Sindaco unico nelle SRL: linee guida

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Le indicazioni dei Dottori Commercialisti

La figura del sindaco unico viene introdotta con l’art. 2477 c.c., che disciplina l’assetto dei controlli nelle società a responsabilità limitata, articolo oggetto di diversi interventi modificativi e integrativi, volti a ridurre gli oneri per le imprese. Tra gli aspetti innovativi dell’art. 2477 vi è l’utilizzo dell’espressione “organo di controllo” in sostituzione del riferimento al “sindaco” introdotto della legge di stabilità (n.183/2011) e prima ancora quello al collegio sindacale.

Quanto alle funzioni viene ricompresa dalla norma, fra le funzioni e le competenze attribuibili all’organo di controllo interno, anche “la revisione legale dei conti”. Nei confronti del sindaco unico trovano applicazione in quanto compatibili anche le “Norme di comportamento del collegio sindacale” e “le Linee Guida per l’organizzazione del Collegio sindacale incaricato della revisione legale dei conti” emanati dal CNDCEC. Le funzioni collegate alla figura del sindaco unico sono state oggetto di un interessante documento pubblicato dal Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti, ovvero delle “Linee guida”, che costituiscono uno strumento per lo svolgimento della funzione di organo di controllo nella versione monocratica nelle srl.

Il sindaco unico

L’articolo 2477 del c.c. si occupa dell’assetto dei controlli nelle società a responsabilità limitata, e  consente ai soci di nominare:

• un sindaco unico;
• il collegio sindacale;
• un soggetto esterno ovvero il revisore legale dei conti o la società di revisione legale.

Tale scelta determina la possibilità di scegliere il sistema dei controlli cui assoggettare la società ovvero:

• una vigilanza concomitante alla gestione ex art. 2403 c.c. e funzione di revisione legale affidate entrambe all’organo di controllo;
• una esclusiva funzione di revisione affidata al revisore.

Si possono inoltre nominare sia l’organo di controllo (collegio sindacale o sindaco unico) sia il revisore esterno e fuori dai casi di nomina obbligatoria, di non nominare alcun controllore.

Osserva - In capo al sindaco unico possono cumularsi la funzione di vigilanza e quella di revisione legale dei conti. Il revisore legale può essere incaricato esclusivamente di svolgere l’attività di revisione.

L’articolo 2477 dispone al comma 3 che l’assemblea dei soci nomina il sindaco unico (o il collegio sindacale e/o il revisore legale/società di revisione legale) nei casi in cui la società:

• è tenuta alla redazione del bilancio consolidato;
• controlla una società obbligata alla revisione legale dei conti;
• ha superato per due esercizi consecutivi, almeno due dei limiti previsti dall’art. 2435-bis, co. 1, c.c. per la redazione del bilancio in forma abbreviata.

L’obbligo di nomina del sindaco unico (o del collegio sindacale e/o del revisore) cade se, per due esercizi consecutivi, i limiti di cui all’art. 2435-bis, co. 1, c.c. non vengono superati.

L’atto costitutivo può adottare un sistema “vincolante” di controllo disponendo alternativamente che:

• la funzione di vigilanza e quella di revisione legale dei conti siano attribuite all’organo di controllo (sindaco unico o collegio sindacale);
• la funzione di revisione legale sia attribuita al revisore,

oppure può adottare un sistema “opzionale” per la scelta dell’assetto dei controlli, assegnando all’assemblea dei soci la possibilità di nominare un organo di controllo e in sede di conferimento dell’incarico, la scelta del soggetto al quale affidare di volta in volta, la funzione di controllo e/o quella di revisione legale.

Se invece nell’atto non è disposto nulla in merito all’assetto dei controlli, l’assemblea può nominare un sindaco unico o un revisore, e nel caso in cui sia prevista la nomina dell’organo di controllo, ma non vengono fornite indicazioni sulla sua composizione, sarà nominato un sindaco unico.

Termine per la nomina

Ricorrendo i presupposti di legge per l’adozione di un assetto obbligatorio dei controlli, l’assemblea deve provvedere alla nomina del sindaco unico (o del collegio sindacale o del revisore) entro trenta giorni.

Con riferimento all’ipotesi di nomina in caso di bilancio consolidato o se si sono superati almeno due dei limiti previsti dall’art. 2435-bis, co. 1, c.c., la nomina deve essere effettuata, entro 30 giorni, dall’assemblea in cui si approva il bilancio, che imporrà a partire dall’esercizio in corso alla data di approvazione di redigere rispettivamente:

• il bilancio consolidato, in quanto si verificano le condizioni previste dall’art. 25 ss. del D.lgs. n. 127/1991 (e a partire dal 1° gennaio 2016 dal D.lgs. 18 agosto 2015, n. 139);
• il bilancio in forma non abbreviata, nei casi previsti dalla legge.

Con riferimento all’ipotesi correlata al controllo di una società soggetta alla revisione, secondo quanto previsto dalle linee guida, l’obbligo di nomina sorge nel momento in cui si acquisisce o si integra una partecipazione di controllo di una società ai sensi dell’art. 2359 c.c. soggetta obbligatoriamente alla revisione legale dei conti. Anche in tal caso la nomina deve essere effettuata entro trenta giorni dal verificarsi della condizione di “controllo” che impone la nomina dell’organo di controllo.

Nella eventualità che l’assemblea non provveda alla nomina, vi è la nomina giudiziale (fatta dal tribunale) con una procedura che si attiva su richiesta di qualsiasi soggetto interessato. Sono legittimati a richiedere la nomina tutti i soci e gli amministratori anche individualmente e i creditori della società che, a tutela delle proprie ragioni e se ricorrono i presupposti, potranno richiedere la nomina dell’organo di controllo.

Osserva - Al di fuori dei casi di nomina obbligatoria dell’organo di controllo o del revisore (cd. controlli facoltativi), la scelta di adottare o meno un organo di controllo è demandata alla volontà dei soci espressa nell’atto costitutivo.

Accettazione dell’incarico

Il candidato sindaco unico accetta l’incarico se ritiene di disporre delle competenze, delle capacità e della disponibilità di risorse (organizzative e temporali) adeguate per svolgerlo. Se i soci affidano all’organo di controllo lo svolgimento anche della revisione, il candidato sindaco nel momento in cui accetta l’incarico, può assumere il compito di svolgere anche tale funzione.

La legge non impone ai sindaci specifiche attività di valutazione da porre in essere prima della nomina o dell’accettazione, ma si limita a prevedere il dovere di informativa all’assemblea in ordine agli incarichi di amministrazione o di controllo assunti in altre società. Nel caso del sindaco unico incaricato della revisione, l’impostazione dell’attività di revisione legale dei conti è fondata sullo svolgimento di una serie di attività preliminari finalizzate ad assumere la decisione di accettare o mantenere l’incarico attraverso la comprensione della natura e della portata dell’incarico da svolgere. L’obiettivo delle attività preliminari all’accettazione dell’incarico di revisione è quello di accettare o mantenere l’incarico soltanto dopo aver compreso la natura e la portata dello stesso, nonché i fattori di rischio che afferiscono all’incarico prospettato.

Sindaco supplente

L’atto costitutivo può prevedere la nomina di un sindaco supplente che consentirebbe la sostituzione immediata dell’unico sindaco che dovesse venir meno nel corso dell’incarico.

Requisiti di professionalità

Per essere nominato sindaco unico bisogna essere in possesso dei requisiti di professionalità stabiliti dalla legge e dallo statuto. Qualora all’organo di controllo sia affidato l’espletamento della revisione, il sindaco unico deve essere scelto fra gli iscritti nel registro dei revisori legali. Se invece non viene affidata la revisione legale, il sindaco unico deve essere scelto fra gli iscritti:

• nella sezione A dell’albo dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili;
• nell’albo degli avvocati;
• nell’albo dei consulenti del lavoro;
• fra i professori universitari di ruolo, in materie economiche o giuridiche.

Ineleggibilità, incompatibilità e indipendenza

Se all’organo di controllo interno viene affidato l’espletamento della revisione, il sindaco unico accerta:

• il rispetto dei principi di indipendenza previsti dall’art. 10 D.lgs. n. 39/2010;
• la sussistenza, dei requisiti di ineleggibilità, incompatibilità e di indipendenza previsti dall’art. 2399 c.c.

Nota bene - Il candidato sindaco non accetterà l’incarico (e nel corso dello stesso vi rinuncia), se tra lui o la rete a cui appartiene e la società sottoposta a revisione sussistano relazioni finanziarie, d’affari, di lavoro, o di altro genere, dirette o indirette, dalle quali un terzo informato obiettivo e ragionevole trarrebbe la conclusione che l’indipendenza del sindaco risulti compromessa.

Se all’organo di controllo interno non viene affidato l’espletamento della revisione, il sindaco unico accerta la sussistenza dei requisiti di ineleggibilità, incompatibilità e di indipendenza previsti dall’art. 2399 c.c.

Compenso

Prima dell'accettazione dell'incarico bisogna valutare con molta attenzione se la misura del compenso proposto è idonea a remunerare la professionalità, l’esperienza e l’impegno con i quali si deve svolgere l’incarico. Nel caso del sindaco unico incaricato della revisione, l’assemblea all’atto della nomina è tenuta a determinare due distinti compensi, uno per la funzione sindacale e l’altro per l’attività di revisione legale. Il sindaco unico in conformità ai principi di revisione, dovrà predisporre la lettera di incarico nella quale esplicitare le ore di revisione stimate in base al rischio dell’incarico ed il relativo compenso.

Osserva - E’ possibile anche prevedere modalità di adeguamento del compenso, in caso di modifiche delle attività previste dalla legge, dallo statuto o dalle autorità di vigilanza ovvero in caso di significativa modifica del perimetro aziendale anche in considerazione delle dimensioni, della complessità e delle altre caratteristiche della società che dovrebbero trovare rispondenza nell’adeguatezza del compenso.

Cessazione

La cessazione del sindaco unico è disciplinata dal codice civile, anche nel caso in cui egli svolga la funzione di revisione. Sono in particolare cause di cessazione:

• la scadenza dell’incarico;
• la decadenza, salvi gli effetti della prorogatio;
• la revoca da parte della società;
• la rinunzia;
• il decesso.

Possono essere previste altre cause di cessazione da norme di legge, dallo statuto, e da regolamenti.

Il sindaco in carica al quale sia affidata (anche) la funzione di revisione, se intende cessare tale attività, deve dimettersi dall’incarico di vigilanza, non essendo ammissibile la presentazione delle “dimissioni” unicamente con riferimento all’incarico di revisione.

Né è ammissibile la “rinunzia” del sindaco limitatamente alla sola funzione di vigilanza, con conservazione della funzione di revisore. Parimenti si esclude la revoca del sindaco da parte della società rispetto (solo) all’una o all’altra funzione.

Scadenza dell’incarico

Salvo che si verifichi una causa di cessazione anticipata, il sindaco rimane in carica per tre esercizi e scade alla data dell’assemblea convocata per l’approvazione del bilancio relativo al terzo esercizio della carica. La cessazione per scadenza del termine ha effetto dal momento in cui viene incaricato un nuovo soggetto e il sindaco rimane in carica fino all’accettazione da parte del nuovo soggetto preposto al controllo (prorogatio). In caso di inerzia degli amministratori, il sindaco provvede quanto prima alla convocazione dell’assemblea dei soci con ordine del giorno: “Nomina dell’organo di controllo”.

Nei casi di cessazione del sindaco unico, l’organo amministrativo deve senza indugio attivarsi affinché i soci provvedano al conferimento dell’incarico di controllo. In caso di inerzia è possibile ricorrere al meccanismo di nomina giudiziale previsto dall’art. 2477. Per quelle società che conformemente a quanto previsto dal proprio atto costitutivo abbiano provveduto alla nomina del sindaco (unico) supplente, in caso di cessazione anticipata del sindaco unico, subentra il sindaco supplente, se nominato. Le linee guida precisano che, considerata la natura eccezionale della prorogatio del sindaco prevista solo con riferimento alla scadenza naturale dell’incarico, in caso di rinunzia del sindaco unico, anche se incaricato della revisione, la cessazione dell’incarico ha effetto immediato. Il regolamento attuativo del D.lgs. n. 39/2010 stabilisce che alla cessazione anticipata del sindaco incaricato della revisione, si applicano le norme del codice in tema di rinunzia e di sostituzione del sindaco (artt. 2400 e 2401 c.c.), escludendo dunque l’applicabilità della proroga semestrale dell’incarico prevista in caso di “dimissioni” del revisore.

Poteri e doveri del sindaco unico

Nello svolgimento delle proprie funzioni, al sindaco unico sono riconosciuti gli stessi poteri e doveri, nonché le correlate responsabilità che la legge attribuisce al collegio sindacale e ai suoi componenti. Competono allo stesso, inoltre, le medesime funzioni affidate dall’art. 2403 c.c. al collegio sindacale delle S.p.A., e in particolare è chiamato a vigilare:

• sull’osservanza della legge e dello statuto;
• sul rispetto dei principi di corretta amministrazione e in particolare, sull’adeguatezza dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile adottato dalla società e sul suo concreto funzionamento.

Il sindaco unico ha il potere-dovere di:

• partecipare alle adunanze degli organi sociali;
• acquisire informazioni dall’organo amministrativo, dagli altri organi sociali o funzioni aziendali;
• espletare individualmente  o con l’ausilio di propri collaborator atti di ispezione e controllo;
• convocare l’assemblea se ne ricorrono i presupposti;
• promuovere l’azione di responsabilità nei confronti degli amministratori;
• presentare la denunzia ex art. 2409 c.c.

Il sindaco unico deve inoltre vigilare in ordine alle decisioni adottate mediante consultazione scritta o sulla base del consenso espresso per iscritto verificando il rispetto della procedura prevista dalla legge e dallo statuto e potendo esercitare i poteri ad esso attributi. Pertanto il sindaco deve essere previamente informato dell’avvio del procedimento decisionale, dei contenuti e delle modalità previste.

In tema di responsabilità, al sindaco unico si applicano i medesimi parametri di diligenza e presupposti previsti per i componenti del collegio sindacale dall’art. 2407 c.c..

La  revisione legale

La funzione di revisione legale dei conti include:

• la verifica della regolare tenuta della contabilità sociale e la corretta rilevazione dei fatti di gestione nelle scritture contabili;
• la formulazione  di un proprio giudizio sul bilancio di esercizio.

Al sindaco unico incaricato della revisione si applicano le regole contenute nel D.lgs. n. 39/2010 che disciplinano lo svolgimento dell’attività di revisione, il contenuto dell’attività, i diritti e gli ulteriori poteri che gli spettano in quanto revisore.

Nello svolgimento delle diverse fasi del processo di revisione legale, il sindaco unico utilizza anche le conoscenze che derivano dallo svolgimento della funzione di vigilanza concomitante alla gestione. Il sindaco risulta essere rispetto al revisore esterno in una posizione privilegiata, nell’esecuzione del processo di revisione, a causa dei frequenti contatti con gli altri organi sociali. I rilevanti poteri ispettivi e di reazione attribuiti dalla legge al sindaco, offrono l’opportunità sia di correggere tempestivamente gli errori, sia di intervenire preventivamente sulle aree di rischio suscettibili di miglioramento. Inoltre gli elementi probativi raccolti nel corso della revisione legale possono indirizzare la vigilanza sindacale sulle aree maggiormente meritevoli di attenzione e viceversa.

Lo svolgimento delle funzioni del sindaco

Per lo svolgimento delle funzioni di sindaco unico valgono le stesse regole applicabili al collegio sindacale delle S.p.A. Nell’espletamento di specifiche operazioni di ispezione e di controllo il sindaco unico può, sotto la propria responsabilità e a proprie spese, avvalersi di propri  collaboratori i quali devono essere in possesso dei requisiti di indipendenza previsti per il sindaco. Il sindaco può affidare ai suoi collaboratori le attività d’ispezione e di controllo, mentre rimangono di competenza esclusiva del sindaco le attività di valutazione e di giudizio.

Il sindaco unico provvede alla redazione e alla conservazione di un libro dei verbali, inoltre periodicamente deve redigere (ogni novanta giorni o anche prima se lo circostanze lo richiedono) appositi verbali nei qual dà evidenza dell’attività svolta e degli accertamenti effettuati, deve inoltre provvedere a trascrivere i predetti verbali in un libro dei verbali e delle determine dell’organo di controllo.

L’attività di revisione viene documentata con le “carte di lavoro” ovvero una serie di documenti predisposti dal revisore che tra l’altro forniscono evidenza degli elementi a supporto della relazione di revisione. Tali “carte” costituiscono una documentazione importante, rilevante anche per i futuri incarichi di revisione, sono di proprietà del sindaco e devono essere conservati per dieci anni dalla data di emissione della relazione al bilancio.  

Rapporti con gli organi precedenti

Cessati dall’incarico i sindaci o il revisore, devono prestare la massima collaborazione al soggetto al quale sono affidati successivamente i controlli, fornendo le informazioni richieste e la documentazione di supporto utilizzata nell’attività di vigilanza e, con riferimento al lavoro di revisione svolto consentendo la visione delle “carte” di lavoro. L’acquisizione delle informazioni dal precedente soggetto incaricato della revisione è essenziale per la comprensione della società, del contesto in cui opera e dei principali aspetti relativi al suo sistema amministrativo-contabile. Nella prassi dell’attività di revisione è consentito l’accesso agli atti e ai documenti ai fini della consultazione, mentre non viene rilasciata copia degli atti, in particolare delle carte di lavoro, essendo queste di proprietà del soggetto incaricato della revisione.

Relazione all'assemblea dei soci

Il sindaco unico predispone la relazione con la quale riferisce all’assemblea dei soci sui risultati dell’esercizio sociale e sull’attività svolta nell’adempimento dei propri doveri di vigilanza, inoltre può presentare osservazioni e proposte in ordine al bilancio e alla sua approvazione. Se incaricato anche della revisione predispone la relazione relativa alla revisione legale.  La relazione ex art. 2429 c.c. e la relazione di revisione costituiscono due distinte informative che il sindaco unico, deve rendere all’assemblea, tuttavia è possibile predisporre un unico documento che riporti entrambe le informative. Le suddette relazioni devono essere depositate presso la sede della società almeno quindici giorni prima della data dell’assemblea convocata per l’approvazione del bilancio.

 

Quadro Normativo

Decreto Legislativo n. 39 del 27 gennaio 2010 Art. 2477 c.c., Art. 2435 c.c., Art. 2359 c.c. Linee Guida sul sindaco Unico (CNDCEC) Principi di revisione internazionali (ISA Italia) Principio internazionale sul controllo della qualità (ISQC Italia) Norme di comportamento del collegio sindacale (CNDCEC)