Malattia in Uniemens: due mesi di proroga e stop agli inserimenti manuali

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Sta per essere pubblicato sul sito istituzionale dell’INPS (il documento è alla firma), il messaggio con cui l’Istituto previdenziale comunicherà lo slittamento dell’operatività delle nuove modalità di esposizione degli eventi e del conguaglio dell’indennità economica di malattia nel flusso Uniemens per rapporti di lavoro dipendente dei datori di lavoro del settore privato.

La novità è stata anticipata dal Direttore Generale Vicario dell’INPS, Antonio Pone, nel corso della puntata del 4 dicembre 2025 di Diciottominuti – uno sguardo sull’attualità, all’interno della rubrica Punto INPS dei Consulenti del lavoro.

Ma non è questa l’unica novità in arrivo.

Contesto e origine delle novità

Con il messaggio INPS n. 3029 del 10 ottobre 2025, l’Istituto ha introdotto importanti modifiche alle modalità di gestione e comunicazione degli eventi di malattia nel flusso Uniemens per i lavoratori dipendenti del settore privato. 

L’obiettivo dichiarato è duplice:

• migliorare la qualità dei dati trasmessi,
• rafforzare i controlli antifrode e la rendicontazione della spesa.

Le nuove regole sarebbero dovute entrare in vigore a partire dalla competenza del mese di gennaio 2026, ma hanno generato però forti preoccupazioni tra Consulenti del Lavoro, aziende e intermediari, in particolare per l’impatto sui software paghe e per l'aggravio degli adempimenti.

Malattia in Uniemens: novità introdotte da gennaio 2026

La nuova procedura di gestione degli eventi di malattia nel flusso Uniemens  prevede  sia nuovi campi obbligatori sia una diversa strutturazione dei dati relativi agli eventi di malattia.

Introduzione del calendario giornaliero dell’evento malattia

La novità più rilevante è senza dubbio la richiesta, da parte dell’INPS, di valorizzare nel flusso Uniemens il cosiddetto calendario giornaliero, ovvero l’indicazione di ogni singola giornata interessata dall’evento di malattia. Questa nuova modalità, operativa per le competenze dal gennaio 2026 (poi prorogate al 1° marzo 2026), prevede la compilazione dell’elemento <Giorno> per l’intero periodo dell’evento.

L’INPS motiva tale scelta con l’esigenza di effettuare controlli più puntuali, soprattutto in relazione:

• alla durata effettiva dell’evento;
• alla coerenza tra giorni dichiarati, accrediti figurativi e conguagli richiesti;
• alla precisa individuazione del certificato (o dei certificati) che giustificano l’assenza.

In strumenti più tradizionali di esposizione settimanale, alcuni dati venivano gestiti in modo più sintetico, mentre ora l’Istituto mira a una rappresentazione più granulare e accurata.

Come devono essere valorizzati i giorni dell’evento?

La compilazione del calendario giornaliero nel flusso Uniemens diventa obbligatoria per tutti gli eventi di malattia, senza distinzioni legate alla loro durata. Questo significa che sia le assenze brevi, inferiori a sette giorni, sia quelle più lunghe devono essere rappresentate giorno per giorno, perché l’INPS ha la necessità di ricostruire con esattezza l’intero periodo dell’evento, anche nei casi in cui non sia prevista contribuzione figurativa o non venga erogata alcuna indennità.

Per ogni giornata inclusa nell’evento deve essere compilato l’elemento <Giorno> che serve a definire in modo puntuale la natura dell’assenza. Nei giorni dal lunedì al venerdì, il campo <TipoCoperturaGiorn> deve essere generalmente valorizzato con “1” o “2”, a seconda della tipologia di copertura prevista (totale o praziale). Fanno eccezione due situazioni precise: le prime tre giornate di malattia, che costituiscono il periodo di carenza a carico del datore di lavoro, e tutte le giornate degli eventi che durano meno di sette giorni. In entrambi i casi, il codice da utilizzare è “0”.

Una logica simile riguarda anche il sabato e la domenica, che all’interno del calendario giornaliero devono essere sempre valorizzati con “0”. In questo caso, però, il significato è diverso: non si tratta di un’indicazione sulla copertura, ma semplicemente del fatto che tali giornate rientrano nel periodo complessivo dell’evento, e quindi devono essere conteggiate ai fini della sua durata.

