Assonime, riunione assembleare con mezzi di telecomunicazioni nelle Spa

---

Condividi l'articolo:

---

Lo studio n. 2/2022 del 4 marzo di Assonime affronta le questioni connesse allo svolgimento dell’assemblea delle società di capitali con strumenti di telecomunicazioni, alla luce della rivisitazione della normativa a seguito del diffondersi della pandemia da Covid-19.

Alla disciplina ordinaria si è, infatti, affiancata una disciplina emergenziale, in cui si prefigura un quadro nuovo per lo svolgimento delle riunioni degli organi sociali destinato ad affermarsi nel futuro della prassi societaria.

L’esperienza di tre stagioni assembleari in regime emergenziale, gestite con ampio uso degli strumenti di telecomunicazione, in deroga alla disciplina ordinaria, ha consentito ad Assonime di soffermarsi sui principi inderogabili che governano lo svolgimento dell’assemblea e i diritti degli azionisti, oltre che sugli aspetti della disciplina che sono, invece, soggetti ad un’interpretazione evolutiva legata al rapido progredire della tecnologia.

Nello studio n. 2/2022 vengono esaminati i seguenti aspetti:

• i diversi tipi di assemblea, ibrida e virtuale;

• le condizioni e i limiti all’utilizzo della tecnologia;

• i sistemi di telecomunicazione attivi e passivi;

• la regolamentazione dell’uso degli strumenti di telecomunicazione in presenza o in assenza di clausola statutaria;

• la convocazione e la costituzione dell’assemblea;

• la partecipazione del terzo non legittimato;

• la discussione e il diritto di porre domande o presentare proposte;

• la votazione e la verbalizzazione;

• il difetto di collegamento e l’interruzione del collegamento.

Mezzi di telecomunicazione per svolgimento assemblee nelle Spa, normativa emergenziale

La disciplina speciale di cui all’art. 106 del DL 18/2020 convertito, applicabile alle assemblee che si terranno entro il 31 luglio 2022, prevede che le società di capitali (Spa, Sapa, Srl), le società cooperative e le mutue assicuratrici possano decidere, con l’avviso di convocazione, di svolgere le assemblee, di natura ordinaria o straordinaria, mediante mezzi di telecomunicazione, anche in via esclusiva, purché siano idonei a garantire l’identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e l’esercizio del diritto di voto

Assemblea nelle Spa, evoluzione emergenziale valida anche in futuro

Il metodo assembleare si è evoluto nel tempo passando da un sistema intrinsecamente fondato sul diritto alla discussione in una stessa unità di luogo e di tempo, ad un procedimento di assunzione di decisioni che può rispondere a regole diverse rispetto a quelle tradizionali.

Proprio a seguito delle restrizioni imposte per contenere il diffondersi del virus, con l'avviso di convocazione delle assemblee ordinarie o straordinarie le società per azioni, le società in accomandita per azioni, le società a responsabilità limitata, e le società cooperative e le mutue assicuratrici possono prevedere, anche in deroga alle diverse disposizioni statutarie, l'espressione del voto in via elettronica o per corrispondenza e l'intervento all'assemblea mediante mezzi di telecomunicazione.

Tale disposizione emergenziale, seppure all’interno di una norma eccezionale e transitoria, lascia intendere come anche l’assemblea solo virtuale possa costituire una valida forma del metodo assembleare.

Occorre vedere se al termine del periodo emergenziale, in base alle regole ordinarie, si potrà continuare a svolgere un’assemblea in forma solo virtuale.

Assonime evidenzia come non siano decisivi gli argomenti contrari alla riunione solo virtuale che si fondano sul dato letterale delle singole norme. Inoltre, il metodo collegiale non necessariamente è da considerare menomato dal ricorso alle tecniche di telecomunicazione.

Pertanto, la disciplina di cui all’art. 106 del DL 18/2020 convertito è da considerare speciale non solo perchè prevede il ricorso all’assemblea virtuale, ma anche per la possibilità di convocare tale assemblea anche in assenza di un’apposita clausola statutaria. Dunque, anche nel regime ordinario dell’assemblea, i soci, in sede statutaria, possono autorizzare lo svolgimento di riunioni assembleari virtuali, anche per esempio nell’ambito delle Spa quotate.

