un canale di segnalazione interno secondo requisiti e criteri stabiliti dalla disciplina sul whistleblowing e garantendo la riservatezza.

L’ente privato è tenuto predisporre sia un canale scritto sia un canale orale.

Per il canale scritto l’impresa può scegliere di istituire:

• un canale analogico (prevedendo, ad esempio, come suggerito dall’ANAC, di inserire la segnalazione in due buste chiuse e indicando, nella prima, i dati identificativi del segnalante con un documento di identità e, nella seconda, l’oggetto della segnalazione. Entrambe le buste vanno poi inserite in una terza busta che riporta, all’esterno, la dicitura “riservata al gestore della segnalazione”);
• un canale informatico, vale a dire una piattaforma on-line (sono escluse espressamente la posta elettronica ordinarie e la PEC)
• o entrambi.

ATTENZIONE: Confindustria ha in merito consigliato, considerato lo sforzo organizzativo ed economico che l’impresa deve affrontare per dotarsi di una piattaforma on-line, in particolar modo per le imprese di minori dimensioni e in fase di prima applicazione, di optare per la soluzione della posta cartacea

Per il canale orale, l’ANAC invece suggerisce il ricorso, alternativamente, a linee telefoniche, a sistemi di messaggistica vocale, ovvero, su richiesta della persona segnalante, a un incontro diretto fissato entro un termine ragionevole.

Adozione dell’atto organizzativo

Le procedure per il ricevimento delle segnalazioni e per la loro gestione finalizzate ad attivare al proprio interno appositi canali di segnalazione sono definite in un apposito atto organizzativo, da adottare sentite le rappresentanze o le organizzazioni sindacali comparativamente più rappresentative sul piano nazionale, o le rappresentanze sindacali aziendali di queste ultime ovvero della rappresentanza sindacale unitaria.

L’atto organizzativo è adottato dall’organo di indirizzo e definisce almeno il ruolo e i compiti dei soggetti che gestiscono le segnalazioni nonché le modalità e i termini di conservazione dei dati, appropriati e proporzionati in relazione alla procedura di whistleblowing e alle disposizioni di legge.

Gestione condivisa del canale di segnalazione interna

Assolutamente da evidenziare è la possibilità concessa ai soggetti del settore privato che hanno impiegato, nell’ultimo anno, una media di lavoratori subordinati, con contratto di lavoro a tempo determinato o indeterminato, non superiore a 249 di gestire in modo condiviso le segnalazioni.

Si tratta di una opzione molto interessante che consente di semplificare gli adempimenti e di contenere i costi, concessa agli enti di minori dimensioni.

Tali enti possono condividere sia il canale di segnalazione interna sia la relativa gestione, stipulando, ad esempio, accordi/convenzioni per la gestione in forma associata delle segnalazioni whistleblowing.

Ma attenzione, l’ANAC ha  fatto presente che qualora gli enti affidino ad uno stesso soggetto (esterno) la gestione delle segnalazioni, a ciascun ente dovrà essere garantito l'accesso esclusivamente alle segnalazioni di propria spettanza e, pertanto, a tal fine dovranno essere adottate adeguate misure tecniche e organizzative.

Altri adempimenti

Da ultimo, è importante sottolineare che i soggetti che gestiscono il canale di segnalazione interno sono tenuti a mettere a disposizione informazioni sull’utilizzo del canale interno e di quello esterno gestito da ANAC  ai soggetti competenti a cui è affidata la gestione delle segnalazioni interne nonché alle procedure.

Inoltre tali informazioni devono essere chiare e facilmente accessibili anche alle persone che, pur non frequentando i luoghi di lavoro, siano legittimate a presentare segnalazioni di whistleblowing.