Smart working: procedura emergenziale o ordinaria? Le regole

Nonostante i numerosi annunci e i reiterati tentativi del legislatore di semplificare la gestione dello smart working per agevolarne l'accesso, ad oggi il “facile” approccio all'istituto appare compromesso da una stratificazione di norme, regole e istruzioni non sempre concordanti, che rischiano di generare confusione tra i datori di lavoro del settore privato.

Ne è un esempio l'ultima novità contenuta nell'articolo 25-bis del decreto Aiuti bis (decreto-legge 9 agosto 2022, n. 115, convertito con modificazioni in legge 21 settembre 2022, n. 142) che ha, a sorpresa, ripristinato la procedura telematica “emergenziale” fino al 31 dicembre 2022.

La nuova proroga della procedura emergenziale ha sollevato dubbi e incertezze tra gli operatori del settore, a cui il Ministero del lavoro ha dato seguito con i chiarimenti forniti il 28 settembre 2022.

Prima di approfondirli, occorre tornare sulle due diverse procedure per evidenziarne sinteticamente le differenze.

Smart working: procedura “emergenziale”

Il regime di smart working emergenziale prevede:

• la possibilità per il datore di lavoro di ricorrere all'istituto per ogni rapporto di lavoro subordinato, senza stipulare un accordo individuale;
• l'obbligo di comunicare, in via telematica e anche in modalità massiva, al Ministero del lavoro i nominativi dei lavoratori nonchè la data di inizio e la data di cessazione della prestazione di lavoro in modalità agile, secondo la documentazione (Template per comunicare l'elenco dei lavoratori coinvolti) e sull’applicativo informatico resi disponibili dallo stesso Ministero;
• la possibilità di rendere l'informativa in materia di sicurezza sui luoghi di lavoro in via telematica ricorrendo alla documentazione resa disponibile nel sito internet dell'INAIL.

La disciplina è contenuta nell'articolo 90, commi 3 e 4, del decreto Rilancio (decreto legge 19 maggio 2020, n. 34, convertito con modificazione dalla legge 17 luglio 2020 n. 77), oggetto di successive proroghe.

Smart working: procedura “ordinaria”

Per gli accordi individuali stipulati o modificati a decorrere dalla data del 1° settembre 2022, almeno fino all'entrata in vigore dell'articolo 25-bis del decreto Aiuti bis, si è applicata la procedura ordinaria, che prevede che il datore di lavoro:

1. stipuli per iscritto l'accordo individuale con il lavoratore, lo conservi per un periodo di 5 anni dalla sottoscrizione, ma non lo trasmetta al Ministero del lavoro;
2. comunichi in via telematica al Ministero del lavoro e delle politiche sociali i nominativi dei lavoratori e la data di inizio e di cessazione delle prestazioni di lavoro in modalità agile utilizzando il modello ufficiale contenuto nel decreto ministeriale n. 149 del 22 agosto 2022, con la possibilità di invio in modalità Massiva REST per la cui attivazione è necessaria una richiesta di contatto tramite un form online disponibile nell’URP Online del Ministero del Lavoro;
3. i dati sono resi disponibili all'INAIL con le modalità previste dal codice dell'amministrazione digitale.

La procedura ordinaria prevede inoltre che la comunicazione di cui al punto 2) debba essere effettuata per gli accordi individuali stipulati, modificati o prorogati del 1° settembre 2022 entro 5 giorni dalla stipulazione, modifica a proroga.

In fase di prima applicazione della disciplina, ai datori di lavoro è consentito di adempiere entro il 1° novembre 2022.

Smart working: istruzioni del Ministero del lavoro

Il Ministero del lavoro, con comunicato stampa del 28 settembre 2022, ha chiarito che, fino al 31 dicembre 2022, resteranno in piedi entrambe le procedure. Un'analisi sulla situazione arriva anche dall'Approfondimento del 29 settembre 2022 della Fondazione Studi dei Consulenti del lavoro.

A definire la procedura applicabile sarà la durata del periodo di lavoro agile e l'avvenuta sottoscrizione di accordi individuali.

Più nel dettaglio, il datore di lavoro:

1. dovrà ricorrere alla procedura emergenziale semplificata per le comunicazioni di smart working aventi per oggetto periodi di lavoro agile che terminano il 31 dicembre 2022;
2. dovrà invece applicare la procedura ordinaria (D.M. n. 149 del 22 agosto 2022)
   - se i periodi di lavoro agile oggetto della comunicazione si estendano temporalmente oltre il 31 dicembre 2022 e
   - se sono stati sottoscritti accordi individuali.