Quali sono i mezzi di telecomunicazione per lo svolgimento delle assemblee “a porte chiuse”?

Assonime in alcune Faq sull’argomento evidenzia come l’articolo 106, comma 2 del Cura Italia non indica espressamente i mezzi di telecomunicazione utilizzabili dalle società, ma enuncia i principi inderogabili che devono rispettare gli strumenti di telecomunicazione al fine di assicurare il regolare svolgimento dell’assemblea.

In particolare, la partecipazione a distanza attraverso mezzi di telecomunicazione deve essere strutturata in modo da consentire:

• l’identificazione dei partecipanti;

• la loro partecipazione sia attiva che passiva;

• l’esercizio del diritto di voto.

Inoltre, la predisposizione della modalità di telecomunicazione dovrebbe assicurare l’efficace svolgimento dei compiti del presidente e del soggetto verbalizzante, così come l’efficace partecipazione del rappresentante designato.

Ampia autonomia, invece, viene lasciata agli emittenti circa la scelta dei mezzi elettronici in considerazione delle proprie particolari esigenze, della struttura interna, anche dimensionale, delle società, nonché del livello di sviluppo tecnologico raggiunto nella pratica purché siano rispettati i principi in materia assembleare.

È, comunque, da ritenere che sia ammissibile utilizzare congiuntamente più mezzi di telecomunicazione (ad esempio streaming e contatto telefonico) per realizzare le finalità assembleari.

Riguardo alle corrette modalità di partecipazione assembleare attraverso mezzi di telecomunicazione (assemblee in modalità virtuale), Assonime precisa che nella loro convocazione devono essere inserite clausole che non incidono sul contenuto sostanziale del diritto di voto del socio, ma che intervengono esclusivamente sulla loro tecnica di esercizio.

Per questo motivo, l’avviso di convocazione di assemblee virtuali deve contenere i dettagli tecnici per consentire al socio di accedere al mezzo di telecomunicazione prescelto.

Non è chiaro se deve essere o meno indicato il luogo di convocazione; ma sicuramente non è necessaria la presenza in un unico luogo del presidente e del segretario, anche se prevista nello statuto; trattandosi di soluzione necessaria solo quando si voglia redigere immediatamente il verbale e sottoporlo alla sottoscrizione contestuale di presidente e segretario o notaio.

Infine, circa le modalità di identificazione e legittimazione dei partecipanti alle assemblee in questione, Assonime osserva come, sussistendo un certo margine di errori o frodi, dovrebbe ritenersi idoneo un sistema che, secondo un criterio di adeguatezza e proporzionalità, riduca i rischi entro una soglia minima accettabile.

Quali sono gli effetti di un’eventuale interruzione di collegamento durante l’assemblea?

A questa domanda risponde Assonime con una Faq, nella quale si spiega che in caso di assemblee virtuali, è da valutare quali possano essere gli effetti sullo svolgimento e la validità dell’assemblea in caso di eventuali difficoltà o interruzioni del collegamento telematico.

Secondo l’Associazione occorre distinguere il caso d’impossibilità di collegamento audio-video fin dall’inizio della riunione assembleare, dall’ipotesi in cui il collegamento venga meno nel corso dei lavori.

Nel primo caso, se non si riesce a risolvere subito il malfunzionamento tecnico in tempi congrui, l’assemblea non può costituirsi ed è opportuno procedere alla sua riconvocazione per deliberare validamente sui punti all’ordine del giorno.

Se il collegamento viene meno nel corso dei lavori assembleari, il presidente può sospendere la riunione e, nel caso in cui sia possibile rimediare all’interruzione del collegamento in tempi congrui, i lavori assembleari potranno proseguire dopo l’interruzione.

Se, invece, l’interruzione causata da malfunzionamento dei mezzi di telecomunicazione si protrae e non è possibile rimediare in tempi congrui al difetto di collegamento è possibile:

1. sciogliere l’assemblea per impossibilità di funzionamento, con la conseguente necessità di riconvocazione, facendo eventualmente salva la parte di lavoro svolta e le delibere già approvate;

2. oppure rinviare l’assemblea ad altra data per la sua prosecuzione.