Accanto a queste informazioni è necessario anche compilare l’elemento <InfoAggEvento>, che consente all’INPS di collegare ogni evento al relativo certificato medico. Per i certificati telematici deve essere indicato il PUC, cioè il protocollo univoco del certificato. Nei casi, ormai residuali, di certificati cartacei, deve invece essere riportata la data di inizio della malattia o il protocollo attribuito dalla Struttura territoriale dell’INPS, quando presente. A seconda dei dati indicati, l’attributo <TipoInfoAggEvento> assume i valori “CM”, “DT” o “PR”.

L’INPS, in questo modo, può applicare correttamente le regole relative alla carenza, all’indennizzabilità e alla copertura figurativa.

Regole specifiche sono previste per i lavoratori iscritti al Fondo Speciale Ferrovie dello Stato e all’ex IPOST nonché ai Fondi Spettacolo e Sport. Per tali categorie l’INPS pubblicherà un messaggio dedicato, vista l’elevata peculiarità delle loro contribuzioni.

Nuove modalità per la sezione <DifferenzeAccredito>

L’altra grande innovazione riguarda, dal periodo di competenza gennaio 2026, la struttura della sezione <DifferenzeAccredito>, articolata nella nuova sottosezione <InfoEvento>, contenente due elementi, l’elemento <MotivoEvento> (valorizzato PUC o protocollo o data) con l’attributo <TipoMotivoEvento> compilato con il valore “CM” (per PUC), “PR” (per protocollo) o “DT” (per Data inizio malattia). e l’elemento <DiffAccreditoEvento> valorizzato con l’imponibile perso riferito al particolare motivo utilizzo.

Conguagli: nuovi codici e criteri di esposizione

Per i conguagli delle indennità anticipate, i datori di lavoro devono utilizzare solo i nuovi codici previsti:

• codice “0058”,avente il significato di “Importo dell’indennità economica di malattia anticipata dal datore di lavoro” (codice evento “MAL”);
• codice “E777”,avente il significato di “Differenze indennità malattia” (codice evento “MAL”).

Il codice E775, usato in passato per le restituzioni, non è più utilizzabile: ora ogni correzione deve avvenire attraverso l’invio di un flusso regolarizzativo del periodo originario.

Regole particolari e decorrenza

Per i datori di lavoro che utilizzano il calendario differito:

• l'Uniemens gennaio 2026 (che espone dicembre 2025) segue le vecchie regole;
• l'Uniemens febbraio 2026 (calendario gennaio 2026) applica le nuove disposizioni.

Le regolarizzazioni ex post devono essere effettuate correggendo il codice evento e ritrasmettendo i flussi dei mesi coinvolti.

Perplessità degli intermediari

Nonostante la comunicazione dell’INPS sia giunta con largo anticipo (ottobre 2025), molti professionisti hanno segnalato l'aumento della complessità operativa, la necessità di aggiornare i software gestionali e il rischio concreto di dover inserire manualmente i codici dei certificati, con aumento di errori e tempi di lavoro.

Il Consiglio Nazionale dell’Ordine dei Consulenti del Lavoro ha quindi avviato un’interlocuzione diretta con l’INPS per trovare un punto di equilibrio.

Confronto con l’INPS e proposta di semplificazione

Durante la puntata di Punto INPS del 4 dicembre 2025, ospite il Direttore Generale Vicario Antonio Pone, l’Istituto ha annunciato due interventi fondamentali:

a. Proroga di due mesi

L’entrata in vigore slitta dal 1° gennaio al 1° marzo 2026. Il messaggio ufficiale è “alla firma” e sarà pubblicato in pochi giorni.

b. Introduzione di un sistema di automatizzazione

Nei due mesi aggiuntivi l’INPS completerà uno sviluppo interno – collegato alla logica del progetto Smart Task – che consentirà:

• l’estrazione automatica dei dati necessari (come il PUC),
• la generazione di informazioni già pronte per l’inserimento nel flusso Uniemens,
• l’eliminazione dell’obbligo di inserimento manuale da parte di aziende e intermediari.

In pratica, il consulente non dovrà più digitare manualmente il codice del certificato di malattia: sarà l’INPS a fornirlo automaticamente.

La proroga, quindi, non è solo un rinvio, ma un periodo utile per implementare una soluzione tecnologica che alleggerisce gli intermediari.