Registri contabili obbligatori, tutti gli adempimenti di fine febbraio

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Entro il 29 febbraio 2024 va effettuata la stampa e/o l’archiviazione sostitutiva dei registri contabili obbligatori relativi all’anno 2022.

Si tratta per i soggetti il cui esercizio fiscale coincide con l’anno solare, che adottano la contabilità ordinaria, della tenuta dei seguenti registri contabili:

• Libro giornale;
• Libro degli inventari;
• Registri IVA e Registro dei beni ammortizzabili (registri previsti dalle norme fiscali);
• Libro delle scritture ausiliarie (c.d. Mastrini);
• Scritture ausiliarie di magazzino (registri previsti dalle norme civili);

NOTA BENE: Risultano esonerati dalla tenuta dei libri contabili i soggetti che adottano la contabilità semplificata, che sono comunque obbligati alla tenuta dei registri previsti dalla normativa fiscale (registri IVA e registro beni ammortizzabili).

Registri contabili, termini di stampa o conservazione

La norma prevede che i registri contabili tenuti con sistemi meccanografici vadano trascritti su supporti cartacei entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi (libro giornale, i registri Iva e il libro inventari).

Pertanto, ques'anno, tale stampa deve essere effettuata entro il 29 febbraio 2024.

Nel caso non sia ancora decorso il termine prescritto, i registri sono considerati regolari anche in assenza della trascrizione, se risultano aggiornati sul supporto magnetico e stampati contestualmente alla richiesta agli organi di controllo e in loro presenza.

Fa eccezione a tale regola generale il registro dei beni ammortizzabili che è sottoposto ad una differente scadenza, identificata con il termine di presentazione della dichiarazione dei redditi.

Lo stesso termine di tre mesi dalla presentazione della dichiarazione dei redditi è previsto per la conservazione elettronica dei documenti informatici.

ATTENZIONE: I registri contabili dovranno essere conservati per un minimo di 10 anni dalla data dell’ultima registrazione e comunque sino alla definizione dell’eventuale accertamento tributario relativo al periodo d’imposta considerato.

Semplificazioni fiscali, registri contabili senza obbligo di stampa

Il Decreto legge Semplificazioni fiscali (DL n. 73/2022), con la finalità di snellimento amministrativo degli obblighi di stampa e di conservazione annuale dei registri contabili, ha previsto a decorrere dalla data del 20 agosto 2022 che la tenuta e la conservazione di qualsiasi registro contabile siano considerate regolari anche in assenza di stampa o di conservazione sostitutiva, purchè, in sede di accesso, ispezione o verifica, tali registri:

• risultino aggiornati su supporti elettronici;
• siano stampati su richiesta degli organi procedenti e in loro presenza.

Coloro che intendono utilizzare la conservazione digitale dei registri devono attenersi alle modalità indicate nel DM 17.6.2014 e i documenti conservati devono garantire di possedere le caratteristiche di immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità.

NOTA BENE: Affinché la conservazione digitale dei registri contabili sia riconosciuta anche civilisticamente, è necessario che il processo di conservazione si concluda con l'apposizione della firma digitale e della marca temporale.

Libro giornale

Il Libro giornale è un registro contabile obbligatorio per legge, nel quale vengono registrati tutti i movimenti di una determinata azienda, in dato periodo di tempo. Le registrazioni dei movimenti avvengono tramite il metodo della partita doppia, devono essere elencate in ordine cronologico e devono specificare il nome, la descrizione e gli importi (Dare e Avere).

Il libro giornale deve essere chiuso 3 mesi prima rispetto alla data di presentazione della dichiarazione dei redditi e deve essere conservato (in formato cartaceo o elettronico) per almeno 10 anni o fino al termine delle verifiche del periodo d’imposta a cui si riferisce.

NOTA BENE: Per i soggetti con esercizio coincidente con l’anno solare il libro giornale relativo all’anno 2022 dovrà essere stampato, al più tardi, entro il 29 febbraio 2024.

Libro inventari

Il libro degli inventari è un registro contabile obbligatorio per molte imprese, nel quale vengono annotate, in modo dettagliato e sistematico, le descrizioni e le valutazioni dei beni e delle passività posseduti dall’impresa al momento dell’inizio dell’attività e alla chiusura di ogni esercizio finanziario. Esso rappresenta, quindi, una fotografia patrimoniale dell’azienda in un dato momento temporale.

Questo libro deve essere scritto all’inizio dell’attività, e successivamente compilato ogni anno dalle imprese commerciali: contiene in sostanza il quadro generale dell’impresa, che è rappresentato anche dai beni di natura patrimoniale posseduti.

Il libro degli inventari deve essere redatto entro 3 mesi dal termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi ed è soggetto ad imposta di bollo.

Bollatura

Il libro inventari ed il libro giornale devono essere numerati progressivamente per ciascun anno indicando, su ciascuna pagina, l’anno cui si riferisce la numerazione; l’anno da indicare è quello a cui fa riferimento la contabilità.

Relativamente al libro giornale e al libro degli inventari è richiesto il versamento dell’imposta di bollo, da effettuarsi con modalità differenti a seconda che gli stessi siano stampati oppure conservati in modalità informatica.

In caso di Registri e libri tenuti con sistemi meccanografici, trascritti su supporto cartaceo, l’imposta di bollo è pari a:

• 16,00 euro per ogni 100 pagine o frazioni di esse per le Società di capitali;
• 32,00 euro per ogni 100 pagine o frazioni di esse per le Società di persone e gli imprenditori individuali.

In caso di tenuta di conservazione digitale dei registri contabili, l’imposta è pari a:

• 16 euro per ogni 2.500 registrazioni per le società di capitali;
• 32 euro per ogni 2.500 registrazioni per persone fisiche, società di persone e società cooperative.

NOTA BENE: L’imposta di bollo deve essere assolta tramite modello F24 con il codice tributo 2501, entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio.

Registri IVA

Anche i registri IVA devono essere stampati entro 3 mesi decorrenti dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi.

Tali registri sono documenti obbligatori per ogni titolare di partita Iva, che consentono di riepilogare tutti i movimenti passivi e attivi di un’azienda.

Esistono 3 registri obbligatori che ogni titolare di partita IVA deve predisporre, aggiornare e conservare:

1. Registro delle fatture emesse
2. Registro dei corrispettivi
3. Registro degli acquisti

NOTA BENE: E’ prevista la regolarità dei registri IVA relativi alle fatture di acquisto e vendita tenuti in formato elettronico, anche in difetto di trascrizione su supporto cartaceo, purché sussistano determinate condizioni.

Nello specifico occorre che, in sede di accertamento, ispezione o verifica, tali registri risultino aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengano stampati su richiesta degli organi verificatori e in loro presenza.

Registro dei beni ammortizzabili

La compilazione del registro dei beni ammortizzabili e la sua stampa deve essere completata entro il termine di trasmissione del modello redditi, pertanto la scadenza era fissata, per il 2022, al 30/11/2023.

Il registro dei beni ammortizzabili (anche noto come libro cespiti) contiene le movimentazioni (acquisizioni e alienazioni) dei beni di utilità pluriennale, ovvero le immobilizzazioni materiali e immobilizzazioni immateriali.

Tale registro è richiesto per tutti i soggetti obbligati alla tenuta delle scritture contabili, fatte salve eventuali deroghe. I soggetti in contabilità semplificata possono essere esentati dall’obbligo a condizione che:

• le registrazioni siano effettuate nel libro giornale nei termini previsti dalla disciplina dell’imposta sul valore aggiunto per i relativi registri e nel termine stabilito per la presentazione della dichiarazione per il registro dei beni ammortizzabili;
• oppure su richiesta dell’amministrazione finanziaria, siano forniti, in forma sistematica, gli stessi dati che sarebbe stato necessario annotare nei registri.

Libro delle scritture ausiliarie

La disciplina fiscale pone in capo alle imprese in contabilità ordinaria, anche l’obbligo di redazione delle scritture ausiliare di magazzino (cosiddette Mastrini contabili), ma solo qualora l’impresa superi entrambi i seguenti limiti:

• ricavi superiori a € 5.164.568,99;
• rimanenza finali superiori a € 1.032.913,80.

L’obbligo scatta dal secondo periodo d’imposta successivo a quello in cui tali limiti risultano superati e termina il primo periodo d’imposta successivo a quello in cui, per la seconda volta consecutiva, tali limiti non vengono superati.

Sono esonerati dalla tenuta i commercianti al minuto e i soggetti assimilati e coloro che devono tenere il registro di carico – scarico.

Fatture elettroniche 2022

In agenda tra le scadenze fiscali del 29 febbraio 2024 anche il processo di conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche emesse e ricevute nell’anno 2022.

La conservazione delle fatture elettroniche deve essere effettuata secondo le disposizioni indicate all’articolo 39, comma 3, del D.P.R. 633/1972

NOTA BENE: La conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche può essere effettuata avvalendosi dei servizi dell’Agenzia delle Entrate o affidandosi ai servizi resi da soggetti terzi che offrono adeguate garanzie organizzative e tecnologiche e siano accreditati come conservatori presso l’Agenzia per l’Italia Digitale.

Sarà opportuno verificare in tal senso se il proprio sistema software richiede adempimenti particolari per la formalizzazione del processo di conservazione, laddove lo stesso non sia automatico. Per i soggetti che utilizzano i servizi di fatturazione forniti dallo Studio la conservazione è effettuata a nostra cura.