Norme comportamento collegio sindacale. Autovalutazione periodica dei requisiti di idoneità

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Il Consiglio nazionale dei dottori commercialisti e degli esperti contabili ha pubblicato online la versione rivista e aggiornata delle “Norme di comportamento del collegio sindacale di società quotate”, di cui la prima stesura risale al 2015.

Le modifiche, messe a punto dal Cndcec, si sono rese necessarie per adeguare i contenuti delle Norme di comportamento del collegio sindacale ai cambiamenti registratisi a livello normativo, con particolare riferimento al ruolo che l’organo ricopre quale comitato per il controllo interno e la revisione contabile degli Enti di interesse pubblico.

Allo stesso tempo, si è cercato di porre particolare attenzione alle tematiche più recenti, come, ad esempio, gli obblighi di vigilanza sull’osservanza delle disposizioni in materia di informativa non finanziaria, oppure ad aspetti soggetti ad una novellata regolamentazione, quali le operazioni con parti correlate.

Nella versione definitiva delle nuove Norme di comportamento del collegio sindacale un ruolo fondamentale è stato attribuito all’autovalutazione dello stesso collegio, che assume un’importanza fondamentale per il corretto svolgimento dell’incarico e, più precisamente, in ordine all’efficace funzionamento dell’organo.

Autovalutazione del collegio sindacale

Una delle principali novità che riguardano il collegio sindacale è l’obbligo di autovalutazione dello stesso, introdotto dalla nuova norma Q.1.1.

Questa evidenzia la necessità che “l’organo di controllo si sottoponga, assumendone diretta responsabilità, ad un periodico processo interno di valutazione circa la ricorrenza – e la permanenza – dei requisiti di idoneità dei componenti e circa la correttezza e l’efficacia del proprio funzionamento”.

L’obbligo di autovalutazione è riconosciuto in capo ai singoli membri del collegio sindacale: infatti, è previsto che nella prima riunione, e di seguito con periodicità almeno annuale, l'organo di controllo si sottoponga ad un periodico processo di valutazione che attesti la propria idoneità a svolgere l'incarico.

L'istruttoria che il collegio deve svolgere è finalizzata ad attestare che i propri componenti rispecchino i seguenti requisiti:

• professionalità, competenza ed esperienza, anche in ambiti direttamente correlati all'attività esercitata dalla società;

• requisiti di indipendenza;

• cumulo degli incarichi;

• funzionalità e qualità dei flussi informativi con gli organi di amministrazione, il comitato rischi e con le funzioni e i ruoli di controllo;

• collaborazione e interazione tra i componenti;

• scambio di informazioni con il revisore legale o la società di revisione.

In una apposita riunione, ciascun componente del collegio sindacale è tenuto a fornire precise indicazioni affinché sia realizzata e documentata l'autovalutazione dell'organo.

Esito dell’autovalutazione del collegio sindacale

Se dall’attività valutativa, dovessero emergere carenze in ordine all'idoneità del componente o all'adeguata composizione dell'organo, il collegio chiederà al sindaco di adottare specifiche misure correttive per farvi fronte oppure di rinunciare all'incarico. Qualora, il collegio ritenga non adeguate le misure intraprese dal sindaco interessato, deve deliberarne la decadenza ed effettuare le necessarie comunicazioni alla società.

Nelle Norme di comportamento del collegio sindacale, il Cndcec individua anche alcuni esempi di misure correttive che possono essere intraprese per ovviare alle suddette carenze, come:

• la partecipazione a percorsi di formazione;

• l’individuazione e il periodico monitoraggio delle relazioni rilevanti intrattenute con la società dal sindaco stesso o da altro professionista appartenente alla sua rete;

• la modifica, la limitazione o la cessazione di alcuni incarichi che non consentano al sindaco di dedicarsi in modo adeguato al proprio incarico.