GPS su veicoli aziendali

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Installare i GPS sui veicoli aziendali è ormai diventata non solo una cosa normale ma anche una necessità visto che permette alle aziende anche di gestire al meglio la propria flotta aziendale.

Tuttavia geolocalizzare un mezzo condotto da un dipendente significa effettuare un controllo su quest’ultimo, sia pure di tipo c.d. preterintenzionale.

Ed infatti l’utilizzo del GPS, nel caso di specie, rientra nel campo di applicazione dell’art. 4 della Legge n. 300/1970 ed è ritenuto, in linea generale, ammissibile in quanto rispetta i principi ivi indicati, ovvero:

• non ha mere finalità di controllo a distanza del lavoratore;
• è giustificato quantomeno da esigenze organizzative, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale.

La procedura

Affinché il GPS sia anche legittimo, è necessario che venga rispettata la procedura prevista dallo Statuto dei Lavoratori per cui innanzitutto è necessario un previo accordo collettivo stipulato dalla Rappresentanza Sindacale Unitaria (RSU) o dalle Rappresentanze Sindacali Aziendali (RSA).

In alternativa, nel caso di imprese con unità produttive ubicate in diverse Province della stessa Regione ovvero in più Regioni, tale accordo può essere stipulato dalle Associazioni Sindacali comparativamente più rappresentative sul piano nazionale.

In mancanza di accordo – o perché non ci sono in azienda RSA/RSU o perché l’accordo sia stato cercato ma non sia stato raggiunto – i GPS possono essere installati previa autorizzazione della Direzione Territoriale del Lavoro o, in alternativa, nel caso di imprese con unità produttive dislocate negli ambiti di competenza di più Direzioni, del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali.

Si evidenza che, nonostante la norma attualmente in vigore non dica nulla in proposito, per le autorizzazioni rilasciate dalle DTL si ritiene ancora valida la possibilità di ricorrere al Ministero del Lavoro – e nello specifico alla Direzione Generale della tutela delle condizioni di lavoro e delle relazioni industriali – con il rimedio del ricorso gerarchico.

Impatto sulla privacy

Il GPS è un sistema di geolocalizzazione per cui i dati relativi all’ubicazione dei mezzi aziendali, in quanto associati ai lavoratori, sono informazioni personali riferibili a questi ultimi e per il trattamento di tali informazioni/dati trova applicazione la normativa sulla privacy di cui al D.Lgs. n. 196/2003.

In merito si rinvia innanzitutto al provvedimento generale relativo ai “Sistemi di localizzazione dei veicoli nell'ambito del rapporto di lavoro” del 4 ottobre 2011, emanato dal Garante per la Privacy in cui è stato chiarito che l’obbligo del rispetto della disciplina sulla privacy vale anche nel caso in cui i dati di localizzazione del veicolo non siano associati immediatamente dal sistema informativo al nominativo dei lavoratori interessati, in quanto il datore di lavoro è, di regola, in condizione di risalire in ogni momento al lavoratore di volta in volta assegnatario di ciascun veicolo.

Gli obblighi per la privacy

Nel rispetto del Codice per la Privacy e delle indicazioni del Garante, possono formare oggetto di trattamento solo i dati pertinenti e non eccedenti come l'ubicazione del veicolo, la distanza percorsa, i tempi di percorrenza, il carburante consumato e la velocità media del veicolo.

Inoltre:

• la posizione del veicolo non va monitorata continuativamente;
• i tempi di conservazione delle diverse tipologie di dati personali trattati devono essere commisurati tenendo conto delle finalità in concreto perseguite;
• i sistemi informativi ed i programmi informatici devono essere configurati in modo da ridurre al minimo l'utilizzazione di dati personali ed identificativi, di modo che ne sia escluso il trattamento quando le finalità perseguite possano essere realizzate mediante dati anonimi o adeguate modalità che permettano di identificare l'interessato solo in caso di necessità.

Ai lavoratori va data l’informativa ex art. 13 del Codice per la Privacy oltre alle informazioni sulla natura dei dati trattati e sulle caratteristiche del sistema di modo che, per i lavoratori, sia chiaro che il veicolo è soggetto a localizzazione.

I datori di lavoro dovranno, inoltre, inserire all'interno dei veicoli vetrofanie recanti la dizione "VEICOLO SOTTOPOSTO A LOCALIZZAZIONE" o comunque avvisi ben visibili che segnalino la geolocalizzazione del veicolo.

Infine, il titolare del trattamento dovrà:

• nominare gli incaricati del trattamento dei dati;
• designare responsabili del trattamento esterno dei dati, eventuali operatori economici che forniscano i servizi di localizzazione del veicolo e di trasmissione della sua posizione;
• individuare le misure minime di sicurezza di cui agli articoli dal 33 al 36 del Codice per la Privacy, nel rispetto del disciplinare tecnico allegato al D.Lgs. n. 196/2003, al fine di assicurare un livello minimo di protezione dei dati personali;
• effettuare la notifica telematica al Garante per la Privacy, ai sensi dell'articolo 37, comma 1, lett. a), del D.Lgs. n. 196/2003, prima dell'inizio del trattamento dei dati di geolocalizzazione.

L’utilizzo dei dati raccolti

Le informazioni raccolte lecitamente sono utilizzabili a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro a condizione che sia data al lavoratore adeguata informazione delle modalità d'uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli e nel rispetto di quanto disposto dal Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196.

Quindi le informazioni raccolte tramite il GPS possono essere utilizzate, tra le altre cose, anche per sanzionare disciplinarmente i dipendenti:

• purché sia stato fatto l’accordo sindacale (con le RSA/RSU o con le associazioni sindacali comparativamente più rappresentative sul piano nazionale) e questo lo permetta o, in alternativa, sia stata chiesta l’autorizzazione alla Direzione Territoriale del Lavoro o al Ministero del Lavoro;
• siano state rispettate tutte le norme sulla privacy contenute del D.Lgs. n. 196/2003;
• sia stata data ai lavoratori adeguata informazione delle modalità d'uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli.

L’informativa di cui all’ultimo punto non è però da confondersi con l’informativa ex art. 13 del Codice per la Privacy, ma le informazioni richieste dalla norma e che occorre dare ai prestatori di lavoro, devono essere del tipo di quelle che vanno inserite nella c.d. “Policy aziendale per internet e posta elettronica”.

Conseguentemente il datore di lavoro dovrà adottare un disciplinare interno in cui dovrà indicare l’utilizzo corretto dei veicoli aziendali messi a disposizione dei lavoratori e se, in che misura e con quali modalità verranno effettuati controlli anche se non finalizzati al mero controllo dei lavoratori ma solo preterintenzionali.

Le informazioni devono essere date in modo chiaro e particolareggiato e il disciplinare deve essere adeguatamente pubblicizzato ed aggiornato periodicamente.

 

Quadro delle norme

Legge n. 300/1970 D.Lgs. n. 196/2003 Garante per la Privacy, provvedimento del 4 ottobre 